Meer tijd voor analyse en advies, minder frustratie en minder fouten. Dat zijn volgens umain, de voordelen van CodaBox. CodaBox haalt de digitale rekeninguittreksels op bij de bank van je klant, en laat ze gebruiksklaar achter in je boekhoudpakket.
Umain is de samenwerking van drie Oost-Vlaamse kantoren en telt een zestigtal medewerkers in Gent, Eeklo en Waarschoot. Bij twee van hen gaan we op de koffie: Angelo Pisonier en Gilles De Wolf.
Heren, wat doen jullie precies bij umain?
Angelo: “Ik ben er nu een tiental jaar aan de slag. Begonnen als stagiair heb ik me opgewerkt tot vennoot. M’n functies? Ondernemerscoach en accountancypartner.”
Gilles: “Ook ik ben bij Umain gestart als stagiair, drie jaar geleden. Op dit moment ben ik medior accountant.”
umain werkt al sinds 2014 met CodaBox. Wat doet de tool precies voor jullie?
Angelo: “Eenvoudig gezegd voert CodaBox automatisch de rekeninguittreksels van onze klanten in onze kantoorsoftware in. Uiteraard hebben die daarvoor eerst toestemming gegeven, bij volmacht. Het is dag en nacht verschil in vergelijking met hoe we het vroeger deden.”
Hoe verliep dat dan?
Angelo: “De klant moest z’n uittreksels bijhouden in zo’n boekje of een schoendoos en ons dat tijdig bezorgen. Altijd ontbrak er wel iets, en dat moesten we dan telkens opvragen. Zeer frustrerend, zowel voor ons als voor de klant. Wanneer we alleen de historiek kregen en niet de effectieve uittreksels, was het hopen dat het saldo op het einde van de rit klopte. Was dat niet zo, dan mocht je de hele boel overlopen op zoek naar dat ene typfoutje. Tijdrovend en frustrerend.”
Werken al jullie klanten met CodaBox?
Gilles: “Bijna allemaal. Nog enkele klanten – mensen die het al decennia zo gewoon zijn – bezorgen ons hun uittreksels in een boekje, maar we streven ernaar om iedereen mee in te krijgen in het digitale verhaal. Het overgrote deel van onze klanten is helemaal overtuigd. Als ze een nieuwe rekening hebben kloppen ze zelf aan bij ons om die ook via CodaBox te koppelen. Eén keer een volmacht geven en alles gaat automatisch en foutloos, ze hebben er geen omkijken meer naar. Gedaan met zelf rekeninguittreksels opvragen of downloaden, geen vragen meer van ons omdat er iets ontbreekt, geen zoekwerk en rompslomp.”
Wat is voor jullie het grootste voordeel?
Angelo: “Dat we onze klanten nog beter, sneller en efficiënter kunnen helpen. Het werk dat vroeger opging aan inputwerk kunnen we nu besteden aan analyse en advies. Onze kerntaken die veel waardevoller zijn. Ik herinner me dat die adviesfunctie tijdens de drukste periodes vroeger, bijvoorbeeld de btw-periode, grotendeels stillag. Er was simpelweg te veel manueel inputwerk. Maar de voordelen zitten lang niet alleen bij ons: ook voor de klant is dit pakken gebruiksvriendelijker en sneller.”
Gilles “Een voorbeeld. Gisteren belde een klant met de vraag hoeveel hij nog kon afhalen van z’n rekening. Vroeger was dat een heel werk: uitzoeken, uitrekenen en de klant terugbellen met het bedrag. Dankzij CodaBox kon ik dat meteen zien in z’n dossier en het tijdens het gesprek meegeven. De klant was meteen geholpen en het kostte mij amper tijd.”
Angelo: “Vóór CodaBox was het een gedoe om uittreksels te verwerken van horecazaken en anderen die met bancontact werken. Omdat je de commissie moet uitsplitsen. Met CodaBox stel je dat één keer in en gaat het vanzelf. En wanneer een klant overstapt van een andere boekhouder komen via CodaBox de rekeninguittreksels gewoon mee. Nog een voordeel: een controle verloopt veel vlotter. Vroeger ontbrak altijd wel een uittrekselboekje.”
Was het ingewikkeld om met CodaBox aan de slag te gaan?
Gilles: “Je moet even vertrouwd raken met de werking en de instellingen in je software. Bij een nieuw dossier investeer je wat tijd om alles goed te zetten, tijd die je daarna dubbel en dik terugwint.”
Angelo: “Zo bepalen wij hoe de CODA-bestanden ingelezen en verwerkt worden. In combinatie met de machine learning in onze software wordt automatisch afpunten van bedragen steeds performanter.”
Hoe past dit binnen de evoluties in de sector?
Angelo: “De digitale omslag is niet iets van morgen. Ze is vandaag volop bezig. Het tijdrovende inputwerk dat weinig meerwaarde oplevert, gaat eruit, volledig. De klant verwacht terecht een realtime boekhouding en dankzij tools als CodaBox kunnen we die leveren. Bijna elke bank is intussen mee met CodaBox. En elke nieuwe klant bij ons koppelen we via het systeem. Niemand die ermee werkt wil ooit nog terug naar vroeger.”
Via dit korte formulier ga je in een mum van tijd ook aan de slag met CodaBox.
