De Europese Commissie zet met de nieuwe vennootschapsrichtlijn 2025/25 een cruciale stap in de volledige digitalisering van het Europese vennootschapsrecht. Voor jou als beslisser of strategisch adviseur in de Belgische accountancysector betekent dit meer dan alleen een administratieve wijziging; het is een directe uitnodiging tot efficiëntieverbetering en de versterking van je adviesrol.
Deze richtlijn bouwt voort op de eerdere digitaliseringsinspanningen en maakt van volledig digitale procedures de Europese norm.
De impact op kantoorbeheer en adviesverlening
De implementatie van deze richtlijn raakt de kern van de dienstverlening aan de cliënt. Deze Richtlijn ging eerder dit jaar formeel van kracht, maar moet nog omgezet worden in Belgische wetgeving. De daarvoor voorziene deadline is momenteel vastgelegd op 31 juli 2027, met een daaropvolgende inwerkingtreding op 1 augustus 2028, zijnde de datum vanaf wanneer de wetgeving in de praktijk moet toegepast worden. De Belgische wetgever is uiteraard vrij om daar vroeger mee aan de slag te gaan.
- 100% online formaliteiten: De verplichte digitalisering van de oprichting van vennootschappen (zoals de BV en NV) wordt de standaard. Nog belangrijker: ook statutaire wijzigingen, deponering en registratie van bijkantoren, en zelfs de grensoverschrijdende omzetting van vennootschappen, moeten volledig digitaal mogelijk zijn. Dit versnelt de time-to-market voor ondernemers aanzienlijk en vraagt van jouw kantoor een naadloze digitale workflow.
- Grensverleggende Informatie-uitwisseling (BRIS): De versterking van het Business Registers Interconnection System (BRIS) is een zegen voor internationale cliënten. Via dit systeem komt er een Europees Paspoort (een gestandaardiseerd digitaal certificaat) voor elke vennootschap. Dit certificaat maakt de due diligence en het verkrijgen van essentiële, betrouwbare informatie over buitenlandse entiteiten gratis en onmiddellijk beschikbaar. Dit is een gamechanger voor de kwaliteit van je internationaal advies.
- Verhoogde integriteit van bestuurders: Er komt een verplichte grensoverschrijdende uitwisseling van informatie over bestuurders die gediskwalificeerd zijn. Lidstaten zullen hierdoor toegang hebben tot de data van andere landen. Dit waarborgt de kwaliteit en integriteit van het vennootschapsbestuur in heel Europa en is een extra controlepunt voor jou als expert.
Eén Europees bedrijfscertificaat en volmacht
Ondernemen in de EU is sinds het vrij verkeer van goederen tussen lidstaten een stuk makkelijker geworden. Doch door de verschillende regels en systemen binnen elk van de lidstaten is het vaak nog moeilijk om te achterhalen wie een buitenlandse vennootschap al dan niet rechtsgeldig kan vertegenwoordigen. De interpretatie van de diverse nationale uittreksels is door de verschillen in regelgeving of het gebruik van andere termen bijzonder moeilijk.
De nieuwe richtlijn biedt daarvoor een oplossing in de vorm van eendigitaal EU-bedrijfscertificaat. Daarin staat dan onder meer het adres van de zetel, wie de bestuurders zijn, wie bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen, enz. Dat certificaat moet bovendien in alle lidstaten aanvaard worden als bewijs dat de daarin opgenomen informatie echt en juist is.
Strengere vereisten voor de KBO
Om ervoor te zorgen dat de weergegeven informatie steeds up to date is, zal de indieningstermijn voor het doorvoeren van wijzigingen in de KBO verkort worden.
Bovendien zal de naleving hiervan niet langer ingegeven zijn door een richtlijn maar zullen er wettelijke sancties voorzien zijn wanneer de informatie te laat ingediend wordt. Daarbij komt in de eerste plaats een administratieve boete in aanmerking, maar ook een bestuurdersverbod behoort tot de mogelijkheden.
Wettigheidstoetsing VOF en CommV
Momenteel kan het oprichten van een VOF en CommV zonder tussenkomst van een notaris. De nieuwe richtlijn brengt daar verandering in. Om de betrouwbaarheid van de vennootschapsdocumenten te verhogen, zal een administratieve, rechtelijke of notariële controle verplicht zijn. In de praktijk zal dat dus betekenen dat je klanten ook voor de oprichting van een VOF en CommV mogelijks langs een notaris, rechter of ambtenaar zal moeten passeren, wat uiteraard extra administratie en kosten met zich zal meebrengen.
De strategische noodzaak
Als accountant moet je dit zien als een strategische opportuniteit om je kantoor naar een hoger niveau van digitale maturiteit te tillen.
- Omarm software-integratie: Je moet nu de dialoog aangaan met je softwarepartners om te zorgen dat hun oplossingen de nieuwe digitale processen van A tot Z ondersteunen.
- Verbreed je advieshorizon: De vereenvoudiging van grensoverschrijdende operaties via BRIS maakt internationale advisering laagdrempeliger en biedt een kans om je dienstenpakket uit te breiden.
- Optimaliseer interne flows: Elimineer resterende papieren processen. De wetgeving dwingt nu af wat de markt al lang vraagt: maximale efficiëntie in het beheer van het vennootschapsdossier.
Bron: EUR-Lex
