AI kan sommige dingen heel goed, en is voor andere niet geschikt. En dus, zegt Tom Vanhoorne van ClearFacts (Isabel Group), moet je artificiële intelligentie inzetten waar ze meerwaarde oplevert. Zo win je als accountant vandaag al pakken tijd door de boekingsvoorstellen met bijhorend ‘betrouwbaarheidsniveau’ in de Booking Factory van ClearFacts.
Tom Vanhoorne is als VP Business Solutions binnen de Isabel Group verantwoordelijk voor ClearFacts en Clearnox. Die laatste is software voor schuldinvordering, maar vandaag hebben we het met Tom over ClearFacts. “Een platform dat accountants nog beter laat samenwerken met hun klanten. Met ClearFacts gebeurt preaccounting zoveel mogelijk automatisch, en wat niet automatisch kan, zo snel en efficiënt mogelijk manueel. Daarmee bedienen we 600 accountancykantoren in België en Luxemburg. Hun klanten, de ondernemers, zitten ook op ons platform. Het zijn er 90.000 en dat aantal groet snel.”
Waarom zou ik als accountant voor ClearFacts kiezen?
“Wij leven voor efficiëntie. Steeds opnieuw stellen we ons de vraag: hoe kan dit efficiënter voor de accountant? Kunnen we een klik vermijden, kan de laadtijd enkele milliseconden korter … Om de accountant zo vlot mogelijk te laten werken, moeten we uiteraard ook de ondernemer meekrijgen. Dus werkt ons ondernemersportaal naadloos samen met dat voor accountants. Die tandem is onze sterkte.”
In jullie streven naar efficiëntie zetten jullie sinds een jaar ook AI in.
“De term AI wordt te pas en te onpas gebruikt. Soms is het niet meer dan marketing, om te bewijzen dat je innovatief bent. AI is echter heel specifieke technologie die sommige dingen heel goed doet, en voor andere ongeschikt is. Als je een regel kunt programmeren om iets te sturen, heb je geen AI nodig. AI wordt pas interessant als je de oplossing voor een probleem niet meer kunt uitleggen in regels. Een van de gebieden waar wij AI gebruiken is wat we de confidence levels noemen.
In onze Booking Factory, het kloppend hart van onze tool, zetten we in realtime facturen om naar een boekingsvoorstel. Vervolgens zegt een AI-algoritme hoe betrouwbaar dat boekingsvoorstel is. Als we het voorstel vertrouwen, krijgt die boeking een groene ster.
Als accountant hoef je dat niet meer te bekijken, een serieuze tijdwinst. Binnenkort breiden we dit systeem uit en gaan we ook op elk veld van een boeking weergeven hoeveel vertrouwen we in dat veld hebben. Het systeem is zelflerend en wordt dus steeds accurater, omdat het bijhoudt wanneer iets wordt aangepast of niet.”
Wat met foutieve interpretaties?
“We hebben lang nagedacht over de mate van betrouwbaarheid: vanaf dat percentage hebben we er vertrouwen in. Dat is een evenwicht zoeken tussen genoeg boekingsvoorstellen vertrouwen geven en de valspositieven – die onterecht vertrouwen krijgen – zo laag mogelijk houden. Maanden hebben we daarop getest, tot we op een punt kwamen dat we de valspositieven stuk voor stuk begrepen. Datafouten, een verkeerd opgemaakte factuur … Vandaag zijn we ervan overtuigd dat we het juiste evenwicht hebben gevonden.”
Hoe zal dit de accountancy veranderen?
“Ik zie het zo: de accountancy kent twee efficiëntiegolven. De eerste is nu achter de rug: van inputten naar valideren. Vroeger moest alles overgetypt worden, dankzij OCR en co is dat niet meer nodig. Je moet alleen nog nakijken.
De volgende efficiëntieslag wordt volgens mij dat enkel de twijfelgevallen nog worden gecheckt. Een accountant heeft vaak de neiging om alles in detail na te kijken. Wij willen zorgen dat die enkel nog moet nakijken waar dat nodig is.”
Hoe reageren accountants op de AI-ondersteuning?
“Velen zijn positief, efficiëntiewinst kan voor een stuk het tekort aan accountants opvangen. Er zijn ook mensen die zeggen dat ze alles willen blijven nakijken. Wij proberen stelselmatig het vertrouwen in onze tool te verhogen, en dat kun je maar op één manier: laten zien dat het werkt.”
“We kunnen dit ook aantonen met cijfers. Twee parameters volgen we op de voet: welk percentage boekingsvoorstellen moet niet meer worden aangeraakt door de accountant, en hoeveel boekingen kan een medewerker per uur verwerken. Week per week zien we die data. Heel ons team weet: daarvoor doen we het.”
Moet ik als accountant bang zijn dat AI me straks niet helpt, maar gewoon vervangt?
