“Ik raad iedereen aan om te kijken naar efficiëntiewinsten door samenwerking en digitalisering”

Mike Collier zet met Fiskcouncil+ al jaren in op sterk digitaal onderbouwde dienstverlening.
In België hebben we volgens Mike een weelde aan interessante tools die je als accountant toelaten om tijd- en efficiëntiewinsten te boeken voor zowel het kantoor als de klanten. Startende ondernemers helpt hij snel en gemakkelijk oprichten, door alle informatie in één efficiënte digitale workflow door te geven.
Hij vertelt ons hoe Fiskcouncil+ zich met de juiste software tools organiseert om klanten te bedienen. Dan hebben we het niet alleen over bekende accountancy toepassingen, maar ook over Microsoft, AI, API’s, kantoororganisatie en de snel evoluerende digitale assistenten. 

Als voorbeeld daarvan haalt Mike Instaclause aan, dat zijn team helpt om klanten snel juridische documenten op maat te leveren.

Het onvermijdelijke belang van de digitalisering

Mike Collier ziet de digitalisering niet alleen als een groeikans, maar ook als een noodzakelijkheid. “De accountant heeft een fantastisch waardevol beroep, al worden degenen die op papier werken met de dag schaarser.” Mike is ervan overtuigd dat de digitale trend zich de komende jaren verder doorzet. Er zijn signalen genoeg, zoals de e-invoicingverplichting waardoor boekingen steeds verder geautomatiseerd worden. Of de opkomst van Dexxter, Accountable en Cashaca waarmee eenmanszaken zelfstandiger aan de slag kunnen. Tegelijk beseft Mike dat de snelle digitalisering voor veel accountants een uitdaging is. “Je moet in deze sector constant evolueren en dus blijvend up-to-date zijn over de nieuwe mogelijkheden. Maar het is toch vooral een heel boeiende periode om accountant te zijn: ons beroep verandert en dankzij de digitalisering kunnen we efficiënter werken en ons dienstenaanbod uitbreiden. Zo kunnen we eindelijk de rol van bedrijfsadviseur opnemen.”

Mike kijkt graag rond om goed op te volgen hoe je het kantoor organiseert, tijdswinsten realiseert en extra waarde creëert voor de medewerkers en de klanten. Daarbij gaat veel aandacht naar efficiënte workflows tussen applicaties en partners, die de samenwerking tussen de accountant en zijn klant makkelijker maken. Als voorbeeld vertelt Mike ons hoe starters door een handige workflow gaan en snel hun btw-nummer, bankrekening, businessplan en oprichtingsakte verkrijgen. Hij heeft mee geïnvesteerd in een tool die dat mogelijk maakt en binnenkort live gaat. “Kijken naar de efficiëntiewinsten die te behalen zijn uit het koppelen van workflows. Daardoor spaar je tijd uit of kan je zaken doen aan een fractie van de kostprijs van voorheen. De kruisbestuiving tussen IT en accounting kan dus perfect werken.”

Tips van Mike bij je keuze over software

• Kijk naar efficiëntiewinsten waarmee je tijd kan uitsparen en vergelijk dat met de kostprijs van manuele handelingen. Zo weet je of het de investering waard is.
• Betrek je medewerkers en vraag hun mening. Als het voor hun ook een no brainer is, zit je meteen goed.
• Er zijn heel wat Belgische software partners die heel dicht bij hun klanten staan en snel mee evolueren. Instaclause is een goed voorbeeld waarmee Fiskcouncil+ meteen tijd en geld uitspaarde, en dat intussen is geëvolueerd tot een ware juridische assistent.
• Analyseer hoe je kantoor werkt en kijk of je zelf workflows kan digitaliseren met tools zoals bijvoorbeeld Zapier, Microsoft Copilot of ChatGPT.
• Kijk rond, praat met je collega’s of volg webinars zoals die van Sterk Digitaal en  AccountancyVandaag, waar we allemaal van elkaar leren.

