Deadlines. Ze dicteren voor een groot stuk wat we doen en wanneer we dat doen. Als accountant weet je: de aangiftetermijnen voor btw, personenbelasting en vennootschapsbelasting bepalen m’n jaarplanning. Ook voor mensen in andere beroepen spelen deadlines een sleutelrol. We vragen hen op welke manier zij ermee omgaan en wat we van hen kunnen leren.
Deel 4: Sara De Gieter, professor arbeidspsychologie aan de VUB
Is er onderzoek gedaan naar de invloed van deadlines op het welzijn van mensen?
“We moeten eerst definiëren wat stress is. Volgens de Wereldgezondheidsorganisatie is dat het gevoel dat je niet in staat bent om aan alle eisen en verwachtingen van je omgeving te voldoen. Je krijgt fysieke en mentale klachten, die soms chronisch worden. Een deadline is een voorbeeld van een scherpomlijnde verwachting. Als je denkt dat je iets niet op tijd af zal hebben, bezorgt je dat stress. Dus ja, er is een duidelijke link tussen deadlines en stress. Deadlines, of toch het geval ze niet te halen, lokken een stressreactie uit. Dan kun je niet meer heel rationeel nadenken, wat je net nodig hebt om je deadline te halen. Mensen beginnen te doemdenken: als ik die deadline niet haal, ga ik onder mijn voeten krijgen van m’n baas. We gaan klanten verliezen, ik ga geen promotie maken of dreig zelfs m’n job kwijt te raken. Zo versterk je dat stresspatroon. Ik heb het hier wel over het meest extreme scenario, dat komt gelukkig lang niet bij alle deadlines voor.”
“Het is op zich geen probleem dat je tijdelijk wat meer stress ervaart, zolang je kunt bekomen voor er weer een piek komt. Als de ene deadline de andere opvolgt, riskeer je chronische stress. En in het slechtste geval een burn-out.”
Hoe zit het met het verschil tussen opgelegde en zelfgekozen deadlines?
“Veel mensen hebben een mate van positieve stress nodig. Als de deadline te ver in de toekomst ligt, voelen ze niet de druk om in actie te schieten. Zelfgekozen deadlines zijn een manier om dat uitstelgedrag te vermijden.”
“Zo’n deadline voelt uiteraard anders aan dan een die je door anderen is opgelegd. Op de ene heb je controle, op de andere niet. Stress wordt vooral uitgelokt in situaties waarop je geen vat hebt. Als je jezelf een deadline hebt opgelegd, weet je: hier zit nog wat rek op. Die zal je niet meteen in een stressreactie duwen.”
Hoe pak je het zelf aan?
“Als ik onderzoek doe, loopt dat over een langere termijn. Van de opstart van een studie tot de publicatie: daar kan makkelijk 2 of 3 jaar over gaan. Niet eenvoudig om dan naar het volgende stuk toe te werken. Ik bepaal dan tussentijdse mijlpalen en plak daar telkens een deadline op. Dat werkt goed omdat je dan je vooruitgang kunt monitoren en het gevoel hebt dat je vooruitgaat. Dat zijn natuurlijk zelfgekozen en dus geen harde deadlines. Die heb ik wel als ik een aanvraag moet indienen voor financiering van een onderzoek. Als die niet binnen is op die dag om dat uur, is m’n kans verkeken. Nu, als ik een presentatie moet geven, moet ik er soms de dag ervoor nog aan beginnen. Als student had ik alles weken op voorhand klaar, dat is nu soms anders.” (lacht)
Als je jezelf een deadline hebt opgelegd, weet je: hier zit nog wat rek op
Ervaar je dan druk, als je zo kort voor een deadline in gang moet schieten?
“Ik moet die deadline ergens wel voelen, anders modder ik maar wat aan. Als ik een week ervoor tijd ingepland heb om eraan te werken zal ik dat wel doen, maar niet altijd efficiënt. Dan kan ik bijvoorbeeld zitten prullen aan de lay-out. Tegelijk ben ik dan wel met de inhoud bezig, maar nog niet concreet. Als ik weet: het is voor morgen, dan krijgt het écht vorm. De deadline zorgt ervoor dat ik tot actie overga.”
Je geeft ook les. Hoe ervaar je die deadlines?
“Je les moet klaar zijn tegen een bepaald moment hé. Vakken die ik al een paar jaar geef, die lessen zijn uiteraard niet altijd nieuw. Al probeer ik wel actuele voorbeelden te geven. Bij examens verbeteren hoort ook een deadline.”
Goed twee jaar geleden werd je zelfstandige in bijberoep. Waarom?
