De meeste kantoren denken bij AI-risico’s aan hun eigen gebruik: welke tools medewerkers mogen inzetten, welke gegevens ze mogen invoeren, hoe de output wordt gecontroleerd. Maar er zit een tweede stroom AI-teksten in uw dossiers waar je vaak geen zicht op hebt. Die van de klant.
De klant schrijft mee
Ondernemers gebruiken vandaag ook AI om hun algemene voorwaarden op te frissen, een huurovereenkomst of zelfs een commerciële samenwerking op te stellen. Sommigen zijn zelfs moedig genoeg om zelf een ingebrekestelling op te stellen en uit te sturen.
Het resultaat belandt vervolgens in jouw dossier: als bijlage bij een verrichting, als onderbouwing van een boeking, of gewoon als “kijk eens of dit klopt”.
De zorgvuldigheid gaat twee kanten op
Van een accountantskantoor wordt verwacht dat het kan verantwoorden hoe AI in het eigen werk wordt ingezet en wat de grenzen daarvan zijn (een “AI-beleid”).
De minder besproken kant is de omgekeerde beweging: vraag uw klant naar de contracten die hij met AI heeft geschreven, en naar hoe hij die heeft gecontroleerd. Documenteer dat gesprek. Twee vragen volstaan meestal:
• Is deze tekst geheel of gedeeltelijk door AI gegenereerd?
• Heeft iemand met juridische kennis er nadien naar gekeken?
Dat gesprek kadert in uw zorgvuldigheids- en waarschuwingsplicht en vermijdt lastige vragen nadien wanneer het fout loopt.
Zonder taakafbakening wordt het mandaat ruim gelezen
Wie hier niets over zegt, loopt een dubbel risico. Het eerste is het inhoudelijke: een ongeldige clausule die pas opduikt wanneer er discussie ontstaat met een leverancier, een bank of de fiscus.
Het tweede is procedureel en wordt vaak onderschat. Ontbreekt een duidelijke taakafbakening in de opdrachtbrief, dan kan een rechter oordelen dat het mandaat ruim was. En hoe ruimer het mandaat wordt gelezen, hoe breder de advies- en waarschuwingsplicht wordt uitgelegd.
Bovendien kan de accountant als “onderaannemer” van de klant worden beschouwd tegen wie een derde (de bank of de fiscus) een buitencontractuele vordering heeft bij aantoonbare fout.
Een strikte opdrachtbrief werkt dus in twee richtingen: ze beschrijft wat je doet, en ze maakt zichtbaar wat je uitdrukkelijk niet doet — bijvoorbeeld het beoordelen van contractuele teksten, met verwijzing naar een jurist voor eigenlijk contractwerk.
Wat daarna?
Signaleren is één ding, de klant nadien laten zitten is een ander verhaal. Wie de klant geen route aanbiedt, krijgt zelden gehoor — en riskeert dat het document ongewijzigd of ongecontroleerd in omloop blijft.
Validatie met een menselijke handtekening
Een controle of validatie vinden, met “human in the loop” is niet altijd even eenvoudig. Vaak mijden klanten dure advocaten of is het ontbreken van een transparante prijs een drempel te veel.
Bij ST-SCAN kan een contract dat je klant zelf of met AI heeft opgesteld, juridisch worden gevalideerd of verbeterd, onder toezicht van een ervaren jurist en tegen een vaste prijs, zodat je de klant vooraf kan zeggen wat het kost. Zo blijft de waarschuwing niet hangen bij een opmerking in de marge, maar leidt ze tot een stuk dat de cliënt effectief vooruithelpt.
Ontdek wat dat betekent voor jouw kantoor op www.st-scan.be/Accountant
ST-SCAN is opgericht door Steve Theunissen, Master in de rechten met 30 jaar ervaring in ondernemingsrecht.