De klanten van Fiskcouncil+ gaan graag mee in de digitale workflow. Zij leveren hun documenten aan via het online facturatiesysteem Billit, dat aangevuld wordt met digitale workflows van onder meer Counterpart om de communicatie met klanten vlot te stroomlijnen. Op de website plannen ze makkelijk een afspraak via Vectera die goed wordt voorbereid aan de hand van een vragenlijst. Klanten worden ook sterk geïnformeerd dankzij informatieve fiches of kunnen terecht op een uitgebreide sectie met veelgestelde vragen. Volgens Mike wordt 'kennis delen' de jobomschrijving van de accountant van de toekomst. “Op onze website staat dan ook deze quote van Benjamin Franklin: Tell me and I forget. Teach me and I remember. Involve me and I learn. Een volgende stap zou kunnen zijn om onze ondernemers een platform te geven waarmee ze ook van elkaar kunnen leren.”

Instaclause, een favoriet voorbeeld van professionalisering en tijdsbesparing 

Dat België een rijkdom aan software oplossingen telt, is een belangrijk voordeel. Mike pluist graag de websites uit om te leren wat de software kan en hoe die goed zou kunnen integreren met andere toepassingen binnen de kantoorwerking. Daardoor leert hij dikwijls aanbieders en hun team zelf ook goed kennen. “Die lokale verankering biedt zeker heel wat voordelen: naast de bereikbaarheid merk je dat onze Belgische software aanbieders heel leergierig zijn en dankzij een korte communicatielijn al snel inspelen op een stapsgewijze uitbreiding van de concrete behoeften van het accountantskantoor.”

Zo leerde Mike zes jaar geleden Instaclause kennen via oprichter Louis Volcke en ging het kantoor er meteen mee aan de slag. Vandaag is de applicatie voor het Fiskcouncil+ team uitgegroeid tot een onvervangbare juridische assistent die enorm veel tijd uitspaart. Als accountant moet je immers regelmatig legale documenten opstellen zoals oprichtingsaktes, contracten (huur, omzetting rekening-courant naar lening met vaste looptijd, verkoop aandelen, ...), verslaggeving (gewone en bijzondere algemene vergaderingen, belangenconflicten, interim-dividenden, ...), contacten met notarissen en andere. Zulke taken moeten juridisch correct gebeuren en vragen tegelijk veel tijd, rekening houdend met de specifieke situatie en gegevens van de klant. Met Instaclause werd het opstellen van juridische documenten een efficiënte extra service voor de klanten waarmee het kantoor centen en tijd wint. “Zoals het moet”, zegt Mike. “Vroeger gebruikten we eigen documenten waar je dan met find & replace zaken aanpaste, maar al snel iets vergat. Nu is Instaclause gekoppeld met FID-Manager en worden de namen, ondernemingsnummers, aandelenverhouding en andere informatie automatisch ingevuld en aangepast.”

Waar je voorheen heel wat moest aanrekenen voor knip- en plak aanpassingen zonder productief of zelfzeker te zijn, kan je met software zoals Instaclause je takenpakket nu makkelijk uitbreiden. Basiskennis volstaat om aan de hand van een vragenlijst heel professionele juridische documenten op te stellen. Mike vertelt ons dat voorheen vaak moeilijke vragen nu vervangen zijn door een veelheid aan documenten en diensten die Fiskcouncil+ bijkomend aanbiedt aan haar klanten. “We hebben als het ware onze in-huis juridische specialist in dienst, zonder dat die op de loonlijst staat. En die hebben we al vele malen terugverdiend.”

Die sterke win-win komt er niet zomaar. Veel heeft te maken met de sterke communicatie tussen de klanten en de software aanbieder. Instaclause luistert heel goed naar haar klanten en onderzoekt proactief hoe ze hun applicatie en het aantal juridische documenten steeds verder kunnen uitbreiden en verbeteren. Dankzij een recente update kunnen de klanten nu zelf een aantal vragen vooraf invullen die je als accountant dus niet meer hoeft te stellen. Het zijn zulke workflows waarin handig wordt samengewerkt, waardoor je tijd uitspaart en fouten vermijdt.

