Stel: je begint de opties te bekijken om je kantoor op korte of langere termijn over te laten, of je carrière een andere wending te geven. Loont het om nog te investeren in software? Of anders gezegd: stijgt de potentiële waarde van je kantoor naarmate je meer digitaliseert?
Het antwoord dat veel experts op die vragen geven is: ja, maar. Ja, een kantoor dat moderne tools gebruikt is waardevol, omdat de integratie na overname vlotter loopt, medewerkers al vertrouwd zijn met de software en klanten niet of veel minder nog moeten worden overtuigd van volledig digitaal werken. En de maar? Je kantoor moet die tools niet alleen hébben, ze moeten ook geïntegreerd zijn in je werking.
“Als je software niet goed gebruikt, vormt dat gewoon een kostenpost”, zegt advocaat Christophe Piette, oprichter en vennoot van PKF Bofidi Legal, een onafhankelijk advocatenkantoor dat samenwerkt met het grotere PKF Bofidi. “Je moet dus gaan kijken naar het DNA van het kantoor: omarmen ze de technologie? En als ze de tools nog niet gebruiken, zijn ze daar wel toe bereid na de integratie? Voor ons zijn de antwoorden daarop essentieel bij een overname.”
Digitale uniformiteit
Ook bij PKF Bofidi hebben ze voor een volledig digitaal proces gekozen, zegt accounting partner Jeroen Vandewalle. “Yuki voor alle verplichtingen, gekoppeld met Bizzcontrol voor advisering en prognoses. Een aanpak die we ook toepassen bij elke integratie.”
“We streven naar uniformiteit, omdat we dan gefocust kunnen werken en vlot opleidingen kunnen voorzien. Mochten we elk pakket gebruiken van ieder overgenomen kantoor, dan zaten we al boven de 20. Dat is niet alleen onbetaalbaar en inefficiënt, je kunt al die tools ook niet onderhouden en je mensen niet voor alles opleiden.”
Lead by example
Investeren in software heeft niet alleen een flinke kostprijs, het vergt ook heel wat tijd en energie om de juiste tools te kiezen, je medewerkers te onboarden én je klanten mee te krijgen. “Verandering is altijd moeilijk”, zegt Jeroen.
“Aan jou om ondersteuning te bieden zodat iedereen de meerwaarde ervan inziet. Lead by example, communiceer positief. Als je zelf overtuigd bent van een tool, zal je team volgen. En gebruik de bottom-up feedback van je mensen, wij doen dat binnen een werkgroep voor en door medewerkers. Vergeet ook zeker je klant niet. Als die enthousiast is, worden je medewerkers dat ook.”
Die medewerkers bij PKF Bofidi kunnen intussen niet meer zonder Yuki en Bizzcontrol, zegt Jeroen. “In 2015 zijn we voluit voor Yuki gegaan. In 2021 kwam Bizzcontrol. We hadden natuurlijk al rapporten in Excel met de resultaten van onze klanten, maar zochten ook daar naar meer uniformisering.”
“Met automatische boekhoudsoftware als Yuki winnen we enorm veel tijd. En bij PKF Bofidi Legal was het vooral Instaclause dat de afgelopen jaren de werkwijze uniformiseerde en alle medewerkers een hoop tijd uitspaart.”
Minder manueel werk
“Met Bizzcontrol krijgen ook niet-financiële mensen een duidelijk inzicht in hun cijfers. En wij kunnen prognoses voor hen maken: van de impact van een prijsstijging op de cashflow tot het bedrag van de voorafbetalingen.”
“Door het gebruiksgemak en de koppeling met Yuki hebben we minder manueel werk en is de kans op vergissingen miniem. Dat was vroeger wel anders, met onze Excellekes waaruit we gegevens overtypten. Excel is niet alleen foutgevoelig, je moet dat ook telkens updaten. Yuki en Bizzcontrol: die worden voor ons up-to-date gehouden. We winnen tijd omdat het onderhoud wegvalt.”
En time is money, ook bij de waardering van een kantoor? “De mate van digitalisering wordt meegenomen, ja. Wij integreren een kantoor vrij snel na overname, zodat een klant van PKF Bofidi overal dezelfde dienstverlening krijgt. Op een kantoor dat nog helemaal niet gedigitaliseerd is, heeft zo’n integratie een enorme impact. Voor de medewerkers én voor de klanten, die plots niet meer hun classeur kunnen binnenbrengen.”
Efficiëntie heeft impact op prijs
“Het spreekt voor zich dat we altijd een overgangsperiode hanteren, maar dat blijft op twee benen hinken, een periode waarin alles minder efficiënt loopt. En efficiëntie heeft invloed op de prijs van een kantoor. Software, digitalisering, automatisering, AI: dat speelt allemaal mee bij een integratie.”
“Zo zijn we nu volop bezig om een 800-tal dossiers van een overgenomen kantoor over te zetten naar Yuki en Bizzcontrol. Ik hoef je niet te vertellen dat dat een huzarenstuk is. Als we dat kunnen vermijden, omdat een kantoor al met die juiste software werkt, zal de kostprijs van de integratie uiteraard een pak lager liggen.”
Niet-digitaal biedt ook opportuniteiten
Wil dat zeggen dat een niet-gedigitaliseerd kantoor weinig of geen kans op overname heeft? Dat nu ook weer niet. “Eens we erin geloven, doen we er alles aan opdat een overname een succes wordt”, zegt Jeroen.
Beperkte digitalisering kan zelfs een opportuniteit zijn, vult Christophe Piette aan. “Als je je moderne processen op zo’n kantoor loslaat, realiseer je enorme efficiëntiewinsten. Op voorwaarde dat het kantoor en de klanten mee willen. Wij zijn behoorlijk selectief in wie we overnemen, omdat dat ons toelaat om intensief te integreren.”
Standaard en toch op maat
In je beperkte tijd meer toegevoegde waarde leveren. Dat beschouwt Christophe als de grootste meerwaarde van een tool als Instaclause. “Een zetelverplaatsing, de benoeming van een bestuurder, algemene voorwaarden: als je die voor de 33ste keer moet opstellen, word je daar niet per se vrolijk van.”
“Veel advocaten en accountants vangen dat op met een allegaartje aan templates, tot blijkt dat je de algemene voorwaarden voor een B2C hebt gebruikt terwijl je een B2B voor je hebt. Wij gebruiken Instaclause voor standaarddocumenten en de troef is dat de tool je een aantal vragen stelt die je doen nadenken. Het resultaat is een standaarddocument dat toch op maat van je dossier is.”
“Met Instaclause verhogen we onze consistentie en het levert een enorme tijdswinst op. Net als accountants hebben ook advocaten meer dan genoeg werk en komen we dus altijd tijd tekort. We houden ons het liefst bezig met wat het meest verschil maakt voor onze cliënten. Op die manier kunnen we échte toegevoegde waarde leveren.”
“Ook in de accountancy is de uitdaging het tekort aan mensen. Ik sta er zelf versteld van hoe accountants van deadline naar deadline moeten hollen. Als we dan zien dat een kantoor de juiste software gebruikt om de productiviteit te verhogen, is dat zeker interessant. En als die software ook op een goede manier wordt gebruikt, draagt dat zeker positief bij aan de waardebepaling van het kantoor.”
Dit artikel verscheen origineel in ons magazine van november 2024 en is nog steeds brandend actueel.
