26/02/2025

6 checks voor minder werkdruk op kantoor

Ondernemende accountants gaan de strijd aan met die race tegen de klok. Dat doen ze onder meer door efficiëntere werkprocessen, slimme software en een evenwichtige verdeling van taken.

Dit creëert niet alleen meer ademruimte bij medewerkers, maar geeft hen ook de kans om hun rol als strategisch adviseur optimaal in te vullen. Benieuwd naar enkele praktijktips voor minder werkdruk en meer klantenadvies?

Werkdruk

1. Maak een goede planning en stel prioriteiten

Een proactieve benadering begint met het in kaart brengen van terugkerende taken en het stellen van duidelijke prioriteiten. Als je de capaciteit van jouw team goed analyseert en taken efficiënt inplant, beheer je piekmomenten beter. Hierbij is het essentieel dat je niet enkel focust op deadlines, maar ook op de verdeling van taken over het jaar, zodat de werkbelasting onder jouw collega’s gelijkmatiger wordt.

2. Communiceer duidelijk met klanten

Een open en duidelijke communicatie met klanten is cruciaal. Als je jouw klanten aanmoedigt om hun boekhouding tijdig aan te leveren (bij voorkeur doorlopend gedurende het jaar, bijvoorbeeld via een digitaal platform als Bookmate), dan maakt dit een wereld van verschil voor jouw team. Door jouw klanten uit te leggen hoe zo’n aanpak hen helpt om realtime inzicht te krijgen in hun financiële kerncijfers, worden zij gemotiveerd om proactief te handelen. Dit vermindert niet alleen de last minute druk op jouw kantoor, maar verhoogt ook de klanttevredenheid.

3. Gebruik maximaal technologie en automatisering

De inzet van innovatieve technologie is niet weg te denken in een modern accountantskantoor. Met slimme boekhoudsoftware, uitgerust met AI en machine learning, voer je gegevens vlot in en kun je deze data accuraat controleren. Hierdoor beperk je de kans op dure en tijdrovende fouten tot een minimum en bespaar je kostbare tijd. Het resultaat? Jouw medewerkers krijgen extra ruimte voor complexere vraagstukken en strategisch advies.

4. Maak werk van een doorlopende administratie gedurende het jaar

In plaats van te wachten tot het einde van het jaar, is het een verstandige zet om continu aan klantenboekhoudingen te werken. Zo voorkom je een opeenstapeling van werk tijdens piekperiodes. Het gebruik van tools die realtime gegevens bijhouden en tussentijdse controles mogelijk maken, zorgt voor een soepelere jaarafsluiting en minder stress voor zowel jouw team als de klant.

5. Zorg voor jouw team

Het welzijn van jouw medewerkers moet altijd prioriteit zijn. Een eerlijke verdeling van de workload en het monitoren van de werkdruk per medewerker kunnen helpen om stress te verminderen. Daarnaast kunnen flexibele werkregelingen en het aanbieden van ondersteuning tijdens drukke periodes bijdragen aan een betere werk-privébalans. Vergeet niet om kantoorsuccessen en -mijlpalen te vieren en waardering te tonen voor het harde werk. Dit houdt de team spirit op peil en verhoogt de motivatie bij jouw collega’s.

6. Overweeg extra capaciteit

Blijken automatisering en efficiëntere processen niet voldoende om de werkdruk op kantoor te verlagen? Dan kun je overwegen om tijdelijk extra personeel in te huren. Denk hierbij aan freelancers of tijdelijke contracten tijdens piekperiodes. De huidige krapte op de arbeidsmarkt kan deze stap bemoeilijken, maar via het inschakelen van gespecialiseerde bureaus of het opbouwen van een pool van betrouwbare tijdelijke krachten slaag je hier ongetwijfeld in.

Inspirerende praktijkcase: accountantskantoor Meraki uit Halle

In België zijn er tal van accountantskantoren die met succes piekdruktemomenten aanpakken door efficiënte (digitaliserings)strategieën te implementeren, waardoor ze meer tijd hebben voor strategisch klantenadvies. Een van die kantoren is Meraki uit Halle. Hoe kijkt zaakvoerder Tim Wynant naar dit thema?

