Bij doorfacturering van kosten van spijzen en dranken heeft degene die doorfactureert de mogelijkheid om de btw op de spijzen en dranken volledig af te trekken en dat door een beroep te doen op de uitzondering van artikel 45, §3, 3°, b) Btw-Wetboek.
Bij doorrekening van de kosten van spijzen en dranken in het kader van een complexe prestatie is de btw op de doorgerekende spijzen en dranken niet aftrekbaar.
Doorfacturering en doorrekening van kosten worden taalkundig vaak door elkaar gebruikt maar waarom is het onderscheid tussen beide begrippen zo belangrijk?
Kosten van logies en kosten van spijzen en dranken om ter plaatse te worden verbruikt
We hebben het dan over:
- Begrip ‘kosten van logies en kosten van spijzen en dranken om ter plaatse te worden verbruikt’
- Hotel- en restauratiekosten die voor het personeel worden gemaakt
- Hotel- en restauratiekosten gedaan door belastingplichtigen die op hun beurt dezelfde diensten verstrekken
Begrip ‘kosten van logies en kosten van spijzen en dranken om ter plaatse te worden verbruikt’
Kosten van logies, spijzen en dranken, volgend uit een huisvestings- of restauratiecontract zijn uitgaven waarbij moeilijk het onderscheid te maken is tussen privé- en beroepsgebruik. Daarom is de btw hierop niet aftrekbaar. Op deze regel bestaan twee uitzonderingen: kosten gedaan voor het personeel dat buiten de onderneming belast is met een levering van goederen of met een dienstverrichting en kosten gedaan door belastingplichtigen die op hun beurt dezelfde diensten onder bezwarende titel verstrekken.
Hotel- en restauratiekosten die voor het personeel worden gemaakt
De btw van de kosten van logies, spijzen en dranken, die worden gedaan ‘voor het personeel dat buiten de onderneming belast is met een levering van goederen of met een dienstverrichting’ is voor de belastingplichtige aftrekbaar. Hieronder vallen:
- De hotel- en restauratiekosten die door vrachtwagenbestuurders en begeleiders worden gedaan ter gelegenheid van de levering van goederen, zonder onderscheid naargelang die goederen vooraf besteld waren of dadelijk bij de bestelling worden geleverd;
- De hotel- en restauratiekosten die gedaan worden door arbeiders die, op een andere plaats dan in de onderneming, belast zijn met het monteren van een machine of met het oprichten van een gebouw voor rekening van klanten;
- De door een productiemaatschappij gemaakte kosten ten behoeve van haar personeelsleden belast met de productie van een film wanneer de filmproductie wordt uitgevoerd ten behoeve van een derde, ter uitvoering van een contract onder bezwarende titel
De btw-aftrek is uitgesloten voor:
- De kosten gemaakt door de handelsvertegenwoordigers, bedienden van de firma, ter gelegenheid van de prospectie van het cliënteel, zonder dat daarbij een onmiddellijke levering van goederen plaatsvindt;
- De kosten die door een weddetrekkend boekhouder van een firma met filialen worden gedaan ter gelegenheid van verplaatsingen die hij doet voor de controle van de in die filialen gehouden boekhouding;
- De kosten voor maaltijden die door een belastingplichtige worden gemaakt, naar aanleiding van een receptie die hij voor zijn personeelsleden in een restaurant of een hotelinrichting organiseert, bv. ter gelegenheid van een patroonfeest;
- De kosten van een ‘rondje’ dat een leverancier, ter gelegenheid van een levering van dranken, bij een caféhouder aanbiedt aan de klanten die zich in de inrichting bevinden.
Hoe dan ook, het is duidelijk dat de belastingplichtige de aftrek alleen kan toepassen voor kosten die hij werkelijk heeft gedaan en die hij bewijst door facturen of rekeningen die op zijn naam of op de firmanaam werden opgesteld, door de hotel-, restaurant- of caféhouder.
Hotel- en restauratiekosten gedaan door belastingplichtigen die op hun beurt dezelfde diensten verstrekken
Het Btw-Wetboek bepaalt dat de belastingplichtigen de btw geheven van hotel- en restauratiekosten gedaan door belastingplichtigen die op hun beurt deze diensten onder bezwarende titel verstrekken, mogen aftrekken.
Dat is ook zo bij de organisatie van conferenties, seminaries, congressen… waarbij de organisatoren dergelijke kosten die hen ten laste werden gelegd, als dusdanig en voor een afzonderlijke prijs doorfactureren (in hun eigen naam) aan de deelnemers van de betrokken manifestaties.
Een voorbeeld uit de praktijk
De toepassing van deze regels kwam aan bod in het arrest van het hof van beroep van Brussel van 9 april 2024. Dit arrest en de uitgebreide bespreking ervan vindt u terug op Taxwin.
Taxwin is de fiscale database van Larcier-Intersentia, met wetgeving, rechtspraak, en doctrine. Dankzij de kwalitatieve content van Taxwin, en de recent gelanceerde AI-functionaliteiten, wordt fiscaal opzoekwerk eenvoudiger dan ooit.
