Een naam als een klok, dat is wel het minste dat je kan zeggen van SBB, het Vlaamse accountancy- en advieskantoor met 26 kantoren en zo’n 600 medewerkers. Datzelfde SBB schakelt nu over op Silverfin voor al haar post-accountancy processen. Eerder dan die overstap traag uit te rollen, kiest SBB bewust voor een ‘big bang’: een omschakeling op korte termijn. Een bewuste keuze van Raf Dom, CEO van SBB, die in General Manager van Silverfin Domien Claeys de perfecte gesprekspartner gevonden heeft. ‘Wij spreken dezelfde taal’, klinkt het unisono.
Dat Raf en Domien en bij uitbreiding SBB en Silverfin dezelfde taal spreken, hoeft niet te verbazen. Domien begon zijn carrière in de accountancysector en hij is lang niet de enige bij Silverfin. “Ik ben er best trots op dat ik meer dan tien jaar accountant ben geweest. Ik had het geluk in een vrij innovatief accountantskantoor te werken, waar ik gaandeweg de shift kon maken van boekhouding naar innovatie en technologie. Zo kwam ik ook in aanraking met Joris en Tim, de oprichters van Silverfin. Ik viel als een blok voor hun product én hun visie. Zeven jaar geleden werd ik verantwoordelijk voor de Belgische Product Unit van Silverfin, het hart van alle research en ontwikkeling. Het sterke aan Silverfin is net dat we heel veel voeling hebben met accountants. Heel wat collega’s komen uit die wereld. We mogen niet voor niets 28 van de top 30-kantoren tot onze klanten rekenen.”
Raf knikt instemmend. “Die accountancy achtergrond zit in het DNA van Silverfin en dat is voor ons een absolute meerwaarde. Wij begeleiden ondernemingen, organisaties uit de social profit en ook vrije beroepen. Onze ondersteuning omvat het hele traject dat ze afleggen. Van het prille begin en de uitwerking van een stevig businessplan tot de groei en uitbouw van hun zaak, inclusief advies over het aanwerven van personeel. We waren al een hele tijd aan het praten met Silverfin. Na de optimalisatie van ons pre-accounting-proces, is de tijd rijp om ook de post accounting een nieuw elan te geven. Silverfin is de logische keuze voor het afsluitproces en de rapportering. We hebben jarenlang zelf onze tools gebouwd met een IT-afdeling die twintig koppen sterk was. Maar door de complexe wetgeving en de snelle technologische evoluties is het onmogelijk dat in huis te blijven doen. Een partner als Silverfin is dan ideaal. De mensen daar capteren nieuwe wetgeving en allerhande wijzigingen en integreren dat alles ook meteen in hun tool.”
Heel wat van onze collega’s hadden overigens al ervaring met Silverfin, hetzij via hun opleiding aan de hogeschool of universiteit, hetzij via een eerdere werkervaring bij een ander kantoor. (Raf Dom, CEO van SBB)
Lef en leiderschap
SBB wil bewust geen jarenlange transitie doorlopen en kiest voor één stevige omschakelingsbeweging op korte termijn. “We hebben ervoor gekozen om de uitrol van Silverfin in één keer te doen voor alle vennootschappen”, zegt Raf. “We zijn een grote organisatie en spreken over meer dan 7.000 vennootschappen. We vinden het belangrijk om de switch zo snel mogelijk te laten verlopen. We hebben in het verleden een aantal migraties gedaan van tools en kozen toen vaak voor een trage migratie, maar die doorlooptijd is ons vandaag te lang. Bovendien hebben we gemerkt dat onze medewerkers zich eigenlijk sneller aanpassen als we zo’n overgang in een korte termijn klaren. Vandaar dus die ‘big bang’.
