“Denk groot genoeg. Want als je niet groot genoeg denkt, ga je ook niet groot genoeg handelen.” En groot denken, dat doen ze bij BOOKKEEPERS. Het accountantskantoor met vestigingen in Aalst en Gent groeit als kool. Hun succesingrediënten? Efficiëntie, digitalisatie en bereikbaarheid.
Dieter Coppens richtte BOOKKEEPERS zes jaar geleden op, met focus op creatives. “TV- en radiopresentatoren, producers, copywriters … Vaak mensen die met auteursrechten te maken krijgen. Vandaag zit nog altijd 60% van ons cliënteel in de creatieve sector. We werken intussen met 12 mensen, en willen dit jaar nog groeien naar 15.”
Twee jaar geleden kreeg Dieter versterking van medevennoot Robrecht De Wolf. “Ik heb Dieter leren kennen toen ik bij Silverfin werkte”, zegt hij. “Het klikte en zo is de bal aan het rollen gegaan.”
Een van Vlaanderens modernste kantoren
En die blijft maar rollen, want Dieter en Robrecht zijn bovengemiddeld ambitieus. Robrecht: “Hoe ambitieus? Mag ik daarop stout antwoorden? Dat we op termijn onze voet naast een Moore kunnen zetten. Qua dienstverlening, hé.”
“Dat heb ik geleerd bij Silverfin: denk groot genoeg. Als je niet groot genoeg denkt, ga je ook niet groot genoeg handelen. Zonder zotte dingen te doen. We blijven accountants. Zot, maar niet té zot.” (lacht)
Dieter: “Als je kijkt naar onze groei op zes jaar, en die doortrekt, zijn we over vijf jaar een respectabel kantoor om mee rekening te houden. Vandaag mag je ons volgens mij al bij de vijf procent modernste kantoren van Vlaanderen rekenen. Van bij de start heb ik onze klanten een digitale werkethiek bijgebracht. Zodat ze minstens maandelijks aanleveren. Met ons relatief jong cliënteel ging dat ook.”
“Wie live aanlevert, wordt live bediend. Daarvoor hebben we meteen Exact Online in huis genomen. Later kwamen Silverfin en een hele reeks andere tools met open API-beleid: AdminPulse, Teamleader, Vectera, Penneo, Accounton, Scrada …”
Aan tafel met software-CTO’s
BOOKKEEPERS gebruikt niet alleen al die software, ze maken ze ook mee beter. “We zitten geregeld samen met de CTO’s om verbeterpunten te signaleren”, zegt Dieter. Als de nieuwe visie voor Exact Online wordt voorgesteld, zitten we samen aan tafel met de Vandelanottes en VGD’s van deze wereld. Dat is een van de redenen waarom we zo ambitieus zijn: over x-aantal jaar willen we staan waar zij vandaag staan.”
Hoe? Door toonaangevend efficiënt te zijn, zegt Robrecht.
“Het gaat bij ons niet om digitalisatie om de digitalisatie, wel om ons voortdurende streven om nog efficiënter te werken. Bij ons en bij onze klanten. We zijn de hele tijd op zoek naar ‘knopen’: waar zitten onze klanten en dossierbeheerders op vast, wat lukt niet, wat loopt traag. Dan gaan we na hoe we door iets toe te voegen of iets weg te nemen de werking kunnen verbeteren. Het gebruiksgemak te verhogen. En onze dienstverlening naar een nog hoger niveau te tillen.”
Exact in het hart van BOOKKEEPERS
Een concreet voorbeeld? Robrecht: “Personenbelasting was het enige pakket dat nog niet volledig cloud-based was. Vragenlijsten en attesten kwamen binnen via mail, WhatsApp, het boekhoudprogramma: arbeidsintensief en onoverzichtelijk. Met Accounton hebben we dat op één platform gecentraliseerd waardoor we een derde tot de helft minder tijd spenderen aan de opvolging van de personenbelasting.”
De komst van Vectera voor afspraak- en vergaderplanning bespaart dan weer op uren van een officemanager. “En de klanten werken er graag mee”, zegt Dieter.
In het hart van de werking van BOOKKEEPERS draait Exact Online. “Voor onze klanten is Exact Online heel erg robuust en betrouwbaar”, zegt Robrecht.
BOOKKEEPERS raadt Exact Online altijd aan aan kmo’s. “De typische klant neemt z’n eigen licentie af om meer functionaliteiten te hebben”, zegt Dieter. “En wij sluiten er vlot API-koppelingen op aan. Dus ja, na al die jaren blijft dat onze vaste partner.”
