INTERVIEW
Meer digitaal = meer snelheid = meer ontmoeting
Boekhouding op mensenmaat. Da’s het motto van boekhoudkantoor Fiduciaire Maeriën Ghilain & Partners (FMGP).
Zaakvoerder Toon Maeriën vond een digitale compagnon in het klantenportaal ClearFacts, een oplossing van de Isabel Group. ClearFacts is een pre-accountingtool die de aanlevering en verwerking van documenten stroomlijnt via automatische boekingsvoorstellen. Dankzij deze boekingsoftware loopt de communicatie tussen de ondernemers en boekhouders als een hogesnelheidstrein, waardoor het boekhoudkantoor meer tijd heeft voor haar echte missie: haar klanten in onvervalste Kamal Khamarch-stijl coachen van aan de zijlijn.
“Als je het verhaal van de ondernemer kent, kan je gerichter advies geven.”
Exit schoendoos. Let’s connect!
Het accountancykantoor FMGP telt ondertussen reeds veertig medewerkers. Toch genieten al hun klant-ondernemers, zonder uitzondering, een zeer persoonlijke aanpak.
“We runnen de boekhouding voor 770 vennootschappen, 150 vrije beroepen, 300 eenmanszaken en daarnaast nog 1.500 aangiften in de personenbelasting. Een cijfer dat blijft groeien. We hebben interne specialisten in heel diverse aspecten van het ondernemen en kunnen daarnaast rekenen op een ruim netwerk waar we terecht kunnen met specifieke vragen, maar onze klanten genieten van een persoonlijke service met vaste aanspreekpunten.”
Toen Toons vader en nonkel FMGP oprichtten, brachten hun klanten om de drie maanden lijvige kaften of schoendozen vol facturen en btw-bonnetjes naar het kantoor. Een uitgevlooi van jewelste!
“FMGP bestaat vandaag 35 jaar. Mijn vader is nu in de zeventig, minder actief in het bedrijf en komt nog regelmatig zijn koffietje drinken om te kijken hoe het hier loopt.
Anno 2022 zijn er drie vennoten: Linda Proost, Annick Van Herpe en ikzelf. Twaalf jaar geleden trokken de vennoten aan mijn mouw en stapte ik mee in de zaak. Ik volgde dan de opkomende digitalisering in de accountancywereld op de voet door mijn gezonde interesse in de informatica sector.
Zo’n zes jaar geleden maakten we een analyse van alle tools die op dat moment op de markt waren. ClearFacts was de meest interessante voor ons. Ontwikkelaar Pieter kwam persoonlijk langs om de vele voordelen van deze software toe te lichten.”
“ClearFacts is zo eenvoudig dat een handleiding overbodig is.”
Intuïtief eenvoudig … van de eerste believers naar 90% digitaal
Zaakvoerder Toon Maeriën was meteen gewonnen voor het gebruiksgemak van de software.
“Het ClearFacts-pakket is niet nodeloos complex en heel intuïtief. Doordat de drempel zo laag is, kunnen we veel klanten overtuigen om met ClearFacts te werken. We bezorgen hen altijd een handleiding, maar velen geven aan dat ze die zelfs niet nodig hebben.”
Toch verliep de omschakeling stapsgewijs.
“Als accountant zijn we reeds lang overtuigd van de meerwaarde van de pre-accountingtool ClearFacts, maar het is de kunst om onze klanten mee te krijgen. De eerste digitale believers waren meteen gewonnen om de papieren facturen los te laten. Nadien volgde een grotere groep en momenteel werkt 90% van onze klanten grotendeels digitaal.
We proberen alle ondernemers te overtuigen maar we pushen het niet te hard, uiteindelijk moet de klant er zelf de meerwaarde van inzien. Eens onze klanten merken hoeveel eenvoudiger het opmaken van facturen en offertes en het opvolgen van betalingen loopt, laten ze met veel plezier hun systeem van Word- en Excelbestanden los.”
ClearFacts biedt de mogelijkheid om de software te personaliseren in je eigen huisstijl. Dat is iets waarvan het accountancykantoor FMGP dankbaar gebruik maakt. “Dat maakt deze pre-accountingsofware herkenbaar en ook betrouwbaar voor onze klanten.”
“Ons eigen portaal voelt vertrouwd aan voor onze klanten. Leuk is verder dat we in samenspraak met de klant kunnen besluiten om hem meer rechten toe te kennen, omdat hij/zij iemand in dienst heeft die boekhoudkundig onderlegd is. Wij volgen dan op, doen een dubbelcheck en adviseren waar wenselijk.”
