Artificiële intelligentie biedt accountantskantoren steeds meer mogelijkheden, maar het groeiende aanbod aan tools maakt het niet eenvoudiger om de juiste keuzes te maken. Met één geïntegreerd platform wil Oniroco de versnippering tegengaan. Jany Deschoolmeester legt uit hoe AI niet alleen fiscale vragen en administratieve processen kan vereenvoudigen, maar ook hoe het operationele werk en klantencommunicatie sterk geoptimaliseerd kan worden als men verder kijkt dan enkel typisch boekhoudkundige zaken.
Minder tools, meer samenhang
Het ene accountantskantoor gebruikt AI voor fiscale opzoekingen, het andere voor e-mailbeheer of administratieve taken. Vaak gaat het om afzonderlijke toepassingen, met eigen licenties, instellingen en gebruiksregels. Dat maakt het moeilijk om het overzicht te bewaren en AI efficiënt in de dagelijkse werking te integreren.
“Accountants zien soms door de bomen het bos niet meer”, zegt Jany Deschoolmeester van het Gentse Oniroco. “Wij willen die versnippering tegengaan door verschillende AI-modellen en toepassingen vanuit één centrale hub beschikbaar te maken.”
“Ons platform koppelt AI aan bestaande systemen, zoals boekhoudsoftware, CRM-toepassingen en mailboxen. Bovendien werken we ‘AI-agnostisch’: we beperken ons niet tot één specifiek model. Zo kun je als accountantskantoor nieuwe technologieën benutten zonder je volledige werkwijze telkens aan één leverancier te moeten aanpassen.
Van mailbox tot klantendossier
De mogelijkheden reiken volgens Jany verder dan het beantwoorden van fiscale vragen. “Zo werken we al ongeveer acht jaar aan het optimaliseren van mailboxen en het integreren van AI in kantoorprocessen. Inkomende e-mails automatisch categoriseren, berichten naar de juiste medewerker doorsturen en antwoorden voorbereiden: het zijn toepassingen die medewerkers tijd kunnen besparen.”
“Ook bij klantonderzoek liggen er kansen. Wanneer je als accountantskantoor een nieuwe klant aanneemt, moet je onder meer gegevens verzamelen, controles uitvoeren en risico’s beoordelen in het kader van de KYC- en antiwitwasverplichtingen.”
“Een proces dat gemiddeld één à twee uur in beslag neemt, kunnen we terugbrengen tot ongeveer vijf minuten. Je voert bijvoorbeeld de klantnaam en het btw-nummer in, waarna het systeem relevante informatie verzamelt en een rapport opstelt. Dat kan vervolgens automatisch in het klantdossier in AdminPulse worden opgeslagen.”
“Ook de onboarding van nieuwe klanten kun je gedeeltelijk automatiseren”, gaat Jany verder. “Een AI-formulier verzamelt de nodige informatie, waarna het systeem onder meer het cliëntenonderzoek kan uitvoeren, een klant aanmaken in AdminPulse en – afhankelijk van de beschikbare koppelingen – gegevens klaarzetten in het boekhoudpakket. Zelfs een welkomstmail kan vanuit de mailbox van de dossierbeheerder worden verstuurd.”
Betrouwbare AI vraagt om goede data
Automatisering mag uiteraard niet ten koste gaan van de kwaliteit. Volgens Jany Deschoolmeester blijft menselijke controle daarom belangrijk. “Medewerkers kunnen AI-output controleren en bevestigen voordat er verdere acties volgen. Volledig automatische handelingen zijn ook mogelijk, maar vereisen voorafgaande toestemming van het kantoor en worden altijd eerst getest. Oniroco baseert antwoorden op informatie uit een persoonlijke, beveiligde kennisbank. De gemiddelde accuraatheid bij correcte instellingen bedraagt maar liefst 98 procent. Wanneer de beschikbare informatie onvoldoende is, hoort het systeem aan te geven dat er geen bruikbare context is, in plaats van zelf een antwoord te verzinnen (lees: te hallucineren).”
Jany wijst hier op het belang van datakwaliteit.
“Als de gegevens waarop je werkt onvolledig of foutief zijn, zal dat ook de resultaten beïnvloeden. Je moet dus niet alleen investeren in AI, maar ook aandacht besteden aan de kwaliteit en inrichting van je eigen data. Daarnaast blijven toegangsrechten essentieel. Jouw kantoormedewerkers krijgen alleen toegang tot de mailboxen, dossiers en informatie waarvoor ze bevoegd zijn.”
AI-beleid is geen overbodige luxe
Naast de technologische mogelijkheden ziet Jany Deschoolmeester een belangrijke uitdaging op het vlak van bewustwording. “Medewerkers gebruiken soms al AI-toepassingen met klantgegevens zonder dat er duidelijke afspraken bestaan over gegevensverwerking en beveiliging. Dat zogenaamde shadow AI-gebruik brengt risico’s mee. Want je kunt niet verwachten dat medewerkers AI verantwoord gebruiken als er geen duidelijke regels zijn of als niemand uitlegt wat wel en niet mag.”
“Een interne AI-policy, afspraken met leveranciers, correcte instellingen en opleiding van medewerkers zijn dan ook onmisbaar. “Europese servers vormen een onderdeel van de aanpak van Oniroco. En voor organisaties die nog nét dat stapje verder willen gaan qua beveiliging, kan dit ook volledig in een privécloudomgeving worden opgezet.”
Technologie invoeren is ook mensen begeleiden
Een AI-platform implementeren volstaat niet: kantoormedewerkers moeten er ook effectief mee leren werken. Daarom kiest Oniroco voor een gefaseerde aanpak met klanten. “Tijdens de eerste zes maanden plannen we maandelijks persoonlijke overlegmomenten in”, geeft Jany aan. “De basis wordt eerst ingericht, waarna kantoren geleidelijk extra toepassingen, kennisbanken en agents kunnen introduceren.”
Die stapsgewijze aanpak moet aansluiten bij de uiteenlopende digitale vaardigheden binnen een team. Tegelijk blijft de technologie evolueren. “Bij Oniroco willen we kort op de bal blijven spelen in de snel evoluerende wereld van AI. Op die manier ondersteunen we onze klanten met de recentste mogelijkheden op het vlak van nieuwe technologie.”
De boodschap van Deschoolmeester is duidelijk: AI moet geen extra complexiteit creëren, maar net rust en overzicht brengen. Dat vraagt om een doordachte keuze van tools, betrouwbare gegevens en medewerkers die weten hoe ze ermee moeten omgaan. Door technologie en begeleiding te combineren, kunnen accountantskantoren stap voor stap evolueren naar een efficiëntere werking, met meer ruimte voor persoonlijk klantenadvies.
