Bij Persona Accountants draait het om meer dan cijfers alleen. Bestuurders Sofie Hoedt, Stefaan Vandaele en Brecht De Coen vormen de drijvende kracht achter dit kantoor dat ondernemers begeleidt in elke levensfase. Om hun ambities voor de toekomst kracht bij te zetten, besloot het kantoor om het overgrote deel van hun dossiers over te zetten naar Yuki.
Geen beslissing die over één nacht ijs ging, maar een bewuste keuze voor een modern platform dat hun visie ondersteunt. Wij spraken met Sofie Hoedt over hun aanpak, de kracht van een hecht team en hun blik op duurzame groei.
Waar software en partnership elkaar ontmoeten
De beslissing om met Yuki in zee te gaan, kreeg een vliegende start door het nauwe contact met een Customer Succes Professional van Yuki. Bij Persona Accountants zochten ze namelijk niet zomaar een tool, maar een partner die hen begrijpt. Om de cultuur en de mensen achter de software écht te leren kennen, koos het team er bewust voor om de trainingen op het Yuki-kantoor in Antwerpen te volgen.
In totaal volgden 32 medewerkers de trainingen. Dit werd strategisch aangepakt: eerst kwamen de vennoten en de key users aan de beurt. De feedback uit deze eerste sessies werd vervolgens gebruikt om de trainingen voor de rest van het team volledig op maat te verfijnen.
“We wilden de Yuki-vibe echt van dichtbij beleven,” vertelt Sofie enthousiast. “Door naar Antwerpen te komen, konden we zien hoe er bij Yuki gewerkt wordt, de sfeer proeven en de gezichten achter de software ontmoeten. Dat zorgt voor een heel andere dynamiek en een sterke verbondenheid met het platform.”
Vernieuwen en vooruitkijken
Als ondernemer kijk je altijd vooruit. Voor Sofie was de overstap naar Yuki dan ook vooral een kans om de efficiëntie te verhogen en het werkplezier te vergroten. In plaats van vast te houden aan oude gewoontes, koos Persona voluit voor vernieuwing.
“Natuurlijk is een overstap een belangrijk moment voor een kantoor,” legt Sofie uit. “Maar we zagen vooral de mogelijkheden. Het doel was om de verwerkingstijd te optimaliseren, met een sterke focus op het automatiseren van terugkerende boekingen die voordien veel tijd vroegen. Die langetermijnvisie gaf ons de doorslag om deze stap met volle overtuiging te zetten.”
Hoe krijg je iedereen aan boord?
Een software-overstap slaagt pas echt als het hele team erachter staat. Bij Persona Accountants werd er dan ook veel aandacht besteed aan interne communicatie en begeleiding. Om alles soepel te laten verlopen, werden er voor hun 3 kantoren een ‘key user’ aangeduid die fungeert als aanspreekpunt voor hun collega’s.
Sofie: “We hebben ons team nauw betrokken bij het proces. Door regelmatig overlegmomenten te houden, kon iedereen zijn mening delen en vragen stellen. De overstap was voor de collega’s dan ook geen verrassing; door de vroege betrokkenheid en de goede voorbereiding wist iedereen precies wat er te gebeuren stond. Het resultaat? De neuzen stonden in dezelfde richting. Iedereen is betrokken bij het verhaal en dat gaf ons een enorm sterke basis om Yuki succesvol te integreren in onze dagelijkse werking.”
Duurzaam groeien met impact
Yuki’s focus op automatisatie biedt Persona de ruimte om hun visie op groei verder vorm te geven. Voor Sofie betekent groei namelijk niet alleen méér dossiers, maar vooral méér diepgang en expertise. Zelfs met een vrij groot volume, 3 locaties en een vrij grote groep blijft de focus liggen op persoonlijke ondersteuning en kwaliteit.
Op de stelling dat een kantoor groeit in aantal medewerkers om meer focus te kunnen leggen op strategisch advies, antwoordt Sofie genuanceerd: “Het is belangrijk om een breed scala aan expertise op te bouwen, zowel intern als extern. Door in te zetten op automatisatie, kunnen we onze tijd waardevoller invullen. We willen een brede kennisbasis creëren zodat we sneller en grondiger analyses kunnen uitvoeren voor onze klanten. We groeien op een duurzame manier, waarbij de kwaliteit van ons werk en het welzijn van onze medewerkers altijd voorop staan.”
Software als onderdeel van je kantooridentiteit
In de huidige arbeidsmarkt is een modern softwarepakket een absolute meerwaarde. Sofie merkt dat de keuze voor innovatieve, cloud-based software helpt om talent aan te trekken. “Het pakket waar je mee werkt, maakt deel uit van je identiteit als kantoor. Werken met moderne software maakt de job aantrekkelijker en laat zien dat we als kantoor mee zijn met de laatste ontwikkelingen.”
Advies van accountant tot accountant
Wat Sofie zou meegeven aan andere kantoren die een vergelijkbare stap overwegen? “Zet die stap vooruit. Het commitment aan het proces is essentieel voor je resultaat. Zorg dat je je team meeneemt in het verhaal, wees bereid om te leren en vertrouw op de voordelen van een modern platform dat Yuki biedt.”