De voordelen van juridische in-huis assistent Instaclause, volgens Mike 

• Vroeger kreeg je ad hoc vragen waar je telkens een prijs moest voor bedenken gebaseerd op manueel en tijdrovend werk. Nu hebben we toegang tot een steeds uitgebreider arsenaal aan juridische documenten en templates die up-to-date zijn met de juiste termen en benamingen volgens het wetboek.
• Instaclause houdt rekening met de document vereisten en genereert bijvoorbeeld samen met verslaggeving en formulieren meteen ook de nodige certificaten, zodat je fouten of terugkerende documenten vermijdt. Je opgestelde bundel wordt makkelijk getekend met een digitale handtekening van bijvoorbeeld Penneo.
• Het gaat om een steeds groeiend arsenaal van documenten, intussen een 20 tal waaronder opdrachtbrieven, contracten, huurovereenkomsten, aandeelhoudersovereenkomsten, managementovereenkomsten, oprichtingsaktes voor commv’s, vof’s en vzw’s, verslagen, aanpassingen van statuten, up-to-date facturatievoorwaarden etc…
• Bij heel wat flows krijg je een bundel van meerdere documenten. Zo ontvang je bij de flow van de gewone algemene vergadering niet enkel het verslag van de algemene vergadering, maar ook meteen en in dezelfde beweging het verslag van het bestuursorgaan, het verslag van de alarmbelprocedure, publicatieformulieren, certificaten en verklaringen (beroepsbeoefenaar, bestuursverboden, ...).
• Als accountant kan je voldoen aan heel wat juridische klantenvragen die je dankzij de productiviteitswinst aan een concurrentiële prijs kan aanbieden. 

Dit is Belgisch

Mike vindt dat we trots mogen zijn op onze Belgische accountancy software en gaat er prat op om enkel met Belgische spelers te werken als die er zijn.
Op internationale events zoals Accountex in Londen merkt hij dat we hier op vlak van automatisering en integraties een heel goed werkend ecosysteem hebben. En dat is volgens Mike geen toeval. “Onze Belgische ontwikkelaars gaan graag in dialoog met ons, accountants, en staan open voor onze visie. Hoe meer samenwerking er is tussen de software partners en de tech-accountants, hoe Belgischer getint onze tools zullen zijn”. Mike is al jaren een graag geziene testgebruiker, niet enkel van Instaclause, maar van heel wat toepassingen. Op de zes jaar tijd, sinds Fiskcouncil+ Instaclause is beginnen gebruiken, heeft de applicatie een hele evolutie gekend. Door dicht bij de klant te staan, spelen Instaclause en andere accountancy applicaties heel sterk in op de vragen die leven bij hun gebruikers. Op die manier is de toegevoegde waarde voor de boekhouders ook waardevol. Een mooie win-win dus.

Mike Collier: ‘Wij accountants moeten ons kwetsbaarder durven tonen.’

Het is niet al goud wat blinkt, dat is zowat de conclusie van een openhartig gesprek met accountant Mike Collier (38), bestuurder van het negenkoppige boekhoudkantoor Fiskcouncil. Ja, hij houdt van zijn ‘stiel’, en ja, als je hard werkt, kun je een mooie boterham verdienen. Maar er hangt een prijskaartje aan vast, eentje dat nog al te vaak in de taboesfeer zit: accountants lopen bij bosjes op hun tandvlees.

Er wordt zelden over gesproken onder accountants, maar depressie en burn-out liggen alom op de loer. Veel heeft te maken met de lage instroom van nieuw boekhoudbloed, waardoor zowat elke boekhouder permanent overwerkt en overbevraagd is. Maar Mike steekt de hand ook in eigen boezem: ‘Onder collega’s wisselen we wél tips uit over heel concrete, fiscale vraagstukken, maar openhartige gesprekken over de werkdruk en de impact op ons gezinsleven, die gaan we liefst uit de weg.’ Het siert Mike dat hij zich kwetsbaar opstelt en dat hete hangijzer openlijk durft aankaart. ‘We moesten dat meer doen onder elkaar, onze kwetsbaarheid delen’, zegt hij daarover, ‘want we botsen massaal tegen onze limieten aan.’

