Het Gentse Vadecas en Partners kent onder impuls van Chris Vandecasteele sinds 2007 een gestage groei dankzij een duidelijke focus op digitale dienstverlening en waardevol advies voor KMO’s en eenmanszaken. Voor Chris is het belangrijk dat je daarbij focust op een goed afgelijnde doelgroep en passend aanbod, zodat je klanten ten volle mogen rekenen op je kunde en kennis. Tegelijk pleit Chris voor een samenwerking met specialisten en een slim gebruik van softwaretoepassingen waarmee je als accountant proactief advies aanbiedt in de taal van de ondernemer.
Kwaliteit dankzij focus
Toen Chris Vandecasteele in 2007 startte, zag hij meteen heel wat groeipotentieel dankzij efficiëntiewinsten. De laatste twee jaar kende het kantoor een steile groei naar vijftien medewerkers die inzetten op een digitale manier van werken en een waardevolle dienstverlening met veel aandacht voor advies. Vadecas specialiseert zich uitsluitend in accountancy en fiscaliteit voor Belgische KMO’s en eenmanszaken. Die focus garandeert dat de expertise van het kantoor ingezet wordt op gebieden waar ze grondig in thuis zijn, wat dan weer ten zeerste gewaardeerd wordt door de klanten. In 2014 werd een eerste belangrijke digitale stap vooruit gezet door klanten te verplichten om hun documenten digitaal aan te leveren via het portaal van WinBooks Connect. De volgende digitale stap was het digitaal verwerken van de banktransacties. Met de vlotte verwerking van facturen en banktransacties was meteen ook de basis gelegd voor real-time boekhouden. Zo genieten de klanten ook van een volledig gedigitaliseerd boekhoudkantoor met snellere verwerkingstijden, een eenvoudigere toegang tot documenten en real-time inzicht in hun financiële rapportages.
De vele manieren waarop je advies kan inzetten
Chris vindt het ook belangrijk om startende ondernemers en eenmanszaken vooruit te helpen met advies. “Waar veel kantoren passen voor auteursrechten, wijzen wij hen graag door naar Creative Shelter waar ze een goed onderbouwd antwoord krijgen over de haalbaarheid van fiscaal aantrekkelijke inkomsten op basis van auteursrechten. Ze krijgen tegelijk ook de juiste software oplossing die zowel de ondernemer als de accountant administratief ontzorgt.”
Een andere belangrijke bouwsteen is de koppeling van elk dossier met Bizzcontrol.“Die proactieve adviestool kan je op meerdere manieren inzetten”, legt Chris uit. “Met de dossieranalyse kunnen we tijdens de voorbereiding van een adviesgesprek diep in het dossier duiken en snel cruciale inzichten verkrijgen. Ook tijdens de babbel met de klant maak je er makkelijk simulaties mee waarmee je een accurate jaarprognose weergeeft. Een derde waarde is dat we nu rapporten versturen in de taal van de ondernemer, die sneller en begrijpelijker inzichten bieden dan een traditionele jaarrekening. Een vierde mogelijkheid die ik heel interessant vind, is het dashboard waarmee je door je dossiers loopt en dat je inzicht geeft in anomalieën, positief of negatief, die een proactieve bespreking met de klant waard zijn.”
“Met de dossieranalyse kunnen we tijdens de voorbereiding van een adviesgesprek diep in het dossier duiken en snel cruciale inzichten verkrijgen. Ook tijdens de babbel met de klant maak je er makkelijk simulaties mee waarmee je een accurate jaarprognose weergeeft.”
Een bespreking in de taal van de ondernemer
Chris is zich bewust dat de jaarrekening voor veel ondernemers een wirwar van cijfers is. Tijdens een bespreking aan de hand van de jaarrekening heb je snel de neiging om het boekhoudtechnisch uit te leggen. Het Bizzcontrol rapport licht voor Chris de cijfers veel duidelijker toe. “We starten nu met een inzichtelijk rapport waarin de boekhouding is onderverdeeld in duidelijke kostengroepen. Complexe cijfers worden daardoor begrijpelijker weergegeven. Je kan bijvoorbeeld aangeven dat de wagenparkkost met zoveel procent is gestegen en wat daarvan de reden is. Je huisvestingskosten, bedrijfsleidersloon, personeelskosten… het wordt allemaal mooi in groepen weergegeven waardoor je adviesgesprek veel effectiever is.”