“Ik zit er heel dicht op en heb een goed beeld van wat AI kan en wat niet. De hele sector beseft intussen dat preaccounting steeds minder tijd zal innemen. Een goeie accountant onderscheidt zich vandaag door de juiste technologieën te kiezen en daar goed mee om te gaan. Wij zijn heel transparant: hier gebruiken we AI, hier niet. Dit moet je nog even nakijken, dit niet. Geen enkel systeem zal ooit 100% juist zijn. De menselijke inbreng blijft dus noodzakelijk. Zeker in gevallen van interpretatie, optimalisatie … Daar zal meer tijd naartoe gaan dan vandaag.”
“De accountant is heel goed geplaatst, als vertrouwenspersoon en expert. Ondernemers luisteren naar hun accountant. De uitdaging is dat de accountant nog meer uit z’n schulp moet kruipen, nog meer gaan adviseren. Da’s niet eenvoudig en er zijn ook geen tools die dat gaan oplossen. Het vraagt een verandering van het vak en een gedragsverandering, en dat kost tijd.
Ik verwacht wel dat dat gaat gebeuren, net omdat de accountant dat baken van vertrouwen is voor de ondernemer. Op die manier komt de accountant nog dichter bij de ondernemer te staan. Hoe meer dat de realiteit wordt, hoe meer jongeren gaan beginnen aan een accountantsopleiding, denk ik. En hoe meer mensen uit andere sectoren zich gaan omscholen. Momenteel moeten we nog door een fase waarin de jobverwachtingen en de realiteit nog niet matchen. Maar dat komt goed.”
Welke nieuwigheden komen er nog aan bij ClearFacts?
“De afgelopen jaren ging het grootste deel van ons R&D-budget naar meer efficiëntie voor de accountant: de Booking Factory, AI … Het komende jaar zullen we ook focussen op de ondernemer en willen we grote stappen zetten in het beter linken van betalingen en facturen. Vandaag is de ondernemer voor een stuk afhankelijk van z’n accountant om te weten welke facturen betaald zijn, wat druk legt bij de accountant.
We willen die wegnemen en in ons portaal tonen: die factuur hoort bij die betaling. Volgend jaar gaan we dus veel tijd steken in betaalstaten, betaallijsten en het matchen van betalingen met facturen. Bij dat laatste moeten we nog kiezen: doen we dat met klassieke algoritmes of ontwikkelen we een AI-algoritme.”
“AI is heel goed in het omgaan met tekst, dat hebben we gezien met ChatGPT. Als accountant en ondernemer heb je een heleboel tekst: het digitaal archief, met alle facturen van de ondernemer. Een ondernemer kan het systeem dan vragen stellen: ‘Wanneer heb ik m’n iPhone gekocht en is die nog in garantie?’, ‘Moet ik een nieuwe laptop kopen?’ of ‘Geef me een overzicht van al m’n wagenkosten?’ Het antwoord is dan verrijkt met een advieslaag. Dat advies is complex en gevalspecifiek, daar zal de accountant zeker een rol spelen.”
“Een andere nieuwigheid komt dit jaar nog beschikbaar voor onze klanten. Automatisch inboeken van verkoopfacturen naar particulieren is behoorlijk complex. Op een B2B-factuur herkent onze tool de ontvanger aan het btw-nummer, maar een particulier heeft dat niet. Dus wordt de naam bekeken. Alleen: een naam kan verkeerd of anders gespeld zijn. Ons algoritme zal nu voorspellen dat het toch om dezelfde persoon gaat. Ook dat kun je zeer moeilijk in regels uitdrukken, maar een getraind AI-algoritme kan dat wel herkennen.”
“Op langere termijn maken we ons klaar voor e-facturatie. Je zou verwachten dat een UBL quasi altijd meteen juist is en correct ingeboekt kan worden, zonder werk voor de accountant. Onze data spreken dat tegen: momenteel heeft de accountant daar bijna evenveel werk aan. Er zijn immers grote kwaliteitsverschillen: als de UBL niet correct is opgemaakt, moeten wij systemen bouwen om de fouten eruit te halen. En het is niet omdat je perfect weet wat er op een factuur staat, dat je ook weet hoe die geboekt moet worden. Op den duur moet je zoveel parameters instellen, dat niemand dat nog wil doen. Wij maken onze tools zo configuratie-loos mogelijk en bouwen zelflerende systemen, omdat dat de efficiëntie ten goede komt. Dus kijken we naar de verbanden tussen de factuur en de boeking, en gaat ons systeem op basis daarvan steeds beter voorspellen hoe een factuur correct ingeboekt wordt.”
“Essentieel voor AI zijn de hoeveelheid en kwaliteit van je data. Met e-invoicing zal dat exploderen: we gaan op een berg golden data zitten, die zeker juist zijn. Er komen dus nog veel meer AI-toepassingen aan.”
Interview: Pieter-Jan Breyne
