Ondernemende accountants gaan de strijd aan met die race tegen de klok. Dat doen ze onder meer door efficiëntere werkprocessen, slimme software en een evenwichtige verdeling van taken.
Dit creëert niet alleen meer ademruimte bij medewerkers, maar geeft hen ook de kans om hun rol als strategisch adviseur optimaal in te vullen. Benieuwd naar enkele praktijktips voor minder werkdruk en meer klantenadvies?
1. Maak een goede planning en stel prioriteiten
Een proactieve benadering begint met het in kaart brengen van terugkerende taken en het stellen van duidelijke prioriteiten. Als je de capaciteit van jouw team goed analyseert en taken efficiënt inplant, beheer je piekmomenten beter. Hierbij is het essentieel dat je niet enkel focust op deadlines, maar ook op de verdeling van taken over het jaar, zodat de werkbelasting onder jouw collega’s gelijkmatiger wordt.
2. Communiceer duidelijk met klanten
Een open en duidelijke communicatie met klanten is cruciaal. Als je jouw klanten aanmoedigt om hun boekhouding tijdig aan te leveren (bij voorkeur doorlopend gedurende het jaar, bijvoorbeeld via een digitaal platform als Bookmate), dan maakt dit een wereld van verschil voor jouw team. Door jouw klanten uit te leggen hoe zo’n aanpak hen helpt om realtime inzicht te krijgen in hun financiële kerncijfers, worden zij gemotiveerd om proactief te handelen. Dit vermindert niet alleen de last minute druk op jouw kantoor, maar verhoogt ook de klanttevredenheid.
3. Gebruik maximaal technologie en automatisering
De inzet van innovatieve technologie is niet weg te denken in een modern accountantskantoor. Met slimme boekhoudsoftware, uitgerust met AI en machine learning, voer je gegevens vlot in en kun je deze data accuraat controleren. Hierdoor beperk je de kans op dure en tijdrovende fouten tot een minimum en bespaar je kostbare tijd. Het resultaat? Jouw medewerkers krijgen extra ruimte voor complexere vraagstukken en strategisch advies.
4. Maak werk van een doorlopende administratie gedurende het jaar
In plaats van te wachten tot het einde van het jaar, is het een verstandige zet om continu aan klantenboekhoudingen te werken. Zo voorkom je een opeenstapeling van werk tijdens piekperiodes. Het gebruik van tools die realtime gegevens bijhouden en tussentijdse controles mogelijk maken, zorgt voor een soepelere jaarafsluiting en minder stress voor zowel jouw team als de klant.
5. Zorg voor jouw team
Het welzijn van jouw medewerkers moet altijd prioriteit zijn. Een eerlijke verdeling van de workload en het monitoren van de werkdruk per medewerker kunnen helpen om stress te verminderen. Daarnaast kunnen flexibele werkregelingen en het aanbieden van ondersteuning tijdens drukke periodes bijdragen aan een betere werk-privébalans. Vergeet niet om kantoorsuccessen en -mijlpalen te vieren en waardering te tonen voor het harde werk. Dit houdt de team spirit op peil en verhoogt de motivatie bij jouw collega’s.
6. Overweeg extra capaciteit
Blijken automatisering en efficiëntere processen niet voldoende om de werkdruk op kantoor te verlagen? Dan kun je overwegen om tijdelijk extra personeel in te huren. Denk hierbij aan freelancers of tijdelijke contracten tijdens piekperiodes. De huidige krapte op de arbeidsmarkt kan deze stap bemoeilijken, maar via het inschakelen van gespecialiseerde bureaus of het opbouwen van een pool van betrouwbare tijdelijke krachten slaag je hier ongetwijfeld in.
Inspirerende praktijkcase: accountantskantoor Meraki uit Halle
In België zijn er tal van accountantskantoren die met succes piekdruktemomenten aanpakken door efficiënte (digitaliserings)strategieën te implementeren, waardoor ze meer tijd hebben voor strategisch klantenadvies. Een van die kantoren is Meraki uit Halle. Hoe kijkt zaakvoerder Tim Wynant naar dit thema?
“De accountant wordt almaar meer een bedrijfsleider. Wie strategisch denkt en zich niet alleen op cijfers focust, heeft een grote toekomst,” bevestigt Tim. “Om piekdruktes in ons kantoor beter te beheren, zetten we sterk in op digitalisering. Zo werken we al meer dan tien jaar met tools zoals Yuki en AdminPulse. Dat vermindert de administratieve last, zodat we ons kunnen richten op strategisch advies.”
Toch is de inzet van nieuwe technologie volgens Tim niet voldoende. “Automatisering zorgt er voor dat sommige taken verdwijnen. Daarom investeren we in de opleiding van onze mensen, zodat ze extra vaardigheden ontwikkelen en klaar zijn voor de toekomst. Een andere sleutel tot succes is trouwens je kantoor als een bedrijf runnen. We werken met abonnementsformules, net zoals softwarebedrijven. Dat geeft structuur en voorkomt dat we overbevraagd worden in drukke periodes.”
Meraki zet ook volop in op advies. “We helpen klanten niet alleen met hun boekhouding, maar ook met strategie en procesoptimalisatie. Dat verlaagt de werklast tijdens piekmomenten en biedt onze klanten veel meer waarde. Hierbij blijft de menselijke factor cruciaal: je kan bijna iedereen boekhouden aanleren, maar een goed gesprek met een klant vraagt empathie. Bij Meraki hechten we meer belang aan EQ dan aan studies of ervaring.”
Lees ook andere teksten over de aanpak van Meraki.