“We starten nu met een inzichtelijk rapport waarin de boekhouding is onderverdeeld in duidelijke kostengroepen.”
De kacht van geautomatiseerde boekhoudtriggers
Vadecas en Partners gebruikt Winbooks voor het beheren van ongeveer 800 dossiers. Chris houdt persoonlijk toezicht op ongeveer de helft van deze dossiers en Bizzcontrol speelt daar een cruciale rol in. Elke nacht haalt de software alle cijfers op uit het boekhoudpakket en vervolgens kan het team specifieke triggers instellen die de dossiers automatisch overlopen. Elke dossierbeheerder kan de status en relevante resultaten van zijn of haar dossiers bekijken. Zo kan je bijvoorbeeld zien of de belastingen, afschrijvingen en loonkosten al geboekt zijn. De triggers waarschuwen als bepaalde taken nog moeten uitgevoerd worden, zoals het boeken van lonen voor bepaalde ondernemingen. Voor Chris is het tegelijk een geruststelling en een tijdsbesparing: “Vroeger analyseerden we voor elk dossier de stand van zaken van de eenmanszaken. Nu kunnen we na het eerste kwartaal al vaststellen of een eenmanszaak aanzienlijk meer omzet genereert”.
“Die cockpit zouden we niet meer kunnen missen.”
Alles verloopt geautomatiseerd: elk nieuw boekhoudkundig dossier in Winbooks wordt automatisch een cockpit dossier in Bizzcontrol, wat goede monitoring verzekert. “Die cockpit zouden we niet meer kunnen missen”, besluit Chris.
De klant merkt dat je alles goed opvolgt
De Bizzcontrol rapportgenerator laat Vadecas en Partners toe om naar elke klant automatisch een rapport te sturen. Doordat ze werken met een vast rekeningschema, was de mapping heel eenvoudig. En dankzij de integratie met AdminPulse vertrekken de rapporten elk kwartaal rechtstreeks vanuit het beheerpakket naar de juiste bestemmelingen, waar ze een goed overzicht bewaren over de communicatie. Chris: “In die rapporten focussen we ons op grote posten zoals bedrijfsleidersverloning, huisvestingskosten en wagenparkkosten, die we duidelijk rapporteren in een overzichtelijk one-page-report, zo gedetailleerd zoals wij of de klanten dat wensen. Tussentijds is de klant goed op de hoogte en die merkt ook dat wij alles goed in de gaten houden.”
“Tussentijds is de klant goed op de hoogte en die merkt ook dat wij alles goed in de gaten houden.”
Het volle potentieel benutten om je meerwaarde zichtbaar te maken
Bij de start van Bizzcontrol, nu vier jaar geleden, was de missie om accountants te helpen hun ondernemers meer inzicht te geven in hun cijfers. Oprichter Nicholas De Nil legt ons uit dat het intussen even belangrijk is om dat te doen op een manier die schaalbaar is voor het hele kantoor. “Een accountant doet heel wat werk voor zijn klanten. We gebruiken graag de metafoor van een ijsberg om dat vele werk weer te geven. Voor ons is het belangrijk dat we de waarde van al die energie om de cijfers perfect te krijgen, goed zichtbaar maken. Dat doen we aan de hand van vier pijlers: rapporteren, simuleren, analyseren en monitoren.”
Accountants kunnen een rapport genereren dat de cijfers van een onderneming in begrijpbare taal en beeld overbrengt. De accountant of dossierbeheerder kan er vervolgens mee aan de slag gaan om accurate prognoses op te stellen dankzij simulaties. Tijdens de bespreking met de klant gebruik je het dashboard om dynamische inzichten te geven bij de resultaatbespreking. “Zo maken de tools je werk ook zichtbaar, boven de waterlijn van onze ijsberg,” vertelt Nicholas ons.
“Door de toename van belastingheffingen is het zaak om al in het begin van het jaar een accurate inschatting te maken.”
