Ann Lievyns van Ann Lievyns Accountancy uit Gentbrugge

In de reeks ‘Jong & vennoot’ laten we de jonge wolven van de accountancy aan het woord. Wie zijn ze, hoe zijn ze gestart en is dat nu een voordeel of toch misschien een nadeel, vennoot worden op jonge leeftijd? Deze reeks wordt je aangeboden door AdminPulse, kantoorsoftware die het jou als accountant makkelijker maakt.

Wie is de Ann achter Ann Lievyns Accountancy?

“Wel, voor ik m’n eigen zaak oprichtte, was ik aan de slag bij een groot kantoor. Ik wou meer zelf de krijtlijnen uittekenen en had wel wat ideeën om de accountancy future-proof te maken. En ik wou meer jongere ondernemers bereiken. Tien jaar geleden heb ik de stap gezet. Met één medewerkster, in een kamertje en een gedeelde vergaderzaal. Je eerste zorg is dan voldoende klanten binnenhalen, maar dat ging zeer snel. Als je er echt voor gaat, en je kunt het goed uitleggen, vertrouwen mensen je. Na een tijd beland je dan in een luxepositie: je hebt genoeg klanten, en als ze tevreden zijn, blijven ze. In andere sectoren moet je je klanten steeds opnieuw verdienen. Onze uitdaging is medewerkers vinden die de toekomst omarmen en bijvoorbeeld volop mee zijn in de digitalisatie. Al voel ik dat er steeds meer mensen zin hebben in onze vernieuwde stiel, die accountant van de toekomst.”

Hoe is je kantoor gegroeid tot wat het vandaag is?

“We zijn op dit moment met zeven en m’n ambitie is om naar tien te gaan. De groei ging steeds organisch, zonder overname. De persoonlijke touch, een nauwe betrokkenheid met klanten, is voor mij essentieel. En onze klanten waarderen dat. Zo zijn we telkens met kleine stapjes gegroeid: wat klanten erbij, een medewerker erbij, enzovoort. Wie bij ons werkt, moet sociaal zijn: graag babbelen en meedenken met de klanten. Soms hoor je van ondernemers dat ze van hun accountant terugkeren met nog meer vragen dan daarvoor, of overrompeld door wetsartikelen. Ik zeg m’n mensen altijd dat een ondernemer bij ons komt met z’n hoofd vol werk, klanten en een overgelopen mailbox. En ze zijn lang niet allemaal cijfermatig onderlegd. Dan moet je ze wel meekrijgen, en zorgen dat ze bij het buitenstappen weten of ze goed bezig zijn of niet, en wat ze daaraan kunnen doen. Het gaat om vertrouwen: weten dat je accountant aan je zijde staat.”

Welk soorten klanten hebben jullie?

“Er zitten veel creatievelingen bij: artiesten, acteurs, grafisch vormgevers, webdesigners, communicatiebureaus … Ook de klassieke kmo: van verlichtingswinkel tot groothandel. De meeste klanten zijn tussen de 25 en de 50. Jongere ondernemers die met dezelfde zaken worstelen als wij: een huis kopen, verbouwen, kinderen krijgen, vermogensopbouw …”

Hoe belangrijk is digitalisering voor jullie?

“We werken volledig digitaal. Wie met een map vol papieren voor de deur staat, kan in principe geen klant worden. Alles wordt digitaal aangeleverd. En m’n medewerkers werken met een Remarkable, een e-papertablet om notities te maken. Geen kladblok of post-its. Een hele tijd geleden al zijn we op de digitale trein gesprongen. Vandaag kun je niet meer anders.”

Waar zie je die trein nog naartoe rijden?

“Wat vandaag nog moeilijk is, is dat klanten facturen krijgen op papier, in pdf via mail en met een e-mail die zegt dat ergens op een platform een factuur klaarstaat. Ze moeten die allemaal verzamelen en doorsturen naar ons. UBL’s gaan een meerwaarde zijn voor ondernemer en accountant, dankzij de centralisatie op één platform. Dat komt eraan, de vraag is alleen: wanneer? Ik hoop zo snel mogelijk. Want dat is waar klanten vandaag mee worstelen: alles verzamelen en bij ons krijgen. Ik ben volop Peppol aan het testen, maar voel dat velen nog niet mee zijn. Er wordt daar veel over gebabbeld en zonder twijfel is het de toekomst, maar het zou een versnelling hoger mogen.”

Hoe doen jullie het als kleiner kantoor om nieuwe medewerkers te vinden?

