Hoe FinFuture ‘full digital’ ging: “Bottleneck? Stress? Overuren? Allemaal verleden tijd”

Met een naam als FinFuture moet je wel toekomstgericht denken. En dat doen ze ook, Steve Bussé en Maarten Kowalskyj, samen met hun team. “We zijn fors gegroeid, en toch is de werkdruk nu veel beter beheersbaar. Dankzij de juiste digitale tools.”

Eigen baas worden. En tegelijk niet meer elk weekend door moeten werken. Dat waren de redenen waarom Maarten en Steve in 2016 de handen in elkaar sloegen en FinFuture oprichtten. Het accountancykantoor in het Limburgse Paal (Beringen) telt intussen tien medewerkers. 

Van drie boekhoudpakketten naar één

“En we blijven ambitieus”, zegt Maarten. “Sinds vier jaar zijn we een 100% digitaal kantoor. Een ondernemer die hier met z'n schoenendoos vol facturen staat, kan geen klant worden. In onze digitalisering zoeken we altijd de juiste partners. In het begin hadden we drie verschillende boekhoudpakketten. Weinig efficiënt. We hebben voor Yuki gekozen zodat onze medewerkers maar één tool meer moesten leren en elke klant op dezelfde vlotte manier kon aanleveren.”

“Waarom we vol voor digitalisering zijn gegaan? Door de enorme efficiëntiewinst. Vroeger moesten we papieren nummeren en afstempelen. De wereld veranderde, de accountancy ook. Wie wil groeien moet zo efficiënt mogelijk werken. Digitaal kun je niet alleen meer dossiers behandelen, je creëert ook tijd om je klanten beter te adviseren. Voordien hadden we daar te weinig tijd voor, omdat factuurtjes intokkelen zo arbeidsintensief is.”

Uniforme rapportering: duidelijk en professioneel

Kort na de oprichting, in 2017, ging FinFuture met Silverfin in zee. “We waren op zoek naar een uniforme manier om te rapporteren”, zegt Steve. “In het begin hadden we enkel de module rapportering binnen Silverfin.” Deze verving een uitgebreide Excel die ze bij FinFuture elk jaar manueel invulden. “Veel werk, en gevoelig voor fouten”, zegt Maarten. “We wilden iets uniforms kunnen afleveren aan onze klanten. Een mooi rapport is duidelijker en professioneler.  Later volgden de modules aangifte vennootschapsbelasting en jaarrekening.”

“De software die we gebruiken noemen we ook wel onze ‘heilige driehoek’. Yuki als boekhoudsoftware. Silverfin voor rapportering, externe jaarrekeningen, aangifte vennootschapsbelasting en de Silverfin Assistant. En FID-Manager voor taken, facturatie en uurregistratie. Die drie vormen de basis voor ons kantoor.”

Medewerkers zijn gek op Silverfin

“Als iets nieuws op de markt komt, wachten we altijd een jaar of twee, drie”, zegt Steve. “Zo zijn de kinderziekten eruit. Silverfin is niet goedkoop, maar we zijn blij dat we de stap hebben gezet, omdat we nu één gestroomlijnde workflow hebben. We starten in Yuki, alles wordt 's nachts opgeladen in Silverfin en je kunt een rapport, verslaggeving en aangifte vennootschapsbelasting in één moeite voorbereiden. Iedereen bij ons werkt met Silverfin. Ons team telt veel jonge mensen en die zijn er gek op.”

En dan is er nog de Silverfin Assistant. “In het begin van onze carrière werkten we bij een Big Four”, vertelt Steve. “Daar hadden ze ellenlange checklists. Bijna twee uur duurde het voor je alles afgevinkt had. De Silverfin Assistant doet die checks voor ons en haalt er meteen de aandachtspunten uit. Ja, het gaat om een beperkte extra kost per dossier, maar gezien de kwaliteit ervan en de tijdwinst, is dat een investering die rendeert.”

Maarten: “Bij de Big Four heb je het four eyes-principe. Er kijkt altijd iemand mee naar je werk. Dat is ook zo bij ons, maar bij ons zijn het six eyes, met de Silverfin Assistant.”

Aandacht geven aan wat aandacht nodig heeft

“Een mens kan altijd iets vergeten, de Silverfin Assistant niet”, zegt Maarten. “En het is niet zo dat wij overbodig worden. Onze aandacht verschuift naar wat belangrijk is. Wat Silverfin niet kan afvinken, dat bekijken we. Daar zitten geregeld zaken bij waarvan we denken: goed dat Silverfin dit opmerkt, anders hadden we het misschien gemist.”

