Een volwaardig platform voor facturatie en administratie, zo laagdrempelig dat elke ondernemer ermee aan de slag kan? Dat moet EenvoudigFactureren zijn. “Gebruiksgemak zit in ons DNA”, zegt Wim Verstuyf.
EenvoudigFactureren ontstond in 2009, als hobbyproject van Wim. “In IT-termen: een eeuwigheid geleden”, lacht hij. “Sindsdien is de tool geëvolueerd naar een doeltreffend platform voor je facturatie en administratie, met naast facturen ook offertes en bestelbonnen, voorraadopvolging, tijdsregistratie en projectbeheer, en nog veel meer. Alles wat je nodig hebt als ondernemer.”
De tool groeide, en de klant volgde. Vandaag vertrouwen meer dan 10.000 ondernemers op EenvoudigFactureren. Wie dat zijn? “Vooral kleinere ondernemers”, zegt Wim. “Mensen die enkele tot een paar honderd documenten per maand maken.”
Direct aan de slag
Eenvoud zit niet alleen in de naam van z’n tool, Wim noemt gebruiksgemak essentieel bij elke nieuwe ontwikkeling. “Op basis van klantenfeedback werken we de tool constant bij. Daarbij bekijken we in detail hoe we de nieuwe feature zo gebruiksvriendelijk mogelijk kunnen implementeren. Haast onzichtbaar, dat je er zonder nadenken mee aan de slag kunt. We maken ons steeds de bedenking: hoe zou ik de functie zelf willen gebruiken? Zodat je geen hele opleiding moet volgen om iets nieuws te kunnen doen.”
“Als je enkel de basis gebruikt – offertes en facturen – kan ik kort zijn over de leercurve: die is er niet. Je gaat meteen aan de slag. Voor sommige andere functies kan het handig zijn om even een video te bekijken, maar ook dan ben je er zo mee vertrouwd.”
Je ziet enkel wat je nodig hebt
Zorgen steeds nieuwe functies onvermijdelijk niet voor wat meer complexiteit? “We gaan niet zomaar nieuwe features activeren”, zegt Wim. “EenvoudigFactureren werkt met modules die je aan- of afzet. Als je geen tijdsregistratie nodig hebt, activeer je dat niet. Wie enkel offertes en facturen maakt, zie alleen die functies staan. Door op maat te werken van jouw specifieke noden, blijft het overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.”
“We vinden het belangrijk dat je als ondernemer snel antwoord krijgt op vragen, en niet voor het minste naar ons of je boekhouder moet lopen. In ons helpcentrum worden alle vragen beantwoord die je over onze software kan hebben. Het is de eerste plek waar je naartoe gaat. Omdat niet iedereen graag leest, hebben we ook instructievideo’s. Over nieuwe functies maken we zowel een artikel als een video. En in samenwerking met Bothive geeft onze virtuele assistent Foxy stap voor stap uitleg over hoe je werkt met EenvoudigFactureren. Tijdens webinars gaan we dan weer in interactie met ondernemers en accountants.”
“Laagdrempeligheid zit ook in ons prijsmodel: een ondernemer kan EenvoudigFactureren gratis gebruiken, en haalt voor nog geen 10 euro per maand alle functies in huis, met 5 gebruikers, alle koppelingen en een onbeperkt aantal klanten. Het portaal voor accountants is sowieso gratis.”
Tijd- en efficiëntiewinst voor accountant
Wat je er als accountant aan hebt dat je klanten EenvoudigFactureren gebruiken? Wim: “Achter elke goeie ondernemer staat een goeie boekhouder. De automatisaties en koppelingen binnen EenvoudigFactureren zorgen dat jouw werk vlotter gaat. Naast koppelingen met alle courante tools voor boekhouders hebben we er ook een gebouwd met Scrada, het digitaal kasboek en dagontvangstenboek. Ook dat ontlast de accountant, want die info loopt zo goed als automatisch binnen in EenvoudigFactureren.”
“Onze klant kan nu alle mogelijke documenten gebruiken en zelf aanmaken, en er bijvoorbeeld ook een betaalverzoek aan toevoegen. Momenteel werken we aan digitale handtekeningen. Straks kunnen offertes en bestelbonnen digitaal goedgekeurd worden via EenvoudigFactureren.”
“Nog een nieuwe module, net gelanceerd, is tijdsregistratie en projectbeheer. Binnen de tool hou je daarmee alles bij tijdens je project, en hoeft dat dus niet meer in een apart programma. Een meerwaarde voor bijvoorbeeld consultants die elke dag hun prestaties bijhouden en dan op het einde van de maand of de opdracht factureren. Je zet zo je uren om in een factuur, verstuurt die en klaar.”
De verplichting die eraan komt, zal een serieuze shift teweegbrengen in hoe mensen kijken naar software als EenvoudigFactureren. Van ‘hoe maak ik een factuur’ wordt dat ‘hoe verzend en ontvang ik een factuur via Peppol’
Daily driver van ondernemers
En wat met e-invoicing, wordt dat ook eenvoudig met EenvoudigFactureren? Wim: “Wij ondersteunen Peppol al lang, e-facturen versturen is dus geen probleem. De verplichting die eraan komt, zal een serieuze shift teweegbrengen in hoe mensen kijken naar software als EenvoudigFactureren. Van ‘hoe maak ik een factuur’ wordt dat ‘hoe verzend en ontvang ik een factuur via Peppol’. Momenteel zijn we bezig om ook aankoopfacturen via Peppol in ons platform te voorzien. Wij zijn een daily driver van ondernemers, en dus de aangewezen plek om er ook facturen via Peppol te ontvangen. Er zijn nog altijd heel wat kleinere ondernemers die hun facturen in Word of Excel maken. Straks moeten zij allemaal overschakelen naar een tool die Peppol aanbiedt. Dus ook de ondernemers met maar een handvol facturen per maand gaan nu een tool als EenvoudigFactureren nodig hebben. Ze zullen dan ondervinden wat een meerwaarde het is als je écht zicht krijgt op je cijfers. En voor de boekhouder is het een extra troef om ook hun kleinste klanten mee te krijgen in het verhaal van een gekoppelde boekhoudtool.”
Welke trends Wim nog ziet opduiken? “Ondernemers verwachten dat alles wat ze gebruiken, vlot met elkaar werkt. Software blijft belangrijk, maar mag zo weinig mogelijk aanwezig zijn voor de gebruiker. Vroeger had je een tool voor je facturatie, een andere voor je webwinkel, nog een voor iets anders. Vandaag moet alles met elkaar spreken, om manueel werk te vermijden. Vandaar ook de vele koppelingen tussen EenvoudigFactureren en andere tools. En er volgen er zeker nog. Wat voor de ondernemer geldt, geldt ook voor de boekhouder. Die wil niet meer alles manueel ingeven. Terecht. Automatiseren betekent tijdwinst voor iedereen.”
Simplybooks voor FR en ENG
Met SimplyBooks heeft EenvoudigFactureren intussen ook een anderstalig broertje (of zusje). Wim: “We zijn in Vlaanderen ontstaan en hebben daar de meeste klanten. Onze tool werd echter ook door Brusselse accountants opgepikt, met Franstalige klanten. Voor hen hebben we SimplyBooks gebouwd. Naast Nederlandstalige sluit je daar ook Frans- en Engelstalige ondernemers op aan. Zo heb je als kantoor één platform voor al je klanten. Voor de rest is SimplyBooks precies dezelfde tool als EenvoudigFactureren, even gebruiksvriendelijk, en met dezelfde pricing.”
Interview: Pieter-Jan Breyne