“M’n medewerkers zijn onze beste PR: via mond-tot-mondreclame trekken zij nieuwe mensen aan. Onze troeven? De work-lifebalance: elke dag is er verse soep, op dinsdag voorzie ik een lunch die we samen opeten, vrijdagmiddag gaan we lopen of wandelen op het jaagpad, we doen samen yoga. Nu zet ik ook in op employer branding. Via onze social media hebben we filmpjes gelanceerd met klanten van ons: Frances Lefebure en Miguel Wiels. Ze vertellen waarom ze bij ons zitten en roepen op om te solliciteren. Wat ons ook onderscheidt, is onze nieuwjaarskaart. De laatste keer toonde die ons zowel ernstig als in feeststemming. De jaren daarvoor waren we stripfiguren, superhelden, covermodellen … M’n mensen kijken er telkens naar uit. Soms moeten ze wel een beetje overtuigd worden.” (lacht) “Maar de shoot is een superleuke teambuilding.”

Hoe kunnen jonge mensen vandaag warm gemaakt worden voor de accountancy?

“Als ik jongeren vraag wat ze belangrijk vinden, en hen vertel dat ze bij ons twee dagen mogen thuiswerken, antwoorden ze dat ze dat niet willen. Ze hebben door corona thuis moeten studeren, en vonden dat niet fijn. Samenzijn met collega’s: dat vragen ze. Dat heeft me geïnspireerd. Ik heb concrete plannen om ons kantoor te verhuizen, naar een nieuw gebouw met veel groen, een bar, pooltafel, dartsbord, en daarachter de bureaus. Een duurzaam gebouw: met een fietslift zodat je makkelijk met de fiets naar het werk kan, zonnepanelen, elektrisch laden, veel planten. Met zo’n kantoor van de toekomst wil ik de jonge generatie aantrekken die makkelijk dingen met collega’s wil kunnen doen. Het moet ook een trainingshub worden waar we opleidingen geven, maar ook weer in een leuke setting, geen saai klaslokaal. Een aantrekkelijk kantoor is ook belangrijk richting je klanten. Jonge ondernemers verlaten de klassieke paden: het moet allemaal niet zo stijf meer. Ook niet bij hun accountant. Op voorwaarde uiteraard dat je als accountant wel je kennis en expertise behoudt. Die blijft even belangrijk, in welke omgeving ook.”

Welke trends zie je nog?

“Wat ik enorm belangrijk vind, is dat je als accountant je klant bijstaat, ongeacht de vraag. Daarvoor leid ik m’n medewerkers op. Juridische vragen, sociaalrechtelijke vragen, toekomstplanning: noem maar op. Als accountancykantoor ben je het aanspreekpunt en daar moet je op inspelen. Niet denken: ik ben accountant en moet alleen de btw-aangifte en personenbelasting indienen. Daar gaat het al lang niet meer alleen over.”

“Nog een trend is artificiële intelligentie. Ik volg dat op de voet om m’n klanten zo goed, snel en efficiënt mogelijk advies te kunnen geven. De softwarepakketten die ik gebruik zetten vandaag al sterk in op AI en ik ben ervan overtuigd dat we onze klanten, elk in hun eigen situatie, dankzij AI in de toekomst nog beter persoonlijk gaan kunnen adviseren.”

Krijg je door de digitalisering meer ruimte voor die bredere adviesrol?

“In principe wel. Maar we blijven zitten met dat nijpend personeelstekort. En de deadlines verdwijnen niet. Momenteel wordt 83% van de documenten die bij ons aankomen, nog dezelfde dag verwerkt. We mikken nu op 90%. Maar goed, er is altijd wel eens iemand ziek of met vakantie, en dat heeft in een klein kantoor meteen een impact. Ik ben op zoek naar extra mensen, maar die zijn dun gezaaid. Met extra volk kunnen we de adviesrol nog meer invullen: die zit vandaag nog vooral bij mij en twee van m’n seniors.”

Hoe hou je ‘work’ en ‘life’ zelf in balans?

“Het laatste jaar was dat niet makkelijk, moet ik toegeven. Het was bijzonder druk en we zijn diep moeten gaan. We zijn een seniordossierbeheerder verloren die dichter bij huis wou gaan werken voor haar gezin. Uiteraard begrijp je dat, maar da’s wel een klap. Wat me ontzettend veel deugd deed was dat m’n team meteen zei: Ann, we staan er samen voor en we slaan er ons samen door. Geen enkel dossier lieten we los, geen enkele deadline hebben we gemist.”