Vanaf 1 januari 2027 wordt het mobiliteitsbudget verplicht voor Belgische werkgevers. Hoewel het toekomstige wettelijke kader op enkele punten nog niet definitief is, is afwachten volgens Sofie Van Haele, B2B Marketing Manager bij Pluxee, geen goed idee. De deadline nadert immers snel, en de voorbereiding vraagt de nodige tijd en middelen. Als accountant biedt deze nieuwe regelgeving mooie kansen om jouw klanten proactief te begeleiden.
Wachten op de wet of nu al voorbereiden?
“Een mobiliteitsbudget voer je als werkgever niet van vandaag op morgen in”, steekt Sofie Van Haele van wal. “Je moet eerst weten wat jouw bedrijfswagens werkelijk kosten, welke werknemers in aanmerking komen en welke keuzes je wilt aanbieden.”
“De federale regering noemt onder meer een drempel van minstens 50 werknemers. Daarbij gaat het om het aantal werknemers en niet om het aantal bedrijfswagens. De verplichting tot mobiliteitsbudget zou relevant zijn van zodra een werknemer een bedrijfswagen heeft of er recht op heeft.
Belangrijk is ook dat de verplichting bij de werkgever ligt. De werknemer behoudt de keuze om de bedrijfswagen te behouden of voor een mobiliteitsbudget te kiezen.”
“Voor kleinere ondernemingen wordt een mogelijke toekomstige drempel van 15 werknemers genoemd, maar de timing en precieze wettelijke basis daarvan zijn nog onzeker.”
De voorbereiding begint bij de echte kostprijs
Een van de eerste opdrachten voor werkgevers is het berekenen van de Total Cost of Ownership (TCO) van hun bedrijfswagens. En precies daar kun je als accountant jouw klanten ondersteunen, waarbij je de volgende vragen beantwoordt:
- Wat kost het huidige wagenpark werkelijk?
- Welke werknemers hebben een bedrijfswagen of hebben er recht op?
- Welke budgetten zijn logisch per functie of werknemerscategorie?
- Welke mobiliteitsopties wil de werkgever aanbieden?
- Wanneer kan een werknemer instappen of opnieuw uitstappen?
- Welke impact heeft het systeem op de loonadministratie?
“Wie pas in december 2026 begint na te denken over een beleid dat vanaf januari moet functioneren, komt mogelijk te laat”, waarschuwt Sofie. “Mobiliteit raakt rechtstreeks aan verloning en is dus vaak een gevoelig onderwerp. Daarom mijn advies om het mobiliteitsbudget niet uitsluitend als een bijkomende administratieve verplichting te bekijken.
Het kan ook een instrument zijn om werknemers meer flexibiliteit te geven, het loonpakket aantrekkelijker te maken en je als werkgever sterker te positioneren op een krappe arbeidsmarkt.”
Adviesopportuniteit voor accountants
Als adviseur ken je de financiële realiteit van jouw klanten. Op die manier kun je mee helpen analyseren welke kosten aan het huidige wagenpark verbonden zijn en welke gevolgen alternatieve keuzes hebben voor de onderneming.
“Dat betekent niet dat je alle technische aspecten alleen moet beheersen”, aldus Sofie. “Een samenwerking met gespecialiseerde mobiliteitspartners en tools kan een belangrijke rol spelen. Maar als accountant kun je wel het gesprek openen en jouw klanten proactief wijzen op de nood aan voorbereiding. Je kunt dus samen nadenken over een mobiliteitsbeleid dat ook op langere termijn werkt.”
Mobiliteit is meer dan een treinabonnement
Een mobiliteitsbudget kan, binnen de toepasselijke voorwaarden, voor uiteenlopende doeleinden worden ingezet. De besproken mogelijkheden omvatten onder meer:
- trein-, bus- en metroabonnementen
- fietsen en elektrische steps
- fietsherstellingen en stallingskosten
- bepaalde Europese treinreizen (openbaar vervoer in Europa)
- onder voorwaarden huur- of leninglasten
“Die laatste mogelijkheid maakt het systeem voor veel werknemers bijzonder aantrekkelijk”, bevestigt Sofie. “Een werknemer kan het budget voor huisvestingskosten gebruiken wanneer hij of zij binnen een straal van 10 kilometer van de werkplaats woont of minstens 50% thuiswerkt. Wanneer slechts een deel van het mobiliteitsbudget aan huur of een lening wordt besteed, kan het resterende bedrag bijvoorbeeld nog voor treinvervoer worden gebruikt.”
“Interessant om weten is ook dat gezinsleden in bepaalde gevallen mee kunnen profiteren van de mogelijkheden. Denk aan een trein- of busabonnement voor kinderen, een elektrische step voor een gezinslid of treintickets voor een gezinsreis.
Bij aankopen zoals fietsen moet de factuur wel op naam van de werknemer staan.”
Goede policy voorkomt discussies
Een mobiliteitsbudget zonder duidelijke spelregels is vragen om problemen. Werkgevers doen er volgens Sofie Van Haele goed aan om vooraf een schriftelijke mobiliteitspolicy op te stellen.
Daarin moeten minstens afspraken staan over:
- Doel van het mobiliteitsbudget
- Voorwaarden
- Berekening van het mobiliteitsbudget
- Gebruik van het budget – regels, diensten en fiscale gevolgen
- Tools om het mobiliteitsbudget te beheren
- Controles en conformiteit
- Beëindigingen en wijzigingen (einde contract, promotie)
- Hoe een aanvraag indienen
- Wettelijk kader
- De toegelaten mobiliteitsvormen
- De vereiste bewijsstukken
- De behandeling van professionele verplaatsingen
- De voorwaarden om in te stappen
- De modaliteiten om opnieuw uit te stappen
- De mogelijke terugkeer naar een bedrijfswagen
“Dat laatste punt wordt soms onderschat. Een werknemer kan later door een gewijzigde woon- of gezinssituatie opnieuw behoefte hebben aan een wagen. Ook moet duidelijk zijn wanneer een bestaande bedrijfswagen kan worden ingeleverd, bijvoorbeeld na afloop van een leasingcontract of wanneer een andere werknemer de wagen overneemt.”
“Professionele verplaatsingen vormen een afzonderlijk aandachtspunt. Wanneer een werknemer naar een klant, opleiding, beurs of andere professionele activiteit reist, moet de werkgever duidelijk bepalen hoe die kosten worden gedragen en terugbetaald. Die kosten hoeven niet automatisch van het individuele mobiliteitsbudget af te gaan.”
Automatisering maakt het verschil
De administratieve complexiteit is een belangrijke reden waarom werkgevers opkijken tegen een mobiliteitsbudget. Toch kan automatisering een groot deel van die last opvangen.
Mobiliteitstools kunnen bijvoorbeeld helpen bij:
- TCO- en budgetbeheer
- het goedkeuren van transacties
- het uploaden van tickets en facturen
- controles op verplichte bewijsstukken
- waarschuwingen bij bepaalde bedragen
- rapportering richting payroll of sociaal secretariaat
Sofie Van Haele: “Ook voor accountants is dit relevant. Een betere gegevensstroom en duidelijke rapportering kunnen de verwerking en opvolging vereenvoudigen. Bij de keuze van een tool zijn gebruiksvriendelijkheid, aanpasbaarheid aan het eigen beleid en integraties met payroll belangrijke criteria.”
