De nieuwe regering kondigde al meteen een resem fiscale aanpassingen aan die een effect kunnen hebben op de dagelijkse praktijk van de accountant. Hoe gaat Yuki om met dergelijke wijzigingen?
“We dragen er zorg voor om alle veranderingen in de boekhoudwetgeving of BTW-aangiftes meteen ook in de software op te nemen. Als de wet wijzigt, passen wij onze software aan. Dat is voor ons prioriteit nummer één”, zegt Ignace Claessens, Customer Success Manager bij Yuki. “Op dat vlak sluiten we geen compromissen. Zo was Yuki als eerste klaar om de aangepaste regeling voor gemengde BTW-plichtigen in te voeren.”
Tegen 1 mei zal ook de vernieuwde aanpak van de rekening courant als provisierekening ingevoerd zijn. Daar mikt Yuki op: als eerste de verandering in te voeren. Op die manier toont het bedrijf aan zijn gebruikers en aan toekomstige klanten, dat het de kwaliteit van de toepassing altijd voorop zet.
Daar mikt Yuki op: als eerste de verandering in te voeren.
In functie daarvan volgen de mensen van het Customer Success Team ook heel wat opleidingen bij gerenommeerde partijen om voortdurend bij te blijven over alle mogelijke wijzigingen. Op basis van wat ze daar leren, past Yuki haar toepassing aan. “Ook binnen de Visma groep houden we nu steeds meer overleg om onze kennis te delen die van nut kan zijn voor de andere bedrijven.”
Yuki heeft naast de fiscale tabel voor eenmanszaken geen fiscaal luik in het pakket, dus hoeft de software op dat vlak ook niet meteen aangepast te worden.
Adviescomité
Yuki zelf organiseert regelmatig overlegmomenten met vertegenwoordigers van een aantal klanten. “Elk kwartaal komen vertegenwoordigers van grote en kleine accountantskantoren samen in onze Advisory Board om de evoluties in de sector te bespreken. Bedoeling is om onze acties, zoals de introductie van nieuwe releases, goed af te stemmen op de verwachtingen van onze gebruikers. Zij kunnen ons ook wijzen op evoluties die een impact hebben op hun eigen werking en wat ze verwachten van ons om dat aan te pakken,” zegt Ignace Claessens.
Peppol brengt automatisering naar 85%
De grote aanpassing in de accountancywereld voor de komende periode is de verplichting rond Peppol en e-invoicing. “Yuki blijft haar oplossing verder optimaliseren, en tegen 1 januari 2026 zullen we de beste Peppolengine op de markt hebben. Dat moet accountantskantoren helpen om hun graad van automatisering drastisch op te drijven. We schatten dat Yuki op dit ogenblik rond de 55 procent van alle facturen en banktransacties van al onze partners op ons platform, volledig automatisch verwerkt (zie ook een vorig artikel hierover op AccountancyVandaag). Wanneer straks veel meer facturen en andere documenten in het XML-formaat binnenkomen via Peppol, kan dat oplopen naar 85 procent mits een volledige acceptatie van Peppol door de accountants én de ondernemers. Met Yuki zijn we technisch klaar, zeker ook na de overname van Lucy. Maar we geloven niet dat we dit proces 100 procent kunnen automatiseren op dit moment. Accountants zullen nog steeds bonnetjes en facturen van buiten de EU moeten verwerken,” zegt Ignace Claessens.
Afwijkingen op MAR-niveau
Dat heeft ook te maken met afwijkingen die mogelijk blijven binnen het UBL-formaat zelf. Maar Ignace Claessens wijst er wel op dat een stuk van het werk door accountantskantoren en hun klanten zelf zal moeten gebeuren. “Dat houdt bijvoorbeeld in dat accountants moeten werken aan de herkenning van facturen voor àl hun klanten en niet te veel uit te gaan van uitzonderingen. Anderzijds zie ik dat onze klanten zelf beginnen af te wijken van ons standaard Minimum Algemeen Rekeningstelsel (MAR). Elk nieuw aangemaakt dossier in Yuki start met het standaard MAR stelsel. Hier kunnen dan aanpassingen op doorgevoerd worden, zolang dit de richtlijnen van het kantoor volgt is dat prima, maar na verloop van tijd zie je toch aanpassingen. Dat kan wel een hinderpaal vormen om automatiseringen op het centrale niveau door te voeren. Dat is trouwens een fenomeen dat accountantsgroepen ook zien wanneer ze andere kantoren overnemen. Ze hadden eerst wel een standaard manier van werken, maar door de overnames komen er alleen maar bij”, zegt Ignace Claessens.
Internationale aanpassing
Yuki is actief in meerdere landen. Wat is de impact van het internationale niveau op de verwerking van de aanpassingen? “Op dat vlak is er een grote verandering doorgevoerd binnen de Yuki -organisatie. Aanvankelijk werd software gemaakt door ontwikkelingsteams zonder specifieke focus op de Belgische of Nederlandse markt. We hebben nu ook productteams met deze specifieke focus. Die zorgen ervoor dat alle landspecifieke zaken op een goede manier in de software raken. Bedoeling is om veel sneller in te spelen op typische binnenlandse fenomenen. Bijna alle accountantskantoren in België gebruiken Codabox bijvoorbeeld, maar dat hebben ze niet in Nederland. Peppol is in 2026 een realiteit in België, maar pas in 2028 in Nederland. Anderzijds staan onze noorderburen een stuk verder met de invoering van de nieuwe betalingsrichtlijn PSD2 die banken verplicht om informatie te delen met derde partijen. Die verschillende omstandigheden hebben ook nood aan een verschillende aanpak. Dat is nu de realiteit binnen Yuki. Tegelijk kunnen wij als Belgen nu al veel leren over die PSD-aanpak uit Nederland. Daar kijken ze nu naar ons voor de aanpak van Peppol,” zegt Ignace Claessens.
Training en communicatie
De invoering van nieuwe oplossingen in de software gaat gepaard met heel wat communicatie en training. In grote kantoren komt een trainer van Yuki de nieuwigheden ter plaatse uitleggen. Andere klanten krijgen hun informatie via maandelijkse TechTalks en masterclass seminars. “Een nieuwigheid die we hebben overgenomen vanuit de andere Visma-bedrijven zijn de tutorials die we in de software zelf implementeren. Op die manier krijgen gebruikers de informatie wanneer ze die nodig hebben. Het voordeel is ook dat alle gebruikers zo op de hoogte zijn van de aanpassingen of aanvullingen. Dat is een heel waardevolle manier van werken. We hebben dat vorig jaar ingevoerd met de automatisatiemonitor, en straks zal ook de nieuwigheid rond de BTW-regeling zo gecommuniceerd worden.”“Daarnaast maken onze Customer Success Technicals zelf regelmatig webinars over de thema’s die op dat moment spelen. Al die informatie verzamelen we in onze openbare knowledge base waar iedereen alles kan terugvinden”, zegt Ignace Claessens.
