Dossiers overzetten naar een nieuw boekhoudpakket is voor veel accountants hét moment waarop de energie even weglekt. Historische import is zo’n klus die je liever uitstelt tot “na de drukte”… alleen komt dat moment zelden.
Goed nieuws: bij Yuki doen we er alles aan om die historische import zo soepel mogelijk te maken. Met importtools die je voorbereidend werk versnellen én met AI die een groot deel van het meest tijdrovende stuk – het koppelen van grootboekrekeningen – automatiseert.
Waarom historische import zo’n pijnpunt is
Historische import klinkt technisch, en dat ís het ook: je doorloopt een proces in meerdere stappen waarbij je transacties, klanten, leveranciers en vaste activa correct wil meenemen naar je nieuwe omgeving. Jouw historische cijfers kan je dan gemakkelijk importeren, zodat je in je eerste boekjaar binnen Yuki vergelijkende cijfers hebt. Dat vraagt voorbereiding, structuur én… tijd.
En precies daar wringt het: bij een overstap heb je meestal al genoeg aan je hoofd. Je wil snel live, zonder gedoe, zonder “waarom klopt dit saldo niet?”-momenten, en liefst zonder uren handmatig matchen in je boekhoudsoftware.
Slimme checks voor een vliegende start
De historische import in Yuki is opgebouwd als een duidelijke wizard met 9 stappen. Het principe is simpel: je downloadt de historische gegevens uit je huidige software, plaatst deze in het Yuki-sjabloon en doorloopt de stappen. Zo landt alle data – van transacties en openstaande posten tot de volledige activastaat -– direct op de juiste plek. Het resultaat? Een zuivere beginbalans en volledige dossiers vanaf dag één.
Yuki zou Yuki niet zijn als we dit proces voor veelvoorkomende pakketten niet nóg verder hadden versneld. Voor software zoals o.a. ExactOnline hebben we specifieke importtools ontwikkeld. Hiermee sla je handmatige handelingen over: de tool herkent de structuur van je export en zet deze direct om naar het juiste formaat voor Yuki. Geen technisch uitzoekwerk, maar een gestroomlijnde transitie zodat jij direct de diepte in kunt met je administratie.
Historische import is zo’n klus die iedereen een beetje doet zuchten. Daarom hebben we er alles aan gedaan om het proces zo vlot en ‘begeleid’ mogelijk te maken. Stéphane Colfs, Trainer bij Yuki
Wat met het koppelen van grootboekrekeningen?
Vraag een accountant wat het meest “meh” is aan een overstap, en je komt vaak uit bij dezelfde stap: grootboekrekeningen koppelen. Het is precies werk en je wil gewoon geen fouten maken.
Yuki’s Team Finnovation dook in die frustratie en stelde een eenvoudige vraag: waar verliezen gebruikers het meeste tijd? Het antwoord was duidelijk – en dus ontwikkelden ze AI-gedreven software die grootboekrekeningen uit je vorige software automatisch matcht met Yuki.
90% automatisch gekoppeld – en het model leert gewoon verder
In plaats van veel tijd kwijt te zijn aan het handmatig koppelen van grootboekrekeningen, doet Yuki nu het zware werk: meer dan 90% van de rekeningen wordt automatisch gekoppeld aan de corresponderende rekening in Yuki. En de resterende 10% staat bijna altijd in de top 3 van aanbevelingen.
Een taak die een kwartier tot een half uur kon duren, is nu binnen seconden klaar. Nog leuker: Het model leert continu, en verbetert zichzelf met elke nieuwe historische import!
Overstappen is teamwork
Historische import is vaak geen “losse actie”, maar een stap in een grotere onboarding. Daarom is er ook support en begeleiding: via training en via het netwerk rond onboarding en customer success.
Kort gezegd: ja, import blijft werk. Maar je hoeft het niet zwaarder te maken dan nodig. Met de juiste tools, duidelijke stappen en slimme AI wordt “dossiers overzetten” eindelijk iets dat je kunt plannen – in plaats van vrezen.