“Wij weten uit ervaring dat twee elementen cruciaal zijn in een succesvolle onboarding”, pikt Domien in. “Het eerste is inderdaad die ‘big bang’ waarover Raf het heeft. Het vraagt een beetje lef om dat te doen en het gaat sowieso gepaard met change management, met gebruikers die hun manier van werken moeten veranderen. Dat betekent soms ook dat er een beetje pijn gepaard gaat met zo’n proces. Daarom is er een tweede belangrijk puzzelstuk: sterk leiderschap. Wij zien dat een geslaagde uitrol altijd samengaat met een zeer duidelijke visie van de CEO en van het bedrijf als geheel, met daaraan gekoppeld slimme interne communicatie.”
“Dat verhaal goed brengen, is dan ook iets waar we sterk op inzetten”, bevestigt Raf. “Je moet uitleggen waarom je kiest voor die aanpak, maar als je dát goed kadert, zijn je mensen ook wel mee.”
De blik van het roll-out team
Davy Haesen is het hoofd van de IT-afdeling van SBB en is beroepshalve dus voortdurend bezig met innovatie en digitale transformatie. Hij begeleidt binnen SBB de omschakeling naar Silverfin en kan daarvoor rekenen op de inzichten en ondersteuning van Benjamin De Lathouwer, hoofd van de Salesafdeling bij Silverfin.
“Mijn afdeling was het eerste touchpoint voor SBB en we zijn de voorbije jaren meermaals met Davy en zijn collega’s rond de tafel gaan zitten”, vertelt Benjamin. “Het voorbije jaar is dat contact intenser geworden en zijn we ook in een stroomversnelling beland. We hebben elkaar door en door leren kennen. Vanuit Silverfin is het natuurlijk belangrijk dat we de verwachtingen en objectieven begrijpen van een topspeler als SBB. Op basis daarvan kunnen we processen afstemmen op hun noden en een onboarding en uitrol op maat organiseren. Dat laatste vinden we erg belangrijk.”
Best practices
“Wij van onze kant hebben natuurlijk wel ons huiswerk gemaakt en de markt verkend”, aldus Davy van SBB. “Via een event als Fast Forward kregen we een inkijk in de toekomst van Silverfin. Natuurlijk weten we wat Silverfin vandaag al kan, maar dat toekomstperspectief en de daarmee verbonden visie zijn wel belangrijk. Je kiest zo’n pakket niet voor één jaar. Je wil een partnership op langere termijn. We hebben dan ook ruim de tijd genomen voor een stevig voortraject, maar als je dát goed aanpakt, loopt het implementeren eens zo vlot. Dat blijkt nu ook in de praktijk. Dankzij een gedegen aanloop kunnen we de ‘big bang’-omschakeling nu in goede banen leiden.”
“Het is aan de klant om te kiezen”, pikt Benjamin in. “Maar wij hebben ondertussen ook heel wat best practices op onze teller staan en op basis van die ervaring weten we dat een goed voorbereide ‘big bang’ altijd werkt. Tenminste, als die gepaard gaat met sterk leiderschap bij de klant én een sterke interne communicatie. Het zijn niet toevallig twee pijlers waarop SBB sterk scoort.”
We hebben jarenlang zelf onze tools gebouwd met een IT-afdeling die twintig koppen sterk was. Maar door de complexe wetgeving en de snelle technologische evoluties is het onmogelijk dat in huis te blijven doen. Een partner als Silverfin is dan ideaal. (Davy Haesen, CIO van SBB)
Communicatie is cruciaal
Zo’n ‘big bang’, allemaal goed en wel, maar het blijft een pittige kaap om te ronden. Hoe hebben SBB en Silverfin dat dan concreet aangepakt?
“Door intern de voordelen in de verf te zetten. Daarmee begint het al”, benadrukt Davy. “Bij een gefaseerde roll-out zien we dan dat mensen de deadline toch altijd een beetje voor zich uitschuiven. Dan is een duidelijk momentum beter, vinden we. De gebruikers – mijn collega’s dus – weten dat er een afgebakend omschakelingsmoment is én dat we ook geen twee systemen naast elkaar moeten blijven ondersteunen.
Concreet betekent dat: je medewerkers meteen meenemen in een korte, maar stevige opleidingsperiode. Wij kozen bewust voor een aantal keyusers, die voorop lopen in dat proces. Net daardoor kunnen ze hun collega’s begeleiden en ondersteunen. Zo vang je onzekerheden en vragen op.”
