Deadlines. Ze dicteren voor een groot stuk wat we doen en wanneer we dat doen. Als accountant weet je: de aangiftetermijnen voor btw, personenbelasting en vennootschapsbelasting bepalen m’n jaarplanning. Ook voor mensen in andere beroepen spelen deadlines een sleutelrol. We vragen hen op welke manier zij ermee omgaan en wat we van hen kunnen leren.
Deel 3: Michaël Vrijmoed, tweesterrenchef
De zaakvoerder en chef van het Gentse tweesterrenrestaurant dat zijn naam draagt, kent wel een en ander van deadlines.
Vertel, Michaël.
“M’n restaurant is vier dagen per week open. Van dinsdag tot vrijdag. Op die dagen zijn er twee deadlines: 12 en 19 uur. Dan arriveren de gasten en moet alles klaarstaan. Is dat niet het geval, dan wordt het geen prettige service. De voorbereiding is drie vierde van het werk.”
“Een andere deadline is tweemaandelijks, als we onze hele kaart veranderen. Twee nieuwe menu’s, tot de amuses toe. Ik prik een datum en werk daar stelselmatig naartoe. Na de lockdown heb ik geëxperimenteerd met één nieuw gerecht per week. Dat is haalbaarder, maar werkte niet 100% voor me. Ik wil een menu in z’n totaliteit zien en me niet alleen focussen op de afzonderlijke gerechten. Het geheel moet kloppen.”
Wanneer werk je aan je nieuwe menu?
“De grote lijnen schrijf ik uit op m’n vrije dagen. Nu ja, vrije dagen: net als andere ondernemers ben ik zeven op zeven met de zaak bezig. Is het niet met menu’s bedenken, dan met de boekhouding, leveranciers … Vandaag (maandag, red.) ben ik in het restaurant, om morgen vlotter te kunnen starten.”
Wat doe je als je je deadline voor een nieuw menu dreigt te missen?
“Als ik vind dat het menu nog niet goed genoeg is, loop ik daar lastig van, maar ben ik er onbewust ook meer mee bezig. En dan komt het plots toch. Soms moet je de tijd nemen om thuis eens een uur naar het plafond te staren. In het restaurant ben ik met duizend en één dingen bezig, daar lukt het niet altijd om de oplossing te vinden.”
“Een nieuw menu begint dus met nadenken en schrijven. En dan ga ik naar de keuken, en verandert alles opnieuw.” (lacht) “Ik probeer altijd iets nieuws te maken en niet te verwijzen naar eerdere gerechten. Mocht ik niet creatief kunnen zijn, ik zou het snel beu worden.”
Is het halen van je dagelijkse deadlines om 12 en 19 uur makkelijker dan vroeger?
“Het is op dit moment net moeilijker. Elk personeelslid is een schakel in het geheel. Zoals overal hebben we personeelsverloop, soms zijn mensen ziek. Dan moet je je herorganiseren. Het is een uitdaging om de juiste profielen te vinden en te houden. Momenteel is dat in de horeca bijzonder moeilijk, ik kan me niet herinneren dat het ooit zo nijpend was. In de zaal zitten we nu goed, voor de keuken zoeken we mensen. Het komt altijd goed, dat weet ik, maar er komt een generatie aan die het soms door een andere bril ziet. Ik ben nog van het principe: als je ergens wil raken, moet je ervoor werken. Als je gewoon je uurtjes klopt, volstaat dat niet altijd.”
“Een restaurant kan een stressvolle omgeving zijn. En de ene dag is de andere niet. We kunnen volzet zijn met 30 mensen, of met 40. Maar die service met 40 is niet per se de moeilijkste. Als die 30 klanten allemaal speciale wensen hebben, is dat pakken zwaarder voor ons.”
Je bent drie dagen gesloten, waaronder het weekend. Waarom?
“Een werkweek van vier dagen: vroeger zou ik er zelfs niet aan gedacht hebben. Maar topgastronomie is een arbeidsintensieve tak van de horeca, met veel precisiewerk. Je hebt dus veel mensen nodig. Dan kun je beter naar een vierdagenwerkweek gaan. Steeds meer collega’s doen het zo. Van de 20 tweesterrenzaken in ons land is de helft vier dagen open, schat ik.”
