Digitalisering is geen toekomstmuziek meer. Het is de realiteit van morgen. Toch ligt een groot deel van de Belgische kmo’s er nog veel te weinig – of zelfs niet – wakker van, zeker als het gaat over e-invoicing. We spraken met Paul Roevens, adviseur digitalisering bij Unizo, en Kris Mues, manager sales & business development bij Wolters Kluwer, over de voordelen van Peppol, de essentiële rol van de overheid en de nood aan een drastische versnelling in de adoptie van digitale facturatie. Benieuwd waarom je nú zou moeten starten met e-invoicing? Je ontdekt er alles over in dit interview.
Te veel focus op de verplichting, te weinig op de voordelen
Volgens Paul Roevens ligt er een overdreven nadruk op e-invoicing als verplichting. En wordt er te weinig gekeken naar de voordelen. “E-invoicing kan namelijk een enorme efficiëntiewinst voor kmo’s betekenen,” stelt hij. “We moeten e-invoicing praktisch, tastbaar en licht verteerbaar maken. Op die manier gaan ondernemers de e-facturatie bekijken vanuit de meerwaarde, niet vanuit de regelgeving. En wordt het plots een positief verhaal.” Gevraagd naar de voordelen, antwoordt Paul het volgende:
- Een verhoogde veiligheid
“E-invoicing via Peppol biedt een veilig en gestandaardiseerd systeem dat facturatie eenvoudiger en efficiënter maakt. Bovendien creëert het meer transparantie.”
- Een sterkere automatisering
“Automatisering is geen doel op zich, maar het heeft wél heel wat voordelen. E-invoicing genereert tijdwinst, zodat kmo’s zich volop kunnen focussen op hun kernactiviteiten.”
- Een verbeterde cashflow
“E-invoicing zorgt ervoor dat facturen sneller verwerkt worden en betalingen sneller doorkomen. Deze vorm van real-time inzichten is echt een enorme meerwaarde.”
- Een hechtere internationalisering
“Ondernemers weten dankzij e-invoicing te allen tijde met welke partij ze facturen uitwisselen. Ze kunnen simpelweg alle credentials opzoeken, super transparant.”
Kris Mues knikt en beaamt de voordelen die Paul aanhaalt. Een nuance: “E-invoicing is nog niet verplicht in alle landen, maar het staat nu al als een paal boven water dat het een enorme efficiëntieslag zal betekenen. Meer automatisering, meer efficiëntie, meer inzichten, meer controle: e-invoicing is dan wel een verplichting, maar dan wel eentje met een enorm positieve impact op elke onderneming.”
“De transitie naar e-invoicing biedt voor bedrijven het uitgelezen moment om het volledige financiële proces onder de loep te nemen en te gaan optimaliseren.”
De adoptiegraad van e-invoicing is nog véél te laag
Ondanks de vele voordelen van e-invoicing blijft de adoptiegraad, ondanks een lichte stijging, bedroevend laag. Vanuit zijn ervaring bij Wolters Kluwer merkt Kris Mues bij heel wat bedrijven, maar ook bij accountants of tax advisors, “een totaal gebrek aan sense of urgency” op. “Het is echt verbazingwekkend hoeveel bedrijven hun facturen nog in Word maken. We moeten écht voldoende aandacht besteden aan de bedrijven, vaak kleine kmo’s, die nog aan het prille begin staan van hun digitalisering.”
Paul Roevens wijst op de Peppol-statistieken: “Bepaalde sectoren lopen voor, zoals de logistiek of de zorg, maar van de 1,2 miljoen bedrijven in België die zich moeten registreren, hebben er slechts 243.000 zich momenteel op het Peppol-netwerk aangesloten (op 28/03/2025, nvdr). Bovendien weten we zelfs niet eens of ze het netwerk effectief gebruiken.” Paul kijkt dan ook met argusogen naar de adoptiegraad: “De adoptiegraad moet écht omhoog als we de deadline van 1 januari 2026 willen halen. En snel.”