“De inzichten die ik als wetenschapper opdoe, worden niet altijd in de praktijk vertaald. Ik ben 20 jaar academicus, en heb nog een lange carrière voor de boeg. Iets anders verkennen: dat sprak me aan. Ik werk onder meer als loopbaancoach in een multidisciplinair traject voor burn-outpatiënten. Een fijne wisselwerking tussen het academische en de praktijk.”
Zou je accountant een risicoberoep kunnen noemen voor burn-out, met de deadlines en het nijpende tekort aan medewerkers?
“Harde deadlines en hoge werkdruk zijn risicofactoren. Maar studies tonen aan dat in alle sectoren en in elke job mensen vatbaar zijn voor een burn-out. Ik ken een paar accountants, en ze vertellen me dat ze felle pieken meemaken die afgewisseld worden met iets rustiger tijden. Zoals gezegd is dat essentieel: dat periodes van stress gecompenseerd worden. Als de pieken elkaar echter heel snel opvolgen of de druk continu hoog blijft, komen mensen in de problemen.”
“Binnen kantoren zijn er ook verschillen. Sommige jonge mensen scheiden strikt hun werkleven en hun privéleven, en werken om te leven. Ze kiezen bewust voor een vast aantal uur werken, en gaan niet door in het weekend, tenzij heel uitzonderlijk.”
Heb je tips voor accountants om met deadlines en stress te gaan?
“Maak een realistische planning. Met de nadruk op realistisch. We onderschatten systematisch hoeveel tijd een taak kost. Dat is de planning fallacy. Als accountant heb je een job met veel cycli, en dan loont het om je te trainen om realistischer inschattingen te maken. Hou in kwartaal 1 en 2 bij hoeveel tijd een taak effectief kost. In kwartaal 3 en 4 zul je dat daardoor al veel beter kunnen inschatten.”
“Voor elke opdracht en elke deadline uitklaren wat de precieze verwachtingen zijn. Ook dat verlaagt de stress. Wat verwacht de opdrachtgever, en wat leg ik er zelf bovenop, in m’n hoofd? Mensen hebben de neiging om naar perfectie te streven. Ze leggen de lat hoger dan nodig. Maak een juiste inschatting van wat er precies wordt verwacht en wat nice to have is, iets wat je kunt doen als je tijd over hebt …”
“Om je deadline te halen is het belangrijk om op tijd na te denken of je nog input van anderen nodig hebt. Als je laat aan je taak begint en je daardoor laat realiseert dat je nog iets van iemand nodig hebt, wordt het moeilijk om je deadline te halen. En je krijgt stress, want je hebt geen controle over die ander.”
“Nog een algemene tip. Het kan helpen om stil te staan bij waar en wanneer je welk soort taken doet. Als je je als accountant hard op cijfers moet focussen, doe je dat misschien beter niet in een overvol landschapskantoor. Het kan je veel tijd en stress besparen als je dat bijvoorbeeld op je thuiswerkdag doet. Dat is ook planning hé: hoe organiseer ik m’n werkweek en waar kan ik efficiëntiewinst boeken.”
Veel mensen ervaren nu meer werkdruk en stress dan vroeger. Wat zegt de wetenschap hierover?
“Volgens de Werkbaarheidsmonitor is de werkdruk wel degelijk gestegen. Uiteraard is dat op basis van subjectieve antwoorden, maar dezelfde trend zien we ook in andere landen, al sinds de jaren 80.”
“Veel mensen rapporteren een toename van de werkintensiteit, het gevoel dat hun werk intenser is geworden. Een van de zaken die daartoe bijdraagt, is een gestegen werkdruk en werktempo. Maar ook het gevoel dat men z’n eigen carrièreplanning meer moet gaan uitstippelen en altijd mee moet zijn op het vlak van kennis en vaardigheden draagt daar toe bij. De digitalisering brengt zoveel nieuwe evoluties. Accountants moeten steeds meer en steeds sneller wijzigende wetgeving rond fiscaliteit opvolgen. Ook zoiets draagt bij aan het gevoel dat alles intenser is geworden.”
- Er is een duidelijke link tussen deadlines en stress.
- Als de pieken elkaar heel snel opvolgen of de druk continu hoog blijft, komen mensen in de problemen.
- Maak een realistische planning!
- Klaar voor elke opdracht en elke deadline uit wat de precieze verwachtingen zijn.
- Het is belangrijk om op tijd na te denken of je nog input van anderen nodig hebt.
- Het kan helpen om stil te staan bij waar en wanneer je welk soort taken doet.
Wil je reageren? Laat het weten via elodie@accountancyvandaag.be