“Sowieso is communicatie cruciaal”, vult Benjamin aan. “En net daar zetten we ook wij bij Silverfin zwaar op in. Wij communiceren van onze kant al maanden voor het eigenlijke ‘live gaan’. Dat liet iedereen toe te wennen aan het idee van een nieuwe technologie. We focussen daarbij erg op de intrinsieke kwaliteit van onze tool. In het woord ‘kwaliteit’ zit een belangrijk woord verborgen, namelijk ‘tijd’. Tijd winnen én toch de kwaliteit van je dienstverlening verbeteren, dat zijn sterke argumenten om buy-in mee te creëren.”
Ontzorging
“Ik kan Benjamin daarin alleen maar bijtreden”, besluit Davy. “Voor onze eigen groei is het goed dat wij nu efficiënter kunnen gaan werken en zelf niet meer moeten bezig zijn met parameters en dossiers of de inrichting van een pakket. Daarvoor kunnen we vertrouwen op een partner die niet alleen technisch leadership heeft, maar ook inhoudelijk zeer sterk staat in de Belgische markt. In het verleden moesten wij onze eigen producten ontwikkelen. Nu kunnen we profiteren van de kennis, de know how en de expertise van Silverfin om onze eigen versnelling een boost te geven. Dat Silverfin een ijzersterk onboarding team binnenbrengt waardoor je als gebruiker op beide oren kan slapen, is een belangrijke troef. Zoals wij onze klanten willen ontzorgen, zo willen ook wijzelf een stuk ontzorgd worden. En dát heeft Silverfin goed begrepen.”
Elkaar challengen
Hoe SBB die snelle transitie dan concreet aanpakt? “We hebben een aantal medewerkers geselecteerd die we als early adopters naar voren hebben geschoven. Zij zijn key users, die vervolgens de andere collega’s op sleeptouw kunnen nemen,” vervolgt Raf.
“Het moet gezegd dat de wisselwerking tussen SBB, de SBB-medewerkers en het team van Silverfin de voorbije maanden zonder meer spectaculair is. We hebben heel veel samengezeten om het traject vorm te geven, op maat van SBB en onze medewerkers. Heel wat van onze collega’s hadden overigens al ervaring met Silverfin, hetzij via hun opleiding aan de hogeschool of universiteit, hetzij via een eerdere werkervaring bij een ander kantoor. Zij reageerden sowieso erg enthousiast. Eenzelfde reactie krijgen we trouwens van sollicitanten. Ik ben er zeker van dat onze keuze voor deze tool ook zal helpen bij het aantrekken van nieuwe medewerkers.” concludeert Raf.
En Domien vervolgt: “We waken voortdurend over de kwaliteit en de verbetering van onze software. Die moet modern zijn, modern voelen, maar ook vertrekken vanuit de noden in de accountancy sector. Dan helpt het wel dat één op twee collega’s bij Silverfin een ex-accountant is. We kennen die business door en door. Net dat laat ons toe de juiste investeringen te doen in innovatie, research en ontwikkeling. Daarin focussen we ook sterk op AI.”
“Wat artificiële intelligentie betreft, denk ik dat we vandaag nog maar het topje van de ijsberg zien’, aldus Raf. ‘Er zijn nog altijd mensen die AI als een bedreiging beschouwen, maar die technologie biedt ook ongelofelijk veel opportuniteiten. AI zal ons helpen om ons advies naar een nog hoger niveau te tillen.’
“Ik vind het onze job om Silverfin daar mee in te pushen en vanuit de beroepspraktijk vragen te stellen”, besluit Raf. “Eigenlijk challengen we elkaar constant, in alle openheid en transparantie. Dat maakt onze samenwerking extra inspirerend.”
En Domien besluit: “Silverfin is de garantie voor accountantskantoren dat ze altijd mee zijn met technologie. Als softwarehuis zijn we daar beter voor ingericht dan accountantsbedrijven.”