Wanneer zal de overheid haar rol opnemen?
De overheid moet volgens beide experts dringend in actie schieten en meer inspanningen leveren. Paul Roevens verduidelijkt: “De overheid was de pionier bij de start van B2G-facturatie. Zij hebben dit systeem in het leven geroepen, maar moeten nu een stap verder gaan om de implementatie te bevorderen. Er moeten meer grootschalige bewustwordingscampagnes komen. De intentie is er om een campagne in april te lanceren, maar eigenlijk is dat veel te laat. Dit had al maanden eerder moeten gebeuren.”
Ook Kris vindt dat alle betrokken partijen een belangrijke rol moeten spelen, maar ziet ook een belangrijke rol weggelegd voor softwareleveranciers. “Bij Wolters Kluwer maken we tax advisors, accountants en kmo’s bewust via e-learnings, blogs en zelfs livesessies. Vaak ontdekken ondernemers pas de mogelijkheden als we hen erop wijzen. We zetten ook in op radio- en digitale campagnes, maar verwachten meer van de overheid. Zij hebben veel meer slagkracht.”
“Behalve overheden en softwareleveranciers, moeten accountants zich echt gaan positioneren als transformation agents. Hun rol is cruciaal in de transitie naar e-invoicing.”
Een hoge drempel voor e-invoicing bestaat niet
“Change management is altijd moeilijk,” erkent Paul Roevens, “maar eigenlijk is de drempel om over te schakelen naar e-invoicing veel minder hoog dan sommige bedrijven denken.” Hij ontkracht ook het bezwaar van een hoge kostprijs: “De kostprijs is een veelgehoord bezwaar of tegenargument, maar daar ga ik eigenlijk niet in mee. Er zijn subsidies, de kmo-portefeuille biedt ondersteuning, het is fiscaal voordelig. Als je het grote plaatje bekijkt, wegen de kosten ruimschoots op tegen de eventuele nadelen.”
Ook Kris is van mening dat e-invoicing voor niemand een drempel zou moeten zijn, maar ziet wel een groot verschil tussen de grote en kleine kmo’s: “Grote kmo’s, zeker die met meerdere afdelingen, zijn in zekere mate bezig met e-invoicing. Maar de kleine zelfstandigen hinken echt achterop. Accountants moeten hier proactief op inspelen om ook die groep mee te nemen in het verhaal van e-invoicing. Ik zeg het: niemand staat er alleen voor. Er is heel veel begeleiding mogelijk om van A naar B te geraken, iets waar we bij Wolters Kluwer hard op inzetten.”
1 januari 2026: rooskleurig of somber?
1 januari 2026 nadert met rasse schreden. Heel veel stappen moeten nog steeds gezet worden. Paul begrijpt dit en kijkt naar een erg grote ‘late majority’-groep die dreigt uit de boot te vallen als er niet heel snel verandering komt: “We hebben nog maar negen maanden. Welk bedrijf kan en wil zich nog aanpassen? Wie krijgt de transitie tijdig rond? En wanneer zien we eindelijk een aanzienlijke stijging in de adoptiegraad? Met Unizo blijven we daarom inzetten op kennisdeling en bewustwording. Het is nodig.”
Kris Mues onderstreept de nood aan actie. “E-invoicing is onvermijdelijk. Hoe je het ook draait of keert: de transitie naar e-facturatie zal plaatsvinden – en dat is eigenlijk 100% ten voordele van jou. Bij Wolters Kluwer sturen we daarom zowel accountants als ondernemers in de juiste richting. We bieden oplossingen aan voor iedereen, van accountants tot eenmanszaken of grotere ondernemingen, in de hoop om de implementatie te versnellen. Iedereen weet dat dit eraan komt. Nu moeten we het gewoon beginnen doen. Liever vandaag dan morgen.”
Foto: Kris Mues (Wolters Kluwer), rechts met Paul Roevens (Unizo)
