Hoe pakt een toonaangevend accountantskantoor als Foederer het digitaliseringsproces binnen haar organisatie aan? Die aanpak gaat al meer dan twintig jaar hand in hand met Admisol. Wouter Vandijck, vennoot bij Foederer, en Adriaan Conickx, Business unit manager bij Admisol, kijken intussen vooral vooruit: naar automatische verwerking, slimmer gebruik van Peppol-data en AI. Tegelijk blijft één element volgens hen onvervangbaar: de accountant die als vakspecialist cijfers in de juiste context kan plaatsen.
Van online boekhouden naar geïntegreerde werkomgeving
Foederer telt ongeveer honderd medewerkers, verspreid over drie Limburgse vestigingen. Het kantoor begeleidt zowel kleine zelfstandigen als grotere ondernemingen en groepen, en combineert financiële en fiscale dienstverlening met onder meer successie- en vermogensplanning, advies en audit.
Voor Wouter Vandijck, vennoot en verantwoordelijk voor het kantoor in Bree en het IT-beleid op groepsniveau, is digitalisering al lang geen nieuw verhaal meer. Als programmeur-analist van opleiding zag hij de accountancysector stap voor stap veranderen.
“Wij werken al sinds het midden van de jaren 2000 met Admisol”, vertelt hij. “Wat ons toen vooral aansprak, was dat het systeem al volledig online beschikbaar was. Op een moment dat veel boekhoudpakketten nog lokaal draaiden, konden klanten en accountants hier al in dezelfde omgeving samenwerken.”
“Dankzij die online aanpak konden klanten zelf documenten verwerken, terwijl onze kantoormedewerkers meekeken en waar nodig bijstuurden. Bankkoppelingen, documentherkenning en digitale documentverwerking sloten daar logisch bij aan.”
Minder papier, minder opvolging
De digitalisering heeft volgens Wouter vooral veel repetitief werk uit de dagelijkse praktijk gehaald. “Waar onze medewerkers vroeger documenten bij klanten moesten opvragen, facturen moesten scannen en ontbrekende stukken opvolgen, komen gegevens vandaag rechtstreeks digitaal binnen. De opkomst van Peppol sluit daar mooi bij aan, want onze klanten waren al gewend om documenten digitaal aan te leveren. Daardoor was de overstap naar Peppol veel minder ingrijpend. In feite viel vooral het scanproces weg.”
De elektronische factuur brengt bovendien meer informatie mee dan alleen een bedrag en een leverancier. “Die gestructureerde data bieden kansen voor verdere automatisering”, aldus Wouter. “Tegelijk blijft de internationale context een aandachtspunt. Niet alle Europese landen evolueren even snel naar dezelfde standaarden, wat voor een kantoor in een grensregio extra complexiteit kan veroorzaken.”
Eén platform zorgt voor meer uniformiteit
Digitalisering gaat echter niet alleen over technologie. Ook de manier waarop een kantoor georganiseerd is, bepaalt hoeveel rendement het uit die technologie haalt.
In Bree koos Foederer er bewust voor om alle klanten op Admisol te laten werken. Dat levert volgens Wouter Vandijck verschillende voordelen op: “Medewerkers hoeven minder verschillende systemen te kennen, opleidingen worden eenvoudiger en dossiers zijn gemakkelijker overdraagbaar bij afwezigheden. Vroeger werkten we met acht verschillende boekhoudpakketten. Dat aantal hebben we sterk kunnen terugbrengen. Eén platform voor een groot deel van de dossiers maakt de organisatie gewoon efficiënter.”
Admisol en AdminPulse behoren intussen tot de dagelijkse werkomgeving van de medewerkers. Waar AdminPulse onder meer voor tijdregistratie wordt gebruikt, blijft Admisol voor veel medewerkers gedurende de volledige werkdag geopend.
Software ontwikkelen vanuit de praktijk
De samenwerking met Admisol gaat verder dan het gebruik van software. Volgens Adriaan Conickx is er sprake van een wisselwerking waarbij de praktijk rechtstreeks input levert voor de verdere ontwikkeling.
“Foederer geeft ons waardevolle feedback over functies die het werk van accountants eenvoudiger kunnen maken. Die input nemen we mee in de ontwikkeling. Het gaat vaak om heel concrete zaken waarvan je pas merkt hoe waardevol ze zijn wanneer je ze dagelijks gebruikt.
Denk bijvoorbeeld aan handige shortcuts voor veelvoorkomende acties of het geautomatiseerd voorstellen van vaste boekingspatronen. Zulke slimme details beperken dagelijks heel wat repetitieve handelingen. Op die manier vertrekken we als softwareontwikkelaar vanuit de dagelijkse praktijk en niet vanuit technologie om de technologie.”