Een belangrijke vernieuwing die dit jaar werd aangebracht, zit onder die waterlijn: het monitoren van de dossiers. Eens je meer dan vijftig dossiers opvolgt, wil je bijvoorbeeld weten of overal de afschrijvingen zijn geboekt, of er geen grote bedragen meer staan op wachtrekeningen en of er bijvoorbeeld geen dossiers zijn met een grote omzetstijging. Als je weet dat die zaken in orde zijn, kan je er eventueel nog inzichten aan toevoegen en vervolgens het rapport doorsturen op basis van een tussentijds resultaat. Het is maar een druk op de knop, maar wel eentje die je kwartaalwerk zichtbaar maakt en zo de gepercipieerde waarde verhoogt.”
“We gebruiken graag de metafoor van een ijsberg om dat vele werk weer te geven. Voor ons is het belangrijk dat we de waarde van al die energie om de cijfers perfect te krijgen, goed zichtbaar maken.”
Advies geven nog voor de klant je erover belt
Nicholas geeft ons een concreet voorbeeld van een filter die vorig jaar heel populair was. Zo kon je makkelijk een overzicht krijgen van klanten die meer dan een kwart miljoen euro op de rekening hebben staan en tegelijk een gezonde liquiditeitsratio hadden. “Die klanten contacteer je om uit te leggen wat ze anders met hun geld kunnen gaan doen. Dat is proactief advies”, vertelt Nicholas ons. “Je helpt je klant vooruit nog voor die zelf belt met de vraag.”
Chris vult aan: “Vroeger moesten we elk kwartaal de boekhouddossiers openleggen en doorgronden. Nu hoeft dat niet meer: je dossiers worden achter de schermen continu geanalyseerd. “Je ziet de conclusies in een dashboard zonder dat je daarvoor naar het boekhouddossier moet gaan kijken.” De combinatie van de software met je persoonlijke kennis van de klant maakt het voor Chris compleet: “Bij de ene klant schommelt de zichtrekening sterk, maar bijvoorbeeld bij een managementvennootschap kan je wel adviseren om het geld op een termijnrekening te plaatsen die drie en een halve procent opbrengt. Dan is je ereloon meteen terugverdiend.”
“Je helpt je klant vooruit nog voor die zelf belt met de vraag.”
Excel on steroids
Een functie die Chris bijzonder handig vindt, is de budgetsimulator. Het scherm waarmee je het budget simuleert of de cashflow voorspelt, omschrijft Chris als een “Excel on steroids”. Je kan verkopen, kosten, personeel, voorraden of andere posten aanpassen en je krijgt onmiddellijk een actualisering van de impact daarvan. Als je bijvoorbeeld van plan bent om in het laatste kwartaal extra personeel aan te werven, een nieuw pand te huren of een grote investering te doen, kun je deze wijzigingen meteen invoeren en direct zien wat de impact is op je resultaten. Als je belastinggegevens invoert, wordt meteen duidelijk wat de verwachte belasting op het resultaat zal zijn in 2024. Wanneer de klant dan om een vergelijkend advies vraagt, kan Chris meteen het resultaat na het eerste kwartaal presenteren. “Die prognoses zijn waardevol omdat je een inschatting kan maken van toekomstige resultaten voor belastingbetalingen en winstverwachtingen. Door de toename van belastingheffingen is het zaak om al in het begin van het jaar een accurate inschatting te maken.”
Op dezelfde manier kan je de cashflow nu ook voorspellen. Bizzcontrol laat je toe om simulaties te doen waar je bijvoorbeeld rekening houdt met voorraden, openstaande vorderingen en kredieten, historische cijfers en seizoensinvloeden, omzetstijgingen en meer. De ondernemer ziet onderaan de berekening de cashflow per kwartaal en begrijpt zo beter de grote impact van wijzigingen op de totale cashflow.
Chris besluit: “Zo kunnen we hen echt helpen om een gezonde kaspositie te behouden. Onze ondernemers krijgen door onze proactieve adviestool niet alleen inzicht in hun financiën, maar je anticipeert ook met adviezen die hen vooruit helpen. We gaan samen met de klant aan de slag met complexe cijfers die begrijpbaar weergegeven worden. Dat maakt je adviesrol zichtbaar.”