Welke kwartaalstress?
Digitalisatie gaat uiteraard verder dan het doorsturen van documenten. “ClearFacts doet meer dan enkel het stroomlijnen van de documentenstroom. Het programma is complementair met bijna alle boekhoud- en facturatiepakketten. We helpen klanten die willen digitaliseren desgewenst bij elke stap van het proces en kijken samen met hen welke oplossingen het beste bij hen passen.”
“ClearFacts betekent tijdswinst voor de ondernemer, maar ook voor het boekhoudkantoor FMGP.”
“Ons werk is makkelijker en overzichtelijker geworden. Vroeger verloren we veel tijd aan de input, die nu grotendeels automatisch verloopt. Bovendien haalt het systeem er dubbele facturen uit, zo verlaag je de kans op fouten enorm. De ClearFacts-software doet al een voorstel voor de boeking, dat wij dan controleren. FMGP concentreert zich dan meer op het btw-technische, en andere zaken waar wij een meerwaarde in betekenen. Het grootste voordeel is bovendien dat onze kwartaalpieken minderden, doordat er nu een constante instroom van documenten is. Zo kunnen we ons werk meer spreiden. Klanten sturen hun facturen naar ClearFacts door ze in het programma up te loaden, te mailen of in te scannen met de handige ClearFacts-app op hun smartphone. Dankzij die app heb je gewoon altijd een overzicht van je facturen op zak. Check!”
Kamal Khamarch-stijl, coachen aan de zijlijn
Wie denkt dat Toon en zijn collega’s de vrijgekomen tijd gebruiken om de hele dag met hun voeten op hun bureau koffie te drinken, heeft het mis. Toon en zijn team zien zichzelf als rechterhand van de ondernemer.
“Twee keer per jaar zitten we met onze klanten samen om hun cijfers en ambities te bespreken. We praten daarbij altijd meer over de toekomst dan over het verleden. ClearFacts is daarbij een grote hulp, omdat we een duidelijk beeld hebben van waar de ondernemer vandaag staat. We vragen onze klanten hoe het met hun business gaat en waar ze naartoe willen. Als je het verhaal van de ondernemer kent, kan je gericht advies geven.”
“Onze pre-accountingtool is complementair met bijna alle boekhoud- en facturatiepakketten.”
Jip en Jannekegewijs … boekhouding in mensentaal
Op mensenmaat werken is een motto dat Toon met overtuiging herhaalt.
“Alles verstaanbaar overbrengen, is voor ons heel belangrijk, net zoals klanten enkel in aanraking brengen met dingen die voor hen relevant zijn.
We willen dat onze ondernemers begrijpen waarmee ze bezig zijn en zich kunnen focussen op wat voor hen belangrijk is. We bieden hen handvaten waarmee ze dingen eenvoudig kunnen vastpakken. We willen een sfeer creëren waarin ze ons vragen durven stellen, ons zien als een partner die mee over hun schouder kijkt en adviseert waar wenselijk. Zo kunnen we de ondernemer helpen groeien.”
Boekhouden met goesting
Het menselijke aspect reflecteert zich ook in de manier waarop FMGP met haar medewerkers omgaat. “Zo hebben we hier enkele keren per jaar een ‘goestinggesprek’ met elke medewerker om te peilen of ze zich nog goed in hun vel voelen. Als je medewerkers gelukkig zijn, zullen ze dat ook naar de klanten uitstralen en een goede service bieden.”
Toon geeft aan dat hij een en ander nog automatischer en efficiënter wil laten lopen om nog meer tijd te creëren om echt een meerwaarde voor klanten te betekenen. Ook ClearFacts blijft inzetten op verbeteringen. “Zo gaat de herkenningssoftware van het programma er steeds op vooruit en zet de Isabel Group ook sterk in op het automatiseren van betalingen. Wat ik ook enorm waardeer, is dat hun helpdesk goed functioneert en dat er echt naar ons geluisterd wordt. Ze maken geen loze beloften.”
Paperless ambassadors in da house!
“Aanvankelijk waren er enkele medewerkers die niet stonden te springen om een nieuw programma aan te leren, maar ook zij maakten een mindshift. We stelden een groep van 7 interne digitale ambassadeurs samen die elke maand samenzitten om te bespreken hoe we de digitalisering kunnen opdrijven. Het moet altijd een meerwaarde zijn voor zowel onszelf als de klant. We willen evolueren naar een paperless kantoor waarbij alle processen digitaal lopen.”
