“Waarom delen onze medewerkers zo weinig kennis?” Het is een vraag die ik regelmatig hoor bij accountantskantoren. Vaak volgt daarop meteen een verklaring. Er zou meer aandacht moeten zijn voor de bedrijfscultuur. Seniors zouden hun kennis onvoldoende delen. Of medewerkers zouden simpelweg de discipline missen om de kennisbank aan te vullen. Ik geloof daar eerlijk gezegd niet in.
De meeste accountants willen collega’s net wél helpen. Alleen werkt het systeem waarin ze vandaag functioneren kennisdeling onbewust tegen. Zolang declarabele uren de belangrijkste maatstaf blijven, is het perfect logisch dat kennis vastleggen altijd moet wachten.
Mensen doen wat je beloont
Stel je een medewerker voor aan het einde van een drukke werkdag. Er ligt nog een klantendossier dat afgewerkt moet worden, maar er is ook een fiscale analyse die eigenlijk de moeite waard is om te documenteren. Die analyse kan collega’s maanden of zelfs jaren tijd besparen.
“Dat is menselijk gedrag, geen gebrek aan betrokkenheid”
Voor het kantoor is dat bijzonder waardevol. Voor de medewerker nauwelijks. Het dossier telt mee voor zijn declarabele uren. De documentatie meestal niet. De keuze is dan snel gemaakt. Niet omdat hij geen teamspeler is, maar omdat hij doet waarvoor hij wordt beloond. Dat is menselijk gedrag, geen gebrek aan betrokkenheid.
Goede intenties volstaan niet
Net daarom zie je dat veel initiatieven rond kennisbeheer uiteindelijk stilvallen. Er wordt een nieuwe kennisbank gelanceerd, tijdens de kantoorvergadering wordt nog eens benadrukt hoe belangrijk kennisdeling is en partners geven zelf het goede voorbeeld. Iedereen is enthousiast, maar enkele maanden later blijft de activiteit beperkt tot een kleine groep medewerkers.
“Het uurmodel bepaalt waar de prioriteiten liggen”
Dat hoeft niemand te verbazen. Medewerkers luisteren uiteindelijk minder naar wat tijdens een vergadering wordt gezegd dan naar wat op hun evaluatieformulier staat. Het uurmodel bepaalt elke dag opnieuw waar de prioriteiten liggen. Goede intenties winnen het zelden van een systeem dat iets anders beloont.
Maak kennis een onderdeel van het werk
Geef kennisontwikkeling een eigen plaats binnen de urenregistratie. Spreek een realistisch aantal kennisuren per medewerker af. Neem die inspanningen mee in evaluaties en maak ze zichtbaar binnen het kantoor. Pas wanneer kennisdeling ook effectief meetelt, wordt ze een normaal onderdeel van het werk in plaats van iets wat medewerkers “er nog even bij” moeten doen.
Sommige accountantskantoren gaan nog een stap verder en nemen ook partners daarin mee. Als binnen een vakgroep nauwelijks kennis wordt vastgelegd, mag dat ook zichtbaar zijn in de evaluatie van de verantwoordelijke partner. Uiteindelijk worden de prioriteiten van een kantoor nog altijd aan de top bepaald.
Leg kennis vast terwijl je werkt
Daarnaast helpt het om documenteren zo eenvoudig mogelijk te maken. Veel kantoren verwachten dat medewerkers achteraf hun kennis uitschrijven, terwijl dat net het moeilijkste moment is. Tegen dan is de context grotendeels verdwenen en is de motivatie meestal ook weg.
Veel efficiënter is het om kennis vast te leggen terwijl het werk gebeurt. Een korte toelichting waarom een bepaald fiscaal standpunt werd ingenomen. Een opmerking bij een afwijking van een standaardwerkprogramma. Een praktische tip die de volgende collega meteen vooruithelpt. Dat kost vaak maar enkele minuten en voorkomt dat dezelfde analyse later opnieuw moet worden gemaakt.
De rekening betaal je vandaag al
Veel accountantskantoren denken dat kennisbeheer tijd kost. In werkelijkheid betalen ze vandaag al voor slecht kennisbeheer, alleen gebeurt dat op een manier die nergens zichtbaar is.
Elke accountant die een kwartier zoekt naar een werkprogramma dat al bestaat. Elke medewerker die een fiscale analyse opnieuw opstelt omdat niemand weet dat die eerder al werd gemaakt. Elk dossier waarin dezelfde vraag opnieuw wordt uitgezocht.
“Dat zijn allemaal uren die betaald worden, maar nooit als kost van gebrekkig kennisbeheer worden benoemd.”
De vraag is dan ook niet of een accountantskantoor tijd investeert in kennis. Dat gebeurt vandaag al. De echte vraag is of die tijd bewust wordt ingezet zodat het hele kantoor er beter van wordt, of dat ze ongemerkt verloren gaat in zoekwerk, dubbel werk en heruitgevonden oplossingen.
Misschien is het tijd om het uurmodel te herdenken
Veel kantoren investeren veel energie in het veranderen van de cultuur. Dat is waardevol, maar cultuur volgt bijna altijd de manier waarop mensen worden aangestuurd.
Zolang het klassieke uurmodel gangbaar blijft, zal kennisdeling iets blijven dat medewerkers doen als er toevallig tijd over is. En in een accountantskantoor is er zelden tijd over.
Wie kennisdeling duurzaam wil verankeren, hoeft daarom niet in de eerste plaats de mentaliteit van zijn medewerkers te veranderen. Hij moet ervoor zorgen dat het systeem eindelijk hetzelfde gedrag beloont dat het kantoor van zijn mensen verwacht. Pas dan wordt kennisdeling geen extra inspanning meer, maar een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse praktijk.
