Kantoor Dewulf in Brugge is ontegensprekelijk een dynamische, proactieve en erg servicegerichte accountancyspeler en dat wil oprichter Bart Dewulf graag zo houden. Daarom experimenteert hij volop met data-analyse via artificiële intelligentie. Hij ziet alvast erg beloftevolle toepassingen, die het louter boekhoudkundige ruim overstijgen. “ChatGPT wordt zonder twijfel een dankbare copiloot”, aldus Bart. Wat hij daarmee bedoelt? Dát lees je hieronder.
Bart is bijzonder gefascineerd door data en data-analyse. Liefst zou hij zelf leren programmeren om op maat van de noden van zijn accountancykantoor software te schrijven. Hoewel. De komst van ChatGPT is een game changer, zo blijkt. En Bart zet nu alles op alles om artificiële intelligentie voor hem te doen werken. Op maat zelfs.
“Je kunt bijvoorbeeld je mailverkeer in kaart brengen. En dan zie je dat de ene medewerker heel gefractioneerd mailt, terwijl de ander in bulk zijn berichten beantwoordt.”
Interne monitoring
“Ik analyseer op vandaag al heel wat interne data. Denk aan tijdsregistraties, deadlines, aanlevergedrag van klanten, in- en uitstroom van dossiers en rendabiliteit. Die analyse gebeurt nu via een rudimentair dashboard in Excel, op basis van de gegevens uit onze CRM. Het is een omslachtig werk. Ik verlies ook veel tijd met het maken of aanpassen van de formules en rapporten, maar de informatie waar ik de vinger wil op leggen, kan je niet uit de klassieke boekhoudsoftware filteren. Recent ben ik beginnen experimenteren met ChatGPT. Al snel bleek dat die AI-tool heel wat opportuniteiten biedt om – ondanks mijn beperkte kennis – onze interne monitoring verder te professionaliseren en op punt te stellen.”
“Hoe dat in zijn werk gaat? In eerste instantie laat ik mij door ChatGPT begeleiden voor de verwerking van documentatie en om stappenplannen te genereren. De volgende stap is dat ik de tool kan inzetten om data te laten analyseren en conclusies te formuleren. De data die je onder de loep neemt, kunnen erg uiteenlopend zijn. Ze kunnen betrekking hebben op je efficiëntie, maar net zo goed bepaalde werkwijzen blootleggen. Je kunt bijvoorbeeld je mailverkeer in kaart brengen. En dan zie je dat de ene medewerker heel gefractioneerd mailt, terwijl de ander in bulk zijn berichten beantwoordt. De ene speelt dus kort op de bal, de andere centraliseert meer. Met dat soort inzichten kan je je interne werking én de service aan je klanten optimaliseren.”
“Als je de koppeling kan maken tussen de boekhouding en andere data, dan wordt dat een heel krachtig middel waarmee je je business kan bijsturen en versterken.”
Proactief
“Eens ik het gebruik van AI op punt heb voor onze interne werking wil ik die technologie ook gebruiken om onze klanten bruikbare feedback te geven over hun business en dan heb ik het niet over de jaarrekening.”
Waarover dan wel? “Dingen die de pure boekhoudkundige data overstijgen”, aldus Thomas. “Ik zal je het voorbeeld geven van een webshop. Aan de hand van data-analyse kan je perfect nagaan wanneer er het meest wordt besteld, wat de fluctuaties zijn in de verkoop, welke producten het goed doen en welke niet, welke regio eruit springt in je omzetcijfer en ga zo maar door. Als je de koppeling kan maken tussen de boekhouding en dit soort informatie, dan wordt dat een heel krachtig middel waarmee je je business kan bijsturen en versterken, proactief en anticiperend. Op zo’n moment wordt ChatGPT eigenlijk de copiloot van de boekhouder. Dát is waar ik naartoe wil. Het zal onze adviesfunctie alleen maar versterken en net daar ligt voor mij de toekomst.”
“ChatGPT wordt de copiloot van de accountant en dat zal zijn adviesfunctie alleen maar versterken. Dáár ligt voor mij de toekomst.”
Aparte tak
Hoe Bart de dingen het komende decennium ziet evolueren, willen we nog weten. “Ik zeg niet dat alle accountants en dossierbeheerders data-analisten moeten worden, maar het belang van data – en dan heb ik het over gegevens die, zoals ik al zei, het puur accountancymatige overstijgen – zal alleen maar toenemen. Aan de analyse moeten conclusies gekoppeld worden en die kan je vervolgens vertalen in helder, onderbouwd businessadvies aan de klant. Ik zeg niet dat elk klein kantoor daar moet op inzetten, maar het is, denk ik, wel belangrijk dat ze inzetten op synergie met partners die dat voor hen kunnen doen. In mijn ideale wereld groeit dat luik binnen ons kantoor toch uit tot een aparte tak. Het feit is dat heel wat kantoren nog niet beseffen wat er allemaal voorhanden is en welke mogelijk dat biedt. Ze verliezen zich in de deadlines en kijken te weinig naar next steps. Je kan nu nog niet stellen dat ze boot al hebben gemist, maar ze zullen wel met die realiteit moeten omspringen. Voor heel wat accountants is dat ver van hun bed. Ik zie het ook bij mijn eigen medewerkers: die kijken met verbazing naar mijn bijna kinderlijk enthousiasme over het scala aan opportuniteiten van data-analyse. Terwijl ik er net niet bij kan dat zij niet ongedurig zijn om mee op die trein te springen.” (lacht)