Oudercontact voor de ondernemer
Je zou het tussen al dat softwaregeweld misschien niet verwachten, maar Dieter en Robrecht maken er een punt van om hun klanten minstens twee keer per jaar face to face te zien. Dieter: “En dan bespreken we niet alleen de balans, maar ook waarmee de klant bezig is, waar hij naartoe wil. Een soort brainstorm, zo je wil.”
“Dat beschouwen wij als onze minimale dienstverlening. Als je elkaar enkel via mail of telefoon hoort, ga je zo diep niet. We vergelijken die twee contactmomenten met het oudercontact voor je kind. Dat is niet hetzelfde als een mail van de school.”
Robrecht: “Waar we het meest het verschil mee maken? Meer nog dan onze hang naar efficiëntie en de daarmee gepaard gaande digitalisering is dat met onze bereikbaarheid. Het menselijke aspect. Als wij een fuck-up hebben gedaan, moffelen we die niet weg, maar zeggen we het aan onze klant en lossen we het probleem ook op. Dit komt de vertrouwensband alleen maar ten goede.”
“Omgekeerd ook: als onze klanten de afspraken of onze medewerkers niet respecteren, spreken we hen daarop aan. Een servicerelatie loopt in twee richtingen.”
Warm bad door de onboardingmanager
Startende creatives – of beter: alle starters – zijn over het algemeen liever met hun werk bezig dan met administratie. Enter: de onboardingmanager van BOOKKEEPERS. Robrecht: “Vroeger moesten onze dossierbeheerders aan starters elk apart telkens hetzelfde uitleggen: btw, sociale bijdragen, vennootschaps- en personenbelasting. Nu doet onze onboardingmanager dat.”
“Die volgt een starter de eerste drie maanden van nabij op en zorgt dat het dossier correct wordt opgezet, van loonadministratie over CODA tot contracten. Een warm bad voor de startende ondernemer en een veel efficiëntere aanpak binnen ons kantoor.”
Even terug naar de serieuze groeiplannen van BOOKKEEPERS. Horen daar ook overnames bij? Robrecht: “Organisch groeien we supersnel. Ik zeg niet dat we opportuniteiten niet gaan bekijken, maar op dit moment ligt onze focus op het verbeteren van onze processen. Aan overnames moet je pas gaan denken als je eigen structuur volledig op punt staat, vind ik. Zodat je een nieuw team meteen op dezelfde lijn krijgt en onnodige wrijving vermijdt.”
Welke processen nog finetuning nodig hebben? Dieter: “Bepaalde van onze procedures en handleidingen. Zodat een junior perfect weet wat we stap voor stap verwachten bij bijvoorbeeld een jaarafsluiting. Door veranderende fiscaliteit zijn zulke procedures nooit af. Onze onboardingsflow telt minstens 30 stappen.”
Andere dynamiek in grote groep
“Starten met Silverfin, AdminPulse en Yuki, de forse groei in klanten en medewerkers, de start van ons tweede kantoor: de voorbije jaren is het hard gegaan”, zegt Robrecht. “Voor we naar andere kantoren kijken, willen we ons eerst comfortabel in ons eigen vel voelen.”
En dat terwijl de grote accountancygroepen er een verschroeiend overnametempo op na houden, zegt Robrecht. “Hoe dan ook krijg je met cultuurshocks te maken. Stel: een kantoor met een uitbollende zestiger als eigenaar wordt gekocht door een groep. De medewerkers komen meteen in een heel andere dynamiek terecht, die hebben er niet per se voor gekozen om voor een mastodont te werken, hé.”
“Vaak spiegelt die zich aan de Big Four in efficiëntie en aanpak, en dat matcht niet altijd met zowel klanten als medewerkers. Als we ooit een overname gaan overwegen, moet die cultuurmatch goed zitten, zodat we niet na twee jaar vaststellen dat we een lege doos hebben gekocht.”
Visie overbrengen op anderen
Of een PIA of Moore al bij Dieter en Robrecht is komen aankloppen?
Robrecht is duidelijk: “Nee. En als ze dat morgen wel doen, gaan we luisteren, maar aan overgenomen worden denken we helemaal niet. Plus, als ik kijk naar de overgenomen kantoren: wij passen niet meteen in dat rijtje. We zouden liever onze visie overbrengen op anderen. Moore of Pia zit niet op ons te wachten, vermoed ik.” (lacht)