AI schuift op naar de voorgrond
De volgende grote stap is uiteraard artificiële intelligentie. Zowel Wouter Vandijck als Adriaan Conickx zien vooral veel potentieel in financiële analyse. “Waar accountants vroeger gegevens naar Excel exporteerden en daar zelf analyses en formules op loslieten, kunnen AI-toepassingen steeds meer automatisch inzichten genereren”, bevestigt Adriaan.
“Ik denk hierbij aan het analyseren van balansen en jaarrekeningen, het signaleren van trends en bedreigingen, het vergelijken van historische ratio’s of het benchmarken van ondernemingen tegenover sectorgenoten.”
Binnen Foederer bestaan daarom innovatie-werkgroepen, waaronder een specifieke AI-werkgroep. Wouter Vandijck: “Die werkgroep volgt de markt en onderzoekt welke toepassingen daadwerkelijk bruikbaar zijn. Zelf technologie ontwikkelen is daarbij niet noodzakelijk het uitgangspunt. Als een betrouwbare oplossing al bestaat, ligt het meer voor de hand om die te integreren.”
De financiële motor blijft centraal
Ook de architectuur rond de boekhouding verandert. Admisol vormt binnen Foederer de financiële basis van de gegevensstroom. Vanuit het systeem worden gegevens bijvoorbeeld doorgestuurd naar Silverfin voor rapportering. Daarnaast bekijkt het kantoor mogelijkheden met gespecialiseerde analyse- en AI-tools.
“Wij willen vooral sterk blijven in onze kernfunctie en tegelijk connecteren met gespecialiseerde toepassingen”, legt Conickx uit.
“De boekhoudsoftware blijft de centrale motor, terwijl andere oplossingen daarop kunnen aansluiten voor pre-accounting, post-accounting, rapportering, managementinformatie of AI-analyse.”
Dat model moet volgens hem vermijden dat één systeem alles moet kunnen. “Connectiviteit wordt minstens even belangrijk als functionaliteit.”
Minder boeken, meer adviseren
Wouter Vandijck verwacht dat aankoopfacturen en andere financiële gegevens binnen enkele jaren grotendeels automatisch verwerkt kunnen worden. “Naarmate systemen meer dossierkennis opbouwen, kunnen ze rekening houden met historische boekingen, terugkerende transacties, herkenningsregels en de specifieke structuur van een onderneming.”
Dat betekent echter niet dat de accountant overbodig wordt. Integendeel. “Het repetitieve werk zal verder verdwijnen, maar de menselijke rol wordt daardoor net belangrijker. Als accountant en vertrouwenspersoon blijven we nodig voor interpretatie, fiscale en juridische afwegingen, successie- en vermogensplanning en het bespreken van bedrijfsstructuren. En vooral: voor het gesprek met de ondernemer.”
AI vraagt ook nieuwe competenties
Die ontwikkeling stelt tegelijk nieuwe eisen aan accountants. Medewerkers moeten niet alleen met AI-tools kunnen werken, maar ook begrijpen welke gegevens ze invoeren, wat met die informatie gebeurt en hoe betrouwbaar de output is.
“Dat is des te belangrijker omdat ook onze klanten AI gebruiken om hun jaarrekening of balans te analyseren”, geeft Wouter aan. “Wanneer zo’n analyse afwijkt van de conclusie van onze interpretatie, moeten we het verschil kunnen verklaren.”
“AI-output mag je nooit zomaar overnemen”, vult Adriaan Conickx aan. “De accountant moet de resultaten kunnen controleren en in de juiste context plaatsen. Daarmee verschuift ook het profiel van de accountant. Technische kennis blijft belangrijk, maar communicatie, kritisch denken en het vermogen om complexe informatie begrijpelijk uit te leggen winnen aan belang.”
Efficiëntiewinst verandert ook het verdienmodel
Meer automatisering heeft tot slot gevolgen voor een klassiek discussiepunt: de facturatie. Foederer werkt nog grotendeels met het model van uren maal tarief, al zijn er ook klanten met een forfait of urenbudget.
Adriaan Conickx licht toe: “Als software ervoor zorgt dat een taak minder tijd kost, ontstaat capaciteit om meer klanten te bedienen of bestaande klanten uitgebreider te adviseren. De vraag is dan ook niet alleen hoeveel tijd technologie bespaart, maar vooral wat een kantoor met die vrijgekomen tijd doet. Minder repetitief werk kan ruimte creëren voor meer advies, betere klantenbegeleiding en bijkomende dienstverlening.”
