Het is zover: ondanks de recent ingevoerde tolerantieperiode is e-facturatie via Peppol verplicht voor alle b2b‑facturen tussen Belgische btw‑plichtige ondernemingen. Het Koninklijk Besluit van 8 juli 2025 maakte de spelregels definitief.
Juridisch is het kader dus duidelijk, operationeel is dat veel minder het geval. Voor duizenden ondernemers betekent Peppol niet zomaar een technische wijziging, maar een fundamentele breuk met vertrouwde processen: geen pdf’s meer in de mailbox, geen facturen per post, geen manuele opvolging in Excel.
Net daar schuilen de grootste risico’s: facturen die ‘verdwijnen’, laattijdige betalingen, dubbele documenten en misverstanden over wat Peppol wel en niet doet. Voor jou als accountant ligt hier een duidelijke rol: niet wachten tot problemen opduiken, maar klanten extra wapenen tegen de valkuilen van verplichte e‑facturatie.
Valkuil 1: “Waar is mijn factuur?” wordt een structureel probleem
Een van de meest gehoorde bezorgdheden is meteen ook de meest concrete: ondernemers die hun facturen niet meer terugvinden. Waar een pdf vroeger zichtbaar in de mailbox zat, komt een Peppol‑factuur vandaag rechtstreeks in software terecht. Wie niet weet waar hij moet kijken, krijgt het gevoel dat de factuur nooit is aangekomen.
Die onzekerheid kan rechtstreeks leiden tot meer onbetaalde facturen. Niet omdat klanten niet wíllen betalen, maar omdat ze niet weten dat er iets te betalen valt.
“We verwachten begin 2026 meer onbetaalde facturen, simpelweg omdat ondernemers niet goed weten waar hun facturen terechtkomen,” zegt Koen De Herdt (AccountancyVandaag). “Goede software geeft alerts bij nieuwe facturen, maar dat veronderstelt wel dat ondernemers weten waar ze moeten kijken.”
Als accountant doe je er goed aan om jouw klanten erop te wijzen dat de opvolging van openstaande posten in de eerste maanden van 2026 strakker moet gebeuren dan anders.
“Een eenvoudige, maar bijzonder efficiënte actie is om als accountant even te contacteren na de allereerste Peppol‑transactie”, aldus Koen. “Werkt alles? Is alles duidelijk? Dat ene gesprek kan veel latere discussies vermijden.”
Valkuil 2: dubbele facturen door oude gewoontes
Een tweede klassieker: ondernemers die ‘voor alle zekerheid’ hun Peppol‑factuur ook nog eens per mail versturen, als pdf of XML. Het gevolg laat zich raden: dubbele documenten in de boekhouding, extra controles en onnodig tijdverlies.
“Veel ondernemers denken: ik stuur die factuur ook nog per mail, dan komt ze zeker toe”, zegt Koen De Herdt. “Maar zo creëer je net dubbel werk. De boodschap moet duidelijk zijn: stuur geen facturen meer via e‑mail zodra je met Peppol werkt.”
Hoewel moderne boekhoudsoftware dubbels detecteert, blijft dit een risico, zeker in de overgangsfase. Help als adviseur om oude gewoontes af te leren, en duidelijk te maken dat meer kanalen niet gelijkstaat aan meer zekerheid.
Valkuil 3: denken dat Peppol alles ‘automatisch’ oplost
De verplichte invoering van Peppol creëert bij sommige ondernemers een vals gevoel van comfort. Elektronische facturatie wordt al snel gelijkgesteld met volledige automatisatie: alles wordt automatisch geboekt, cijfers zijn altijd realtime correct en manuele controles zijn overbodig.
“Peppol structureert data, maar automatiseert niet het volledige boekhoudproces”, benadrukt Astrid Braeckman, Marketing Manager bij Horus. “Ondernemers verwachten soms realtime inzicht en volledige automatisatie, terwijl er nog altijd controles en keuzes nodig zijn.”
Een factuur die via Peppol in de boekhouding terechtkomt, impliceert bovendien geen akkoord met betaling. Ondernemingen behouden het recht om facturen te controleren en te betwisten, zelfs na automatische inboeking. Ook betalingen zelf lopen niet via Peppol.
“Daar ligt een belangrijke educatieve rol voor accountants”, aldus Astrid, “om verwachtingen correct te kaderen en klanten te begeleiden in die nieuwe manier van samenwerken.”
Valkuil 4: onduidelijkheid over registratie en verzending
Veel ondernemers gaan ervan uit dat ze ‘wel ergens’ op Peppol zitten. In de praktijk is het vaak onduidelijk of een onderneming effectief geregistreerd en geactiveerd is, of een factuur daadwerkelijk via Peppol werd verzonden en ook correct werd ontvangen.
“Die onzekerheid zorgt voor stress en onbetaalde facturen”, signaleert Gunther Slaets, Sales Director Vlaanderen bij Horus. “Ondernemers willen zekerheid: is mijn factuur écht verzonden, écht ontvangen en niet verloren gegaan? Met onze Falco-app bieden we alvast de nodige support.”
Transparantie over de status van facturen en ontvangstbevestigingen is daarom geen luxe, maar een basisvereiste. Hier maak je als accountant het verschil door samen met jouw klanten te bekijken welke tools die zichtbaarheid bieden en hoe die in de dagelijkse werking passen.
Valkuil 5: tool‑versnippering bij ondernemers én accountants
Peppol lost geen softwarelandschap op. Integendeel: ondernemers werken steeds vaker met meerdere tools, en dat zal alleen maar toenemen. Het risico is dat accountants straks op vijf, tien of meer platformen moeten inloggen om documenten op te halen of connecties te beheren.
“Tool‑versnippering is misschien wel de meest onderschatte valkuil”, zegt Mitch Peeters, Business Development Representative bij Lucy. “Het kan niet de bedoeling zijn dat een accountant op een dozijn platformen moet inloggen om zijn werk te doen. Dat is inefficiënt en nefast voor de schaalbaarheid van een kantoor.”
De uitdaging voor accountants is om het overzicht te bewaren en keuzes te maken die schaalbaar zijn, zonder klanten te dwingen hun volledige softwarestack om te gooien.
Valkuil 6: meer fouten betekent meer creditnota’s
Met Peppol wordt een foutieve factuur niet langer ‘even gecorrigeerd’ met een nieuwe pdf. Correcties en annulaties verlopen verplicht via creditnota’s. Dat zorgt voor meer administratieve stappen, en het risico wordt nog groter als er ook fouten in die creditnota’s sluipen.
“Er zullen onvermijdelijk meer creditnota’s zijn”, waarschuwt Laurent Oosters, mede‑oprichter van WinAuditor. “Maar het kan een echte nachtmerrie worden als er ook fouten staan in de creditnota die een factuur moet annuleren.”
Besef dus dat duidelijke afspraken over facturatieprocessen en controles belangrijker worden dan ooit. Hoe sneller je fouten aan de bron vermijdt, des te minder herstelwerk achteraf nodig is.
Een kans om het gesprek te herdefiniëren
Het is duidelijk: voor jou als accountant is dit hét moment om jouw rol te versterken. Niet als probleemoplosser achteraf, maar als gids vooraf: door klanten proactief te informeren, eerste facturatietransacties op te volgen en facturatieprocessen te herbekijken, vermijd je niet alleen frustratie en onbetaalde facturen bij jouw klanten. Je positioneert ook als strategisch partner in een steeds digitalere financiële keten.
De eerste maanden van 2026 worden hoe dan ook een stresstest. De vraag is alleen: voor wie?