“De accountant wordt almaar meer een bedrijfsleider. Wie strategisch denkt en zich niet alleen op cijfers focust, heeft een grote toekomst,” bevestigt Tim. “Om piekdruktes in ons kantoor beter te beheren, zetten we sterk in op digitalisering. Zo werken we al meer dan tien jaar met tools zoals Yuki en AdminPulse. Dat vermindert de administratieve last, zodat we ons kunnen richten op strategisch advies.”

Toch is de inzet van nieuwe technologie volgens Tim niet voldoende. “Automatisering zorgt er voor dat sommige taken verdwijnen. Daarom investeren we in de opleiding van onze mensen, zodat ze extra vaardigheden ontwikkelen en klaar zijn voor de toekomst. Een andere sleutel tot succes is trouwens je kantoor als een bedrijf runnen. We werken met abonnementsformules, net zoals softwarebedrijven. Dat geeft structuur en voorkomt dat we overbevraagd worden in drukke periodes.”

Meraki zet ook volop in op advies. “We helpen klanten niet alleen met hun boekhouding, maar ook met strategie en procesoptimalisatie. Dat verlaagt de werklast tijdens piekmomenten en biedt onze klanten veel meer waarde. Hierbij blijft de menselijke factor cruciaal: je kan bijna iedereen boekhouden aanleren, maar een goed gesprek met een klant vraagt empathie. Bij Meraki hechten we meer belang aan EQ dan aan studies of ervaring.”

Lees ook andere teksten over de aanpak van Meraki.

Mis niets

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Mis niets! Schrijf je nu in voor de wekelijkse update over accountancy.

Volg ons op LinkedIn

— MAGAZINE

Gratis vakmagazine, voor de Belgische accountant

Lees ook...

Stagiaire blikt terug: de praktijk van accountancy door de ogen van Bouchra

De stage is voorbij en talloze studenten hebben de belangrijke stap van de studiebank naar de praktijk gezet. Een stage ...

Sinacco en G&H sluiten zich aan bij Moore Belgium

Het West-Vlaamse kantoor Sinacco uit Zedelgem maakt sinds vorige week deel uit van Moore Belgium. Het is de start van  ‘...

StrateVision.fin bestaat vijf jaar, verhuist en breidt uit

Accountantskantoor StrateVision.fin bestaat op 1 juni 2025 exact vijf jaar. Het bedrijf verhuisde ook naar een groter pa...

Accountancy en AWW: enquête naar compliance en efficiëntie

AccountancyVandaag is geïnteresseerd in je ervaringen en perspectieven op de toepasbaarheid van de antiwitwasregelgeving...

“De accountant als spilfiguur in het ondernemerslandschap”

Dirk Van Speybroeck (ING) over de kracht van samenwerking tussen bankier en accountant. Ondernemerschap wordt almaar com...

De accountant als huisarts: een beroep in volle verandering

De accountancysector is de voorbije decennia sterk geëvolueerd. Waar de accountant vroeger vooral cijfers verwerkte en b...

“Een telefoontje zegt meer dan duizend e-mails”

In een tijd waarin digitalisering en efficiëntie hoogtij vieren, lijkt persoonlijk contact in de accountantswereld soms ...

BTW, maar dan anders: ontdek het op Fast Forward 2025

Als de werkdruk te hoog oploopt, is Kevin Desmet (*) nabij. De ‘mental coach voor accountants’ haalt in een oogwenk wat ...

PKF Bofidi neemt Moors & Partners over

Moors & Partners, de onderneming van Chris Moors met kantoren in Genk en Sint-Truiden, is zopas overgenomen door PKF...

ITAA en Jan Jambon vragen nog meer verbetersuggesties

Minister van Financiën Jan Jambon lanceerde samen met ITAA een oproep om verbeteringen voor te stellen voor de accountan...

Zet open talent in om jouw kantoor te laten groeien

Om het beroep van accountant de komende jaren te kunnen schrappen uit de lijst van knelpuntberoepen, kan de inzet van op...

Wijzigingen in de aangifte personenbelasting 2025

Het nieuwe aangifteformulier personenbelasting verscheen op 26 maart in het Staatsblad. Wat wijzigt er?  Op de website v...

Waar ben je naar op zoek?

Vind snel en eenvoudig het laatste nieuws, informatieve blogs, interessante pagina’s en boeiende evenementen.