Eerst even beginnen bij het begin. Jij hebt je eigen accountancykantoor, maar je kwam met een omweg terecht in de sector.

Mike: ‘Dat klopt. In de humaniora koos ik wel voor Economie-Wiskunde, maar ik deed ook topsport op hoog niveau. Dat laatste deed mij kiezen voor de opleiding kinesitherapie aan de universiteit. Na twee jaar besefte ik dat mijn pad niet daar lag, waarop ik de lerarenopleiding begen en voltooide. Tegen de tijd dat ik dát diploma op zak had, dacht ik: is dit het nu? Voor de rest van mijn leven voor de klas staan, met als enige promotiemogelijkheid een gooi doen naar een directeurschap? Ik voelde het gewoon niet. Ik had meer ambitie dan dat. En dus koos ik alsnog voor accountancy. Ik ben gek op wat ik doe. Maar ’t is hard labeur en je moet er best wel wat opofferingen voor overhebben. Mentaal is het vaak heftig. En ja, ik wil dat bespreekbaar maken. Dat heeft wellicht te maken met mijn eigen geschiedenis.’

Je eigen geschiedenis? Verklaar je nader.

Mike: ‘De combinatie van topsport en universiteit zette destijds heel veel druk op mij. Ik was ook nog eens een ongelofelijke perfectionist. Ik wilde onder geen beding falen. Ik was amper 21 toen ik mentaal tegen een hoge muur aanliep en in een zware depressie belandde.

Dat was een harde les. Ik geef toe dat mentaal welzijn – iets waar in onze beroepsgroep nauwelijks over gesproken wordt – een stokpaardje is. Al besef ik ook dat de ene mens gevoeliger of vatbaarder is dan de andere. Dat neemt niet weg dat ik op senior niveau heel wat mensen in accountancy de man met de hamer zie tegenkomen, zeker in de kleinere kantoren.’

Waaraan ligt dat volgens jou?

Mike: ‘Tja. Ze kloppen vaak 80 tot 90 werkuren per week, ook ’s avonds en in het weekend. Ze zijn voortdurend beschikbaar voor hun klanten, maar zien bij wijze van spreken hun eigen kinderen nauwelijks opgroeien. Ik ken het maar al te goed. De drive om er te zijn voor klanten aan de ene kant, maar ook de wil en het verlangen, de oprechte nood om thuis aanwezig te zijn. Alleen zijn er maar 24 uur in een dag. Dus ja, ik heb verjaardagsfeestjes van mijn kinderen gemist. Omdat het soms gewoon niet anders kon.’

Wij hebben het hier vaak over digitalisering. Is dat geen stuk van de oplossing?

Mike: ‘Ja en neen. Heel wat aspecten van onze job lopen vlotter, zeker als het over de aanlevering en verwerking van boekhoudkundige stukken gaat. Maar ondanks al die tools en technische snufjes blijven er heel pittige piekperioden. Het einde van elk kwartaal, de jaarafsluitingen, de vennootschapsaangifte, de aangifte van de personenbelastingen… Dat verloopt allemaal soepeler dankzij automatisering. Tegelijk zijn er dus recurrent momenten dat je gewoon erg veel volume moet verwerken, digitalisering of niet.

Bovendien – en dat wordt vaak onderschat – ben ik net als andere bestuurders niet alleen in de weer met dossiers van klanten, maar heb ik ook een team te leiden, ben ik bezig met planning en een stukje met HR, terwijl ik daar helemaal niet voor toegerust ben. Dat zit ook niet in onze opleiding. Overigens zal ik de eerste zijn om toe te geven dat we een stuk van de druk over onszelf hebben afgeroepen.’

