Het centrale probleem van alle accountantskantoren in België is de stijgende werkdruk door een tekort aan medewerkers en een toenemende druk van de regelgever. Technologie kan een oplossing bieden, maar de medewerkers moeten goed begeleid worden.
“Het is nu heel normaal dat medewerkers op een kantoor intussen 80 dossiers opvolgen in vergelijking met 40 een paar jaar geleden. Tegelijk is de druk van de wetgever alleen maar toegenomen. De overheid wil steeds meer data krijgen van de ondernemingen en het is de accountant die daarvoor moet zorgen,” zegt Nick Meerlaen, product manager bij Silverfin.
Matthieu Desloovere, product manager bij Silverfin: “Aan die werkdruk zijn ook risico’s verbonden. Namelijk dat de dossiers minder correct of grondig worden behandeld. Als technologie kan helpen om ervoor te zorgen dat er geen grote fouten optreden in een aangifte voor de belastingen of de indiening van een jaarrekening, dan kan dat heel wat gemoedsrust bieden voor de verantwoordelijke van het accountantskantoor.”
“Aan die werkdruk zijn ook risico’s verbonden” Matthieu Desloovere
Het is de overtuiging van Silverfin, als onderdeel van de Visma-familie, dat technologie hierbij een stuk van de oplossing moet brengen. En het zijn de softwarebedrijven die voor de innovatie zullen zorgen.
AI moeheid
Welke vorm dat dan moet aannemen is aan verandering onderhevig. Silverfin heeft bijvoorbeeld zijn Silverfin Assistant. “Een dossierbeheerder kan die het best beschouwen als een digitale collega die mee het dossier bekijkt en vragen stelt”, zegt Matthieu Desloovere.
Daarbij stapt Silverfin af van het idee dat AI dan de grote superheld zal zijn die alles oplost. Het gaat erom oplossingen te bouwen in software die de accountant ook echt vooruit helpen en gebruiken. Nick Meerlaen: “Dat is ook een les voor ons geweest. Gebruikers moeten eerst vertrouwen hebben in de capaciteit van de software om een probleem op te lossen. De accountant is gewoon niet bezig met hoe performant de oplossing is. Dat laatste is eigenlijk het standpunt van de programmeur. Silverfin deed dat ook. We maakten nieuwe AI-oplossingen en keken vooral naar de graad van accuraatheid. Als een bepaald percentage was bereikt, dan lanceerden we het pas. Maar een gebruiker – en zeker een accountant – vindt het belangrijker dat hij zelf snel kan valideren of een actie wel correct is. Als dat makkelijk en efficiënt kan, dan zal hij de toepassing meer gebruiken.”
“Een accountant vindt het belangrijker dat hij zelf snel kan valideren of een actie wel correct is” Nick Meerlaen
De twee productmanagers zijn zelfs terughoudend om nog AI te vermelden in nieuwe ontwikkelingen. “Accountants zijn de gimmicks met AI beu. Ze willen oplossingen die een echt probleem oplossen. Hoe dat gebeurt in de achtergrond, hoeven ze niet te weten,” zegt Matthieu Desloovere.
Machine learning expertise
Die veranderde communicatie naar de klanten doet niets af aan de achterliggende expertise binnen Silverfin en bij uitbreiding van de Visma-groep waarvan het deel uitmaakt. Nick Meerlaen en Matthieu Desloovere zijn allebei machine learning specialisten die in het bedrijf zijn gekomen toen Silverfin Boltzmann overnam. “Intussen hebben we hier negen experten in die technologie en we hebben specifiek de opdracht gekregen om net de moeilijke aspecten te onderzoeken en daar oplossingen voor te vinden. Daarbij werken we steeds nauwer samen met collega’s uit de andere Visma-bedrijven. Zo heeft Visma intern een machine learning team die AI features mogelijk maakt in tal van Visma tools. Daarnaast heeft Silverfin een unieke sterkte met het eigen team en AI producten, en kunnen wij daardoor op onze beurt ook bedrijven in het netwerk helpen. Dat moet toelaten om bestaande tools te versterken en dan breder in te zetten in de verschillende softwaresystemen,” zegt Matthieu Desloovere.
Opleiding
De invoering van nieuwe technologie heeft ook een invloed op de nieuwe medewerkers in de accountantsbedrijven. Die omarmen die technologie en willen al snel een dossier volledig beheren. “Dat kan op weerstand stuiten van oudere medewerkers die zelf nog maanden alleen maar facturen moesten inbrengen als introductie tot het beroep. Een junior die dat te lang moet doen, is meteen weer weg. Vaak hebben ze ook op school al kennisgemaakt met moderne softwaretools (dat is het geval voor Silverfin, nvdr). Het is beter om ze een aantal dossiers te geven die ze dan van A tot Z moeten afwerken. Dat ze dan nog fouten maken en begeleiding nodig hebben, is niet meer dan logisch. Een Silverfin assistent kan hen daarbij ook helpen. Het zal hun leertraject sterk versnellen”, zegt Nick Meerlaen.
Minder stress
De gemoedsrust van de accountant wordt dus een belangrijke doelstelling voor alle softwareleveranciers. Maar een goede tool moet meer doen dan dat. Matthieu Desloovere: “Je hebt dan de klassieke discussie over software die de efficiëntie verhoogt, zodat de accountant meer tijd heeft voor taken met toegevoegde waarde, zoals advies. Ik denk dat het vaak anders zal lopen. Volgens mij zullen heel wat accountants meer tijd nemen voor zichzelf en hun gezin bijvoorbeeld. Er zijn ook collega’s die liever geen advies geven aan klanten. Dat geeft dan weer de mogelijkheid om een ander type medewerker aan te werven die verder gaat op wat al in het systeem zit. Onze software draagt ertoe bij dat mensen op hun sterkte kunnen worden ingezet, zowel voor zij die de verwerking van de compliance doen, als voor het faciliteren van het klantgesprek. Dat kan één persoon zijn, maar door vlot samen te werken kunnen het ook verschillende mensen met andere profielen zijn.”