“Het was ook een persoonlijke keuze. M’n vrouw werkt niet in de horeca, veel partners van m’n vaste medewerkers – ik heb er twaalf – ook niet. Met drie vrije dagen lukt het ietwat om een sociaal leven te hebben in ons sociaal gehandicapt beroep.” (lacht)
Een sterrenzaak kan voor stress zorgen, zei je al. Wanneer ervaar je die het meest?
“De meest stresserende week is die voor een nieuw menu. We zijn dan bezig met het menu dat loopt en met het nieuwe menu. Nog niet alles van dat nieuwe menu staat dan op punt, ik verander nog zaken. Da’s stresserend voor iedereen.”
“Daarnaast bezorgen speciale klantenwensen stress. Als je ze vooraf kent, geen probleem. Maar soms hoor ik pas als ze binnenkomen dat ze bijvoorbeeld veganistisch willen eten. Dat begint al bij het eerste hapje tot het laatste koffiegarnituur. We serveren vlees, vis en vegetarische gerechten. Een volledig veganistisch menu is mogelijk als we het op voorhand weten, maar dat à la minute samenstellen is niet vanzelfsprekend.”
“We staan met zeven in de keuken en iedereen heeft zijn verantwoordelijkheid. Als er onverwachte zaken bijkomen, gooit dat je service ondersteboven. Hetzelfde met allergieën en intoleranties. Je doet je best voor iedereen, maar het maakt je service niet makkelijker.”
Hoe ga je zelf met deadlines om?
“Ik heb een stappenplan. In de eerste week van m’n nieuwe menu ben ik al bezig met het volgende. Zo groeit dat. Ik schrijf alles uit. Van alle gerechten maak ik technische fiches, we zitten meermaals samen, en ik maak mise-en-place-lijsten voor iedereen. Onze keuken is klein, structuur is daar dubbel belangrijk. Wat we serveren is gebaseerd op de ruimte die we hebben. Zo hebben we één oven, daarop moet je je organiseren. En communiceren: ik heb vandaag de oven nodig om dat uur, maar ook dat moet nog afgebakken worden, hou daar rekening mee. Los daarvan wil ik dat iedereen betrokken is bij elk gerecht en weet waarmee we bezig zijn. Niet alleen met z’n eigen ding.”
Heb je tussentijdse deadlines op de dagen dat je zaak open is?
“Dat maakt deel uit van de mise-en-place-lijst per post. Wie verantwoordelijk is voor de sauzen, weet dat hij om 11 uur moet beginnen met die af te smaken, of hij raakt er niet. Het brood moet op het juiste moment afgebakken worden. Elke post heeft z’n deadlines. En ja, er kan altijd iets verkeerd gaan. Dan help je elkaar.”
Hoe ontspan je naast het werk?
“Ik sport vaak, en heb dat nodig. Straks ga ik nog koersen. Verder doe ik aan windsurfen en ga ik lopen. Als ik sport wil ik beter worden. Ik zou nooit zonder kilometriek kunnen rijden. Hoe ik aan het rijden ben, of ik vooruitgang maak: ik wil dat weten. Mezelf bewijzen, maar niet tegenover iemand anders. Ik zit niet op Strava.”
En behalve sport?
“Ik ben net vader geworden van een eerste kindje, Alix. Veel tijd heb ik niet over. Gaan eten is – of tijdelijk was – m’n ultieme ontspanning. Reizen is een bron van inspiratie, al zal ook dat nu even wat minder zijn. Met een collega die ook een vriend is ga ik geregeld op reis, puur om te eten en bij te praten. We trokken al naar Spanje, Tel Aviv, Italië … Daar gaan we op restaurant en bezoeken we marktjes. Het gaat ons niet alleen om wat we op ons bord krijgen maar ook om de sfeer. Zo treed je buiten je eigen cocon.”
- Benader je deadlines eens vanuit een andere omgeving of een ander perspectief, dat brengt wellicht andere inzichten.
- Vertrouw niet 100% op cruciale medewerkers om je deadlines te halen. Als die wegvallen, verhoogt de stress nog meer. Beschrijf je processen in stappenplannen en functies/opdrachten, ook los van namen van collega’s.
- Niet altijd de hoeveelheid werk, ook speciale klantenwensen creëren stress. Zorg waar mogelijk voor een eenduidige aanpak en dezelfde kanalen over je klanten heen.
Jouw deadlinedrukidee delen? Laat het weten via elodie@accountancyvandaag.be