Maarten: “Voor onze medewerkers is de Silverfin Assistant een gids. Suggesties uit het ene dossier nemen ze mee naar het andere. Ze leren bij en dat spaart hen tijd uit.”

Als vennoten kijken Steve en Maarten alle ontwerpdossiers nog na. “Het aantal dossiers is het jongste jaar fors toegenomen”, aldus Steve. “Met de Silverfin Assistant zien we in één oogopslag mogelijk afwijkende waarden. Dan checken we die. De Assistant geeft aan of er registraties zijn gebeurd op kostenrekeningen waarvoor geen factuur voorhanden is. Of als je post restaurantkosten hoger ligt dan 4% van je omzet. Of als er maar 10 gsm-facturen zijn waar je er 12 verwacht.”

“Ook wanneer de liquidatiereserve beschikbaar wordt aan het verlaagd tarief van 5% roerende voorheffing krijg je daar melding van. Als ik een dossier check, start ik eerst de Silverfin Assistant op en bekijk ik wat die gevonden heeft. Daarna pas doe ik het nazicht van de balans.”

“Met de Assistant kunnen we onze klanten nog beter helpen bij hun kapitaalsopbouw. Ik heb geen kost VAPZ vastgesteld, meldt hij dan. In de aanloop naar een deadline kun je als dossierbeheerder altijd iets over het hoofd zien. De Assistant is je back-up.”

Geen twee of vier maar zes ogen kijken mee

Maarten: “Bij de Big Four heb je het four eyes-principe. Er kijkt altijd iemand mee naar je werk. Dat is ook zo bij ons, maar bij ons zijn het six eyes, met de Silverfin Assistant.”

Maarten en Steve merken dat de Assistant nog verder ontwikkeld wordt. “Hij ziet meer dan in het begin”, zegt Maarten. “Ik heb hier net een dossier geopend. De Silverfin Assistant heeft 364 checks gedaan, dat leverde 16 afwijkingen op. Dat betekent dat wij maar 16 zaken meer moeten bekijken in plaats van bijna 400.”

“De aandachtspunten worden kort en krachtig uitgelegd, met een icoontje bij. Voor alle duidelijkheid: dat gaat om mogelijke afwijkingen, het blijft aan ons om te bepalen of het inderdaad om een anomalie gaat en er actie nodig is. De Assistant signaleert, wij beslissen.”

In nog geen tien jaar is de accountancy onherkenbaar veranderd, zegt Maarten. “Vroeger was het inboeken, inboeken, inboeken. Dat is fors verminderd. Adviseren, de jaarrekening en fiscaliteit zijn allemaal belangrijker geworden, terwijl pure boekhouding steeds minder tijd inneemt. Door en dankzij de digitalisering.” 

“Als we een dossier checken, starten we eerst de Silverfin Assistant op en bekijken we wat die gevonden heeft. Daarna pas doen we het nazicht van de balans.”

Te veel werk? Dan komt er iemand bij

“Een enorm voordeel is dat ons werk haalbaarder is geworden. Onze mensen werken hard, maar bij ons worden geen overuren meer gepresteerd. Ook in de btw-periodes, op een enkele uitzondering na. Sommige collega’s geloven dat niet, maar het is zo. We zijn maar zo goed als ons team. Voor ons is het essentieel dat onze medewerkers met plezier komen werken. Een van de pijlers is dat ze hun job gedaan krijgen binnen de werkuren. Van zodra we merken dat de uitbreiding van de klantenportefeuille minstens een halftijds uurrooster rechtvaardigt, komt er iemand bij.”

Steve: “Ook al is ons kantoor enorm gegroeid, alles blijft beheersbaar, omdat we zo efficiënt werken. Vroeger zat ik bijna elke zaterdag en zondag achter m’n pc, nu nog misschien drie weekends op een jaar. De enorme stress bij deadlines? Bijna volledig verdwenen. Bottleneck? Weg. Had je me dat tien jaar geleden verteld, ik had je voor gek verklaard.” 

Volledige digitalisering kost eerst tijd en energie, voor je de return pakt. “Je moet een tool als Silverfin echt leren gebruiken, om er alles uit te halen”, zegt Maarten. “Wie nog z’n rapportage in Excel doet kijkt vaak enkel naar het kostenplaatje, maar dan ga je voorbij aan de enorme tijdwinst per dossier.”