Hoe bedoel je?

Mike: ‘Ik had, zeker toen ik nog een eenmanszaak was, de neiging om klanten meteen te willen antwoorden. Via mail, via sms, via whatsapp: ik sprong meteen. Je zou kunnen zeggen dat je zelf je klanten slecht opvoedt. Je creëert een verwachtingspatroon dat je maar moeilijk gekeerd krijgt. Daar komt bij dat we de tijdswinst die we scoren dankzij de digitalisering vaak aanwenden om extra klanten te recruteren. In plaats van meer rust te creëren voor onszelf en onze medewerkers.’

Wat is de oplossing volgens jou?

Mike: ‘Ik denk dat we zelf duidelijker moeten zijn. Wat kan en mag een klant van jou verwachten en waar trek je de grens? Wanneer zeg je: hier stopt het voor vandaag? En ook: tot hoever wil je groeien? Wanneer durf je zeggen: dit zijn klanten genoeg, het blok erop. Of waarom ben je bang om je prijzen te verhogen? Natuurlijk zal een percentage van je klanten dan afhaken. Maar de meesten begrijpen heus wel dat tarieven evolueren, zeker nu onze adviserende rol alleen maar toeneemt. Je zal dus niet minder omzet draaien door de mensen die vertrekken. Je zal wél meer tijden hebben om de dossiers van de blijvers met minder stress en druk te verwerken.’

De positieve keerzijde van de medaille zou kunnen zijn dat de meeste accountants een zaak opbouwen met een goede klantenportefeuille en die ook te gelde kunnen maken als ze de boel willen verkopen.

Mike: ‘Daar heb je een punt. Ik zie het meer en meer collega’s van 50+ ook doen. Ze laten hun kantoor over en vullen de tijd tot aan hun pensioen met een rustiger job in loondienst. Maar meestal omdat ze gewoon óp zijn. Je kunt je dus afvragen hoe positief die keuze voor een verkoop van hun zaak dan is.’

Welke concrete tip wil jij meegeven aan je collega’s?

Mike: ‘Ik heb er een paar. Ik denk dat we de komende jaren – net omdat we sterk evolueren aan een bredere adviesrol – ook andere dan boekhoudprofielen moeten aantrekken. Mensen die zich bezighouden met HR-management, bijvoorbeeld. Met interne processen ook. Daarnaast pleit ik sterk voor onderlinge ondersteuning die het puur praktisch-theoretische van ons beroep overstijgt. Noem het meer lotgenotencontact waarin kwetsbaarheid bespreekbaar is en we elkaar bijstaan met raad en daad op dát vlak. Nu zien we elkaar nog teveel als concurrenten die elkaars klanten kunnen of willen afsnoepen. Dat is onzin natuurlijk. Iedereen verzuipt nu al in het werk. En tot slot vind ik ook dat we iets moeten doen aan de perceptie die de meeste mensen hebben over accountants. Daar ligt ook een rol voor de overheid.’

En die perceptie is?

Mike: ‘De typische clichés: dat we droogstoppels zijn, cijfernerds. Het maakt onze sector er niet aantrekkelijker op, terwijl we echt een instroom aan nieuwe krachten nodig hebben. Broodnodig. Mensen beseffen niet hoe belangrijk we zijn voor de economie. Als alle accountans morgen voor een maand het werk neerleggen, draait die economie in sneltempo in de soep. Het is hoog tijd voor een mentaliteitswijziging. Bij onszelf, maar ook daarbuiten in de samenleving.’

Bedankt Mike voor je ongemeen openhartig verhaal, dat ongetwijfeld veel weerklank zal vinden.

OPROEP DOOR ACCOUNTANCYVANDAAG

Ervaar jij net als Mike enorm veel stress en werkdruk? Merk je dat dit impact heeft op je slaapkwaliteit of levensvreugde?

Neem deel aan deze enquête en help ons dit onderwerp aan het licht te brengen. En samen naar structurele, langdurige oplossingen te zoeken.