Deadlines. Ze dicteren voor een groot stuk wat we doen en wanneer we dat doen. Als accountant weet je: de aangiftetermijnen voor btw, personenbelasting en vennootschapsbelasting bepalen m’n jaarplanning. Ook voor mensen in andere beroepen spelen deadlines een sleutelrol. We vragen hen op welke manier zij ermee omgaan en wat we van hen kunnen leren.
Deel 5: Sophie Naze, eventmanager bij KonseptS
Sophie, stel je jezelf en je zaak even voor?
“Na enkele jaren in de uitzendsector ben ik in de hotelwereld beland. Ik was internationaal salesmanager voor een hotelgroep in Antwerpen. Daar verkocht ik hotelkamers in jaarcontract aan grote spelers als DHL, Stihl en Arseus Medical. Van hen kreeg ik gaandeweg vragen als “we hebben een groep Japanners en die willen naar Brugge, welke busmaatschappij kan hen ernaartoe brengen en wat kunnen ze in Brugge bezoeken?” Stilaan kreeg KonseptS vorm. Ik was een van de eerste eventconsultants in ons land. Op m’n 30ste, in 2007, heb ik m’n bedrijf opgericht. Vandaag doet KonseptS niet alleen consultancy maar ook de volledige organisatie van evenementen.”
Wie zijn je klanten?
“Multinationals en andere grote bedrijven: DHL, Atlas Copco, Schäfer, Novartis, CMB … De afgelopen weken organiseerde ik onder meer een driedaagse meeting van leidinggevenden, het verhuisfeest van een bedrijf, de opening van een innovatieve afvalsorteerlijn in aanwezigheid van premier De Croo, een ‘inspirational dinner’ en een strategische dag.”
Heel wat evenementen op korte tijd. Een pak deadlines dus?
“Die events brengen heel wat deadlines met zich mee, dat klopt. Maar ik heb voor dit vak gekozen omdat ik het best presteer met deadlines. Als het te kalm is, gebeurt er niks. Ik heb die flow nodig. Die deadlines komen eraan, dat weet ik, en dus bereid ik me voor door goed te plannen.”
“Om m’n deadlines te halen ben ik afhankelijk van anderen, bijvoorbeeld om offertes te maken. De dag voor ik een eventvoorstel moet presenteren aan een klant moet ik niet meer beginnen met info en prijzen opvragen bij leveranciers. Cateraars, locaties, acts, enzovoort: van alle aanbieders heb ik info die ik snel en makkelijk in een voorstel kan gieten. M’n systemen staan op punt zodat ik m’n deadlines haal. En zo’n systeem is ook belangrijk om ideeën te krijgen.”
“Ik heb twee soorten deadlines. De eerste is de datum van het evenement. De laatste 2 weken komt er elke dag wel een vraag of verandering, hoe goed je het ook voorbereidt. De andere deadlines zijn de conceptvoorstellen die ik maak en in een offerte giet. Ik krijg de aanvraag, doe het intakegesprek en presenteer m’n voorstel een paar weken later.”
“Ik vind deadlines plezant, moet ik zeggen. Ik kick erop, ook al voel ik de druk als er meerdere events op korte tijd zijn.”
Ik vind deadlines plezant, en ik presteer het best onder druk
Zit je dan niet altijd in de flow van een evenement dat eraan komt, met aldoor lastminutevragen en -wijzigingen?
“We werken B2B, in vakanties hebben we geen evenementen. Bedrijfsevenementen concentreren zich op een paar maanden. In januari heb je de nieuwjaarsrecepties en strategische meetings. Februari en maart zijn erg stil. Na de paasvakantie tot de voorlaatste week van juni is het dan weer heel druk. Gevolgd door juli en augustus waarin niks gebeurt. Waarna het weer druk is van september tot half december. Cyclisch en voorspelbaar.”
Hoe ben je als eventmanager corona doorgekomen?
“Dat was zeer moeilijk. De eerste maanden kon ik niks beslissen. Niemand wist hoe het zou evolueren, dus ik liet m’n kosten doorlopen. Ik heb toen ook Staycation Squad opgericht, met mensen die je bij je thuis een hotelervaring gaven. Maar drie weken later gingen de grenzen weer open en had ik geen enkele boeking meer. 80.000 euro geïnvesteerd, niks aan overgehouden.”
“Bij mijn man hetzelfde verhaal. Hij baat eventlocatie Watt17 en cateraar Villa Zwart Goud in Heusden-Zolder uit. We voelden het dus allebei serieus. Maar ondanks het financiële verlies zijn we er als koppel en als mens sterker uitgekomen.”
“Na corona heb ik beslist om niet meer te groeien met m’n bedrijf. Ervoor was dat wel zo, we zaten aan 3 miljoen euro omzet. Maar ik wou terug zelf projecten doen, samen met m’n team van een tiental freelancers: een regisseur, onthaalmensen, een grafisch ontwerper …”
“Wat ik niet meer wil is dingen doen tegen mijn gevoel. Projecten louter om de boel draaiende te houden. Ik ben een gevoelsmens, het moet klikken. Ik wil mezelf niet verloochenen. Uiteraard wil ik nog compromissen sluiten, maar niet ten koste van mezelf. Ik heb mijn processen en mijn voorwaarden, en een van die voorwaarden is dat ik op tijd betaald word. M’n klanten begrijpen dat. Wat ik wel wil: een professioneel resultaat en intussen heel veel plezier maken met m’n klanten. Met sommige werk ik al van sinds de start van m’n bedrijf.”
Je doet zelf je projecten, wat houdt dat in?
“Van macro naar micro. Van het schrijven en bedenken tot alles regelen. Als premier De Croo komt is dat een uur lang een evenement binnen het evenement. Daarvoor doe ik een beroep op een regisseur. Ik bouw de projecten op, stuur aan, maar hoef niet op elke regiemeeting aanwezig te zijn.”
“Op de evenementen ben ik er altijd. En de avond ervoor ben ik nerveus. Ook al ben ik goed voorbereid en is alles geregeld. Ik denk soms: waarom doe ik deze job eigenlijk? Wat doe ik mezelf aan? Het is de laatste keer, zeg ik dan. Tot ik de volgende ochtend opsta, het zonnetje schijnt, en ik denk: yes, laat maar komen!”
“Doorheen de jaren heb ik zoveel contacten opgebouwd dat ik bij een lastminuteprobleem altijd iemand kan bellen. Al is dat bijna nooit nodig, omdat we alles tot in detail regelen. Maar als er op het laatste moment nog extra planten moeten zijn, weet ik wie daarvoor kan zorgen.”
“De dag zelf ben ik met de klant bezig en stuur ik m’n mensen aan. Maar op het moment dat De Croo komt doe ik niks, behalve achter in de zaal zenuwachtig zijn.” (lacht) “Dat is het moeilijkste moment voor mij: de speeches, het officiële gedeelte. De pers is daar, als dan de elektriciteit uitvalt: daar stress ik over. Ik heb een evenement gehad met 800 man en door een menselijke fout was er plots geen elektriciteit meer. Het grote ledscherm: zwart. Daar heb ik een trauma aan overgehouden. Voor alles terug opgestart was waren we wel zeven minuten verder. De volgende keer bij die klant viel de elektriciteit opnieuw uit. Ik kon wel door de grond zakken. Gelukkig bleek de panne in de hele straat te zijn en waren wij de eerste die weer stroom hadden. Maar je begrijpt: elektriciteit is voor mij een van de stressbronnen.”
Wat geeft je de meeste voldoening?
“De kick om events te organiseren samen met andere mensen. Ik ben geen one woman show. Ik leid het project, maar ben vooral de puzzelaar. Als blijkt dat elk stukje past – er is geen enkel vergeten of verloren – en de aanwezigen en de klant zijn blij, is mijn dag goed. Ik vind de sfeer achter de schermen trouwens essentieel: ik verzorg m’n mensen goed en wil dat ze plezier hebben in hun werk.”
Je pakt deadlines aan met een goeie structuur en voorbereiding. Heb je nog tips?
“Stel jezelf de vraag: is je deadline wel echt een deadline? Sommige leggen we onszelf op. Je klant heeft verwachtingen, maar een afspraak kan vaak makkelijk een paar dagen verplaatst worden. Als het krap wordt – bijvoorbeeld omdat je wacht op info van een derde – kun je evengoed een paar dagen later je voorstel gaan presenteren. Durf je deadline in vraag stellen: van wie komt ze? Of gebruik de zin: moet ik dit nu doen? Je kunt die op vier manieren zeggen: MOET ik dit nu doen? Moet IK dit nu doen? Moet ik DIT nu doen? Moet ik dit NU doen? Dan kom je te weten dat een deadline misschien helemaal geen deadline is, of een die je jezelf hebt opgelegd waar best wel nog wat marge op zit. Uiteraard lukt dit niet met alle deadlines. Als die van overheidswege zijn opgelegd, kun je die niet zomaar uitstellen. Maar die ken je normaal gezien ruim op voorhand.”
Komen klanten soms te laat bij je, dat iets niet meer haalbaar is voor je?
“Tegen m’n vaste klanten zeg ik nooit nee. Voor nieuwe klanten heb ik momenteel weinig ruimte. Als je op alles ja zegt, dreig je deadlines te gaan missen. Een dag telt maar zoveel uren.”
- Bereid alles zo goed mogelijk voor, maar hou er rekening mee dat er altijd lastminutezaken komen.
- Stel jezelf de vraag: is dit wel een echte deadline, of zit er marge op?
- Gebruik de zin: moet ik dit nu doen?
- Zie ook de voordelen van deadlines: ze kunnen je flow geven om zaken gedaan te krijgen.
Wil je reageren? Laat het weten via elodie@accountancyvandaag.be
