Douwtje Vanhorebeek: ‘Inzetten op digitalisering leverde ons dubbel zoveel klanten op’

Douwtje Vanhorebeek mocht in 2006 haar boekhoudersdiploma op zak steken en ging daarna prompt aan de slag bij een groot accountancykantoor. Dat verruilde ze in 2009 voor een kleiner kantoor dat ze in 2016 overnam. Van digitalisatie was toen nog geen sprake, integendeel. Maar daar bracht Douwtje snel verandering in. Met resultaat: in enkele jaren tijd verdubbelde ze haar klantenportefeuille!

Toen Douwtjes ‘patron’ in 2016 op rust wilde gaan, nam zij onder een nieuwe vlag – Dovacc – al diens klanten over. Analoog werken leek haar niet meer bij de tijd en dus zette ze ook prompt een digitaliseringsoperatie in. Met succes. "Het aantal medewerkers is hetzelfde gebleven’, zegt ze daarover, ‘maar dankzij de invoering van een aantal belangrijke tools zagen we ons klantenbestand groeien van 74 naar 141 vennootschappen. Dat is zo goed als een verdubbeling."

Hoe ziet jullie team eruit?

Douwtje: "Ik run het kantoor volledig zelf en word daarin bijgestaan door mijn man die ook partner is. Daarnaast hebben we nog drie medewerkers: twee dossierbeheerders en iemand die zich vooral richt op de administratie. Mijn man is hoofdzakelijk bezig met het digitale luik van onze werkzaamheden. Ik zit meer met mijn neus in de boekhoudkundige dossiers."

Wat is het profiel van jullie klanten?

Douwtje: "Het is niet zo dat we op deze of gene sector focussen. We zitten in Haspengauw en werken voor een divers klantenbestand. Dat gaat van fruitboeren en horecazaken over bouwbedrijven tot garages. Bij nieuwe klanten bekijken we geval per geval of we de beste partner zijn en wat er nodig is om die specifieke klant te bedienen. Als het nodig is, schaffen we een extra tool aan. Ik sluit trouwens niet uit dat we in de toekomst ook nog extra medewerkers aanwerven, maar dat is vooralsnog niet nodig."

Je gaf aan dat er geen enkele vorm van digitalisering was toen jij het kantoor van je vroegere baas overnam. Hoe begin je aan zo’n moderniseringsproces?

Douwtje: "Je moet weten dat er helemaal niets was in 2016. Er werden zelfs geen documenten gescand. We hebben toen allereerst ingezet op kantoorbeheersoftware voor tijdregistratie. Aansluitend zijn we al snel gestart met Silverfin. Eerst voor de afsluitingen en in 2018 ook voor de vennootschapsbelasting en de jaarrekeningen. Sindsdien zijn we meer en meer tools gaan integreren. Denk aan Bizzcontrol, Clearfacts en Winauditor voor eenmanszaken. Voor bankuitreksels gebruiken we CodaBox. En dan is er nog Bothive, dat we vooral gebruiken voor de personenbelasting."

Wat heeft die omschakeling naar digitaal werken betekend voor jou en jouw kantoor?

Douwtje: "Heel veel! Ik heb zelf jaren afsluitingen gedaan, maar destijds gebeurde dat allemaal in Excel. De verslagen werden opgemaakt in Word. Heel omslachtig allemaal. Dat móest gewoon veranderen. Die digitalisering en met name het inzetten op Silverfin heeft sterk gerendeerd. Het aantal vennootschappen dat we bedienen groeide zienderogen. Van 74 naar 110 om vandaag af te tikken op 141. Dat doen we allemaal met hetzelfde aantal medewerkers als in 2016. Met andere woorden: we verzetten dubbel zoveel werk met een gelijk aantal mensen. Dat zegt genoeg."

Is die transitie vlot verlopen?

Douwtje: "Kijk, in het begin moet je natuurlijk tijd investeren om die technologie op maat van je kantoor te organiseren. In dat eerste jaar moet je ook door een aantal kinderziektes, maar ik moet zeggen dat Silverfin die allemaal snel verholpen heeft. En eens je dat opstartproces achter de rug hebt, boek je massa’s tijdwinst en efficiëntie. Ik kan het iedereen aanbevelen. We zouden die tool vandaag niet meer kunnen missen."

Wat als je morgen geen Silverfin meer zou hebben?

Douwtje: "Eerlijk? Dan zouden we gemiddeld een halve tot een hele dag langer aan elk individueel dossier werken. Voor mij is het duidelijk: het is een investering die zichzelf dubbel en dik terugbetaalt. Want ja: het kost wat. Maar de meerwaarde is onmiskenbaar en zeer pertinent." 

We horen dat boekhoudkantoren almaar meer focussen op dienstverlening. Is dat ook zo bij Dovacc?

Douwtje: "Wij zijn een relatief klein kantoor onder de kerktoren, bij wijze van spreken. We spelen niet in de divisie van de Big 4. Maar het klopt dat die vraag naar dienstverlening ook bij ons opvallend is toegenomen. Mensen verwachten dat je hen bijstaat en hen bijvoorbeeld advies geeft over betrouwbare investeringen. Het is iets waar we net dankzij de digitalisering veel meer aandacht en zorg kunnen aan besteden. En we merken dat onze klanten dat wel belangrijk vinden."

Heb je een gouden raad voor kantoren die nog niet helemaal overtuigd zijn van meer digitalisering?

Douwtje: "Goh, vooral dit: test tools, vraag demo’s aan. Het kost je niets, maar je krijgt zo wel heel snel een goed beeld van de waarde van die tools. Ze verlichten het pure boekhoudkundige werk, waardoor er tijd ontstaat die je kan investeren in je klantenrelaties én in advies en service. En geloof me, dat vinden klanten heel fijn en belangrijk."

Zelf ook aan de slag met Silverfin? Vraag hier je demo aan.