Vanaf 2026 zijn bedrijven verplicht om elektronische facturen (e-facturatie) uit te wisselen via het Europese Peppol-platform. Elektronisch factureren aan overheidsbedrijven was zelfs al verplicht sinds maart van dit jaar. Dit is nog een stap verder dan digitaal factureren via e-mail met een PDF als bijlage, waar momenteel al 63% van de bedrijven mee bezig is. Dat blijkt uit de KMO Barometer van Exact.
Kuno Klumpers, Director Accounting bij Exact, deelt de voorwaarden voor een goede overgang en de belangrijkste kansen bij de implementatie van e-facturatie:
Om te beginnen: wat onderscheidt digitale facturatie van e-facturatie? Digitale facturatie betreft simpelweg het versturen en ontvangen van facturen in elektronisch formaat in plaats van op papier, zoals bijvoorbeeld via e-mail met een PDF als bijlage. E-facturatie duidt specifiek op de gestructureerde uitwisseling van factuurgegevens tussen computersystemen, zoals bijvoorbeeld via het Europese Peppol-netwerk.
Voorwaarden voor goede overgang
Veel bedrijven vrezen voor complicaties bij de overgang naar elektronische facturen, terwijl het eigenlijk leidt tot vereenvoudiging. Het blijft cruciaal om e-facturatie op een heldere, eenvoudige manier uit te leggen, zodat bedrijven die twijfel overwinnen en juist inzien dat er veel voordelen uit te halen zijn. Bovendien volgen mensen doorgaans de meerderheid. Zodra het gros e-facturatie omarmt, volgt de rest vanzelf. Proactieve communicatie is daarbij essentieel. De transitie richting scan- en herkenningssoftware heeft ook tijd gekost, maar steeds meer mensen omarmen het. E-facturatie is de volgende stap en brengt zowel op lokaal als Europees niveau voordelen mee. Het Peppol-netwerk standaardiseert het facturatieproces in Europa, waardoor je makkelijk facturen naar het buitenland kunt sturen.
E-facturatie biedt veel kansen
1. Financieel voordelig
Ten eerste, is het voor bedrijven interessant om dit jaar al te investeren in e-facturatie, in plaats van te wachten tot 2026. De Belgische overheid heeft namelijk besloten dat elke eenmanszaak of kmo een kostenaftrek van 120% kan krijgen voor gestructureerde elektronische facturatie in de inkomstenbelasting. Grotere bedrijven hebben dezelfde mogelijkheid, maar dan in de vorm van een investeringsaftrek. Deze maatregel is van toepassing voor het belastbaar tijdperk van 2024 tot en met 2027. Om optimaal te profiteren van de aftrek van kosten voor e-facturatiesoftware, is het dus het beste om er vroeg mee te beginnen. Allereerst ben je dan al voorbereid tegen 2026 en geniet je ook enkele voordelen, zoals een belastingvoordeel, maar ook bij de algemene werking van Peppol wat een concurrentievoordeel kan zijn.
2. Veiligheid
Eenmaal aangesloten op het beveiligde Peppol-netwerk is je onderneming automatisch verbonden met alle andere deelnemers, waardoor je er zeker van bent dat je factuur bij het juiste adres terechtkomt. Iedereen die met het Peppol-netwerk werkt, moet zich namelijk identificeren, wat de authenticiteit van inkomende en uitgaande facturen waarborgt.
3. Efficiënt en kostenbesparend facturatieproces
Inkomende facturen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring meteen betaald. Het hele proces verloopt digitaal, wat resulteert in minder handmatige handelingen, snellere factuurverwerking en minder vertragingen bij betalingen. Door deze volledige digitalisering wordt de kans op menselijke fouten ook verkleind. Daarnaast worden er retourberichten meegestuurd met een e-factuur. Zo is de verzender altijd op de hoogte van de status van een factuur.
Niet alleen win je tijd met de overstap naar e-facturatie, maar je bespaart ook kosten. Je elimineert de noodzaak om papieren facturen te printen, versturen en archiveren. Minder handmatig werk en lagere administratieve kosten dragen bij aan een efficiënter en kosteneffectiever facturatieproces, terwijl je de naleving van de betalingsvoorwaarden verbetert. Daarnaast zorgt de automatische verwerking van facturen voor een betere cashflow.
4. Verantwoord ondernemen
Gezien e-facturatie digitaal verloopt, bespaar je tot slot ook bomen, wat de uitstoot van broeikasgassen vermindert. Zo ondersteunt e-facturatie ook maatschappelijk verantwoord ondernemen, iets dat door steeds meer ondernemingen hoog in het vaandel gedragen wordt. Bijna driekwart (73%) van de kmo’s geeft aan een actief beleid te hebben op het gebied van verantwoord ondernemen, zo blijkt uit de KMO Barometer